Correspondecia

INDICE

DOCUMENTOS COMERCIALES…………………………………………………………………. 1

DOCUMENTOS DE CREDITO…………………………………………………………………….. 3

DOCUMENTOS OFICIALES……………………………………………………………………….. 6

DOCUMENTOS LEGALES………………………………………………………………………….. 11

DOCUMENTOS DE EMBARQUE……………………………………………………………….. 17

Documentos comerciales

Es necesario que la secretaria eficiente conozca los formularios y documentos que en cualquier oficina se necesita completar, tanto para trámites comerciales como legales y oficiales. Los documentos que se usan en el comercio, son escritos específicos con los que se sustentan ciertas actividades de tipo mercantil.

El Código de Comercio de Guatemala en su Artículo 381, determina que toda actividad contable debe ser fecha recientemente comprobada con documentos que cumplan los requisitos legales.

Esta ley también determina que todo documento contable debe conservarse como mínimo cinco años.

Los documentos de uso en el comercio, cumplen varias funciones: una que obliga a pagar; la otra da el derecho a cobrar, o bien demostrar algo que se ha cobrado

Entre los cuales estas los siguientes documentos:

 Factura

 Vale

 Recibo

 Envió

Factura:

Es un documento que se extiende como constancia de un acto de compra, venta de mercaderías.

Las facturas pueden ser:

• Contado

• Al crédito

Facturas al Contado:

Son las que se pagan al instante de realizar la compra.

Facturas al Crédito:

Son las que se quedan pendientes del pago. Al terminar de paras les extiende las factura cancelada.

Las facturas deben tener la siguiente información:

• Nombre completo del propietario, razón social (nombre de la empresa) denominación del negocio, numero de inscripción como constituyente (NIT).

Estos datos y el número de la factura deben estar impresos.

• Nombre completo y número de inscripción del comprador (NIT) si este fuera contribuyente.

• Descripción de las mercaderías o de los servicios no personales, el precio de cada uno de ellos y su valor total expresados en moneda nacional.

• Descuentos concedidos, con indicación de su naturaleza y monto.

• Sub-total.

• Precio neto de venta.

Vale:

Los vales son constancias representativas de valores convertibles en efectivo y se extienden generalmente por adelantos sobre sueldos, los que aguarda la caja del establecimiento, descontándolos al hacerse el pago del salario. Ejemplo:

Recibo:

Es un documento comercial que se extiende como constancia de haber recibido de otra persona, empresa o compañía, un valor en efectivo, cheque, mercadería y otros efectos. Se extiende un recibo para haber constar el pago o el abono a una deuda, por alquiler de una casa, apartamento cuarto, por servicios prestados, etc.

Envíos:

Sirven para indicar la remesa de cualquier clase de correspondencia o de mercaderías, deberá ser firmado por la persona que los recibe devolviendo el original al remitente como constancias de que fueron entregados al destinatario.

Documentos de crédito

La palabra de crédito viene del latín crederé que quiere decir creer o tener confianza en alguien.

Documentos de crédito, son los que se basan en la confianza que una persona tiene con otra y en las cuales se hace constar un compromiso o una obligación contraída entre ambos los principales son:

 Cheque

 Pagaré

 Letra de cambio

 Giro

 Tarjetas de crédito, etc.

En todo documento de crédito intervienen generalmente tres personas:

 Librado: es la persona que firma el documento

 Librador: es quien lo paga o lo hace efectivo.

 Beneficiario o tomador: es la persona que lo cobra.

Cheque:

Es un documento de crédito que sirve para retirar dinero depositado en el banco. La persona que extiende un cheque sin tener fondos en el banco se le castiga como estafador y este acto se le llama girar en descubierto.

El cheque debe contener los datos siguientes:

• No. De orden

• Nombre de la persona a favor de quien extiende.

• Nombre del banco.

• Cantidad en letras y números.

• Fecha en que se extiende.

• Firma.

Hay varias clases de cheques:

• Corriente

• Cruzado o rayado

• De viajero

• Certificado

• De caja

• Gerencia etc.

Cheque

El cheque a la orden puede cobrarlo una persona distinta del beneficiario pero mediante un endoso de eses.

Endosar un documento es traspasar su derecho a otra persona. El puede ser en blanco y completo. El endoso en blanco cosiste en poner únicamente la firma y el número de cedula al dorso del documento. El endoso completo debe llevar el nombre completo de la persona, no. De cédula, fecha y firma.

Cheque cruzado o rayado

Es el que se usa entre banqueros. Lleva 2 lineas paralelas oblicuas en el dorso del cheque donde se anota las palabras no negociable o bien el nombre de la institución a favor de quien se extiende.