Funciones archivísticas: análisis y ampliación del marco teórico

CONSULTA Y PRECISA CADA FUNCIÓN ARCHIVISTICA PARA QUE AMPLIE TU MARCO TEORICO SOBRE EL TEMA

Funciones Archivísticas: Son el compuestos de procesos y procedimientos para organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Dentro de los procesos de las funciones archivísticas encontramos:

1. Producción: Generación de los documentos con base a las funciones asignadas.

Es una de las etapas del sistema de gestión documental, ya que se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento.

2. Producción Documental: Es la generación de documentos de las organizaciones en cumplimiento de sus funciones.

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

A continuación nombro algunas de las actividades que hacen parte de la Producción Documental:

A. Creación y diseño de documentos.

B. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).

C. Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

D. Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

E. Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

F. Determinación de uso y finalidad de los documentos.

G. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

H. Adecuado uso de la reprografía.

 Normalización de la producción documental:

A. Identificación de dependencias productoras.

B. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.

C. Directrices relacionadas con el número de copias.

D. Control de la producción de nuevos documentos.

E. Determinación de la periodicidad de la producción documental

3. Recepción: es el Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

ELIGE UN TIPO DOCUMENTAL QUE SE GENERE EN LA ENTIDAD DONDE LABORAS, DEFINELO, ESTABLECE SU CICLO VITAL, Y ESPEFICA:

A. Cada una de las etapas que cumple.

B. Cada uno de sus momentos.

C. Las funciones archivísticas que se llevan en cada momento.

D. Destino final.

El tipo documental escogido es la Resolución; es el acto administrativo que se expide de conformidad con unas competencias que señala la Ley, con el fin de adoptar decisiones de carácter específico, general o fijar procedimientos que deben ser cumplidos por los funcionarios de la Institución. Es el producto de un procedimiento administrativo que debe cumplir con los parámetros y principios contenidos en la Constitución Política, Código Contencioso Administrativo

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