Analisis De Sistemas

Análisis de sistemas

Una forma útil de obtener la perspectiva de lo que se puede hacer aplicando la ciencia en las

organizaciones es clasificar y, analizar lo que los administradores pueden hacer para mejorar

sus logros administrativos y las fuentes de asesoramiento científico que tienen a su disposición.

Los administradores manejan organizaciones, éstas son un tipo de sistema y un sistema es un

grupo de entidades relacionadas entre sí. Las entidades pueden ser abstractas como el

sistema numérico, o concretas, como el sistema solar. Las organizaciones son sistemas

claramente concretos, pero no todos los sistemas concretos son organizaciones. Estas se

distinguen por cuatro características esenciales, cada uno de ellas sujeta a manipulación

administrativa. De aquí que estas características definan también lo que llamaremos "formas

de administración". Las características son las siguientes:

1. Contenido. Una organización debe consistir de, por lo menos, dos entidades con un

propósito definido que sean capaces de seleccionar los objetivos y los medios para alcanzarlos.

Este es el requisito mínimo de contenido. En los tipos de organizaciones que se tratan en este

libro, las entidades que tienen un propósito son personas. Tales organizaciones normalmente

también agrupan a otros tres tipos de recursos: máquinas (en las que incluimos plantas, equipo

y servicios), materiales y dinero.

2. Estructura. Las entidades que componen al sistema se dividen, por lo menos, en dos

subgrupos, responsables de diferentes clases de actividad. Es decir, hay una división

funcional del trabajo dentro del sistema: no todos los componentes del sistema hacen lo mismo,

pero la mayor parte de lo que hacen (o una parte importante) tiene que usarse para lograr los

objetivos totales del sistema. Por sus características, una organización industrial se divide,

por lo menos, en funciones de producción, de mercadeo, de finanzas, de personal y de

investigación o ingeniería. Las organizaciones militares están divididas de manera similar: por

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ejemplo, en funciones administrativas, de inteligencia, de operaciones y entrenamiento, y de

suministro y logística.

3. Comunicaciones. Cada uno de estas entidades del sistema debe ser capaz de responder,

una a otra y al medio ambiente del sistema (o accionar entre sí). Esto requiere de la habilidad

de obtener información ya sea por observación directa o bien, indirectamente mediante la

comunicación, que es lo que aglutina a los elementos de una organización.

4. Control. El sistema debe poder, al menos, autocontrolarse parcialmente, es decir,

establecer sus propios objetivos, valorar sus logros en función de estos objetivos e iniciar o

modificar el comportamiento orientado hacia el mejoramiento de sus logros. También debe

ser capaz de modificar su propia estructura, comunicaciones y aun su sistema de control. Por

lo tanto, una organización debe ser adaptable y autoorganizada.

Consideremos ahora cada una de estas características desde el punto de vista de lo que los

administradores pueden realizar respecto a ellas y lo que la ciencia puede hacer para ayudar a

la administración a que lo haga mejor.

Contenido

1. Personas

1.1 La selección y adiestramiento tienen el propósito de incrementar la capacidad de los

miembros de la organización y se espera que mejoren el rendimiento de ellos y el de la

organización. La administración puede obtener ayuda de psicólogos de personal en el diseño

y operación de dichos procedimientos.

1.2 El estudio de trabajo trata de lograr el mejoramiento del personal, indicándoles lo que

deben hacer y cómo hacerlo, sin necesidad de cambiar su capacidad. Puede obtenerse

ayuda de ingenieros industriales a través de estudios de tiempos y movimientos.

1.3 La motivación procura inducir al personal a mejorar su trabajo, modificando su medio

ambiente (físico y social), o bien proporcionándoles los incentivos apropiados. Los psicólogos

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industriales y sociales, los sociólogos y los ingenieros industriales, pueden y han ayudado de

este modo a los administradores.

2. Máquinas (y planta): el diseño, construcción y mantenimiento de equipo y servicios, se usan

con los propósitos siguientes:

2.1 Mejoramiento del funcionamiento de las máquinas específicas. Esta ha sido la función de

lo que podemos llamar ingeniería "tradicional", mecánica, civil, química, etc.

2.2 Mejoramiento de la eficiencia de los operadores de las máquinas en las instalaciones. El

uso de la fisiología, psicología e ingeniería en el diseño de equipo e instalaciones en las que los

obreros puedan trabajar con eficiencia, se conoce como ingeniería humana o análisis de

factores humanos. (Chapanis, 1961).

2.3 Mejoramiento de los logros del sistema total hombre-máquina. En este caso se trata de la

forma en que las máquinas accionan entre sí y la forma en que los hombres lo hacen con las

máquinas. Este tipo de método es característico de la ingeniería de sistemas (Goode y

Machol, 1957; Chestnut, 1965).

3. Materiales

3.1 Mejoramiento de la calidad de lo siguiente:

3.1.1 Materias primas o básicas. En esta área pueden ayudar los físicos, químicos,

metalurgistas y otros nuevos especialistas en materiales.

3.1.2 Componentes o productos terminados. Puede obtenerse ayuda en el diseño de

productos o componentes de una gran variedad de ingenieros. El análisis de valores es un

procedimiento que los ingenieros han encontrado útil recientemente.

3.2 Mantenimiento de la calidad de materias primas o básicas y de componentes o

productos terminados. En este aspecto el administrador puede tener asesoramiento de

especialistas en control estadístico de la calidad.

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4. Dinero. Las mejoras en la adquisición retención y uso de recursos financieros competen a

quienes trabajan en contabilidad, finanzas y economía. (Estos campos se han fusionado cada

vez más, a tal grado que ya no es posible separar sus funciones, particularmente en

organizaciones industriales).

Estructura

El manejo de la estructura de la organización, aún es una cuestión de intuición y arte. Apenas

recientemente se dispone de personal con capacidad científica en esta área. La teoría de la

organización está surgiendo (por ejemplo, Hairc, 1959), pero todavía no está lo suficientemente

desarrollada para aplicarla en forma sistemática a la mayoría de los problemas de la

organización. Debido a dos desarrollos recientes, aumenta nuestro conocimiento de la

estructura de la organización en particular, en lo que se refiere a la eficiencia con que una

organización puede controlarse a sí misma. Estos desarrollos son: 1) la aplicación de

conceptos cibernéticos al diseño de la estructura de la organización (Beer, 1959), y 2) el uso de

la psicología social para inducir a los miembros de una organización a modificar su estructura o

superar las limitaciones que ella impone (Bennis, 1966).

Comunicación

La capacidad de mejorar la comunicación de la organización a base de métodos y

conocimientos científicos apenas empieza a surgir. La teoría matemática de la comunicación,

relacionada con Shannon (Shannon y Weaver, 1949) no es aplicable aquí, sino solamente al

diseño de los sistemas físicos para el procesamiento de mensajes. El volumen creciente de

conocimientos y procedimientos de investigación pertinentes pueden encontrarse en trabajos

tales como los de Miller (1951), Cherry (1958), Pierce (1961) y Smith (1966).

Por lo tanto, los estudios prácticos de los sistemas de comunicación en una estructura

económica son de tipo experimental y de criterio. En primera instancia los desarrollan

analistas en sistemas y procedimientos (en la Gran Bretaña los llaman analistas de

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organización y métodos). Debido a la importancia creciente de las computadoras electrónicas

en los sistemas de comunicación, la ciencia y la tecnología, se usan cada vez más en el diseño

de los aspectos físicos de los sistemas de comunicación, lo cual no debe confundirse con los

aspectos de organización de esos sistemas que, en gran parte, aún no aprovechan la

tecnología moderna.

Control

Se recordará que el control implica el establecimiento de objetivos, la evaluación de los logros y

la iniciación o modificación del comportamiento y/o el contenido, la estructura y las

comunicaciones de la organización. Todo esto, o por lo menos parte, lo abarca la iO.

Originalmente la IO se ha ocupado de la iniciación o modificación del comportamiento de la

organización; es decir, se interesa en la forma en que una organización usa su contenido,

estructura y comunicaciones, más bien en lo que son estos aspectos de la misma. La razón

es que la IO no ha tenido la capacidad de modelar por separado

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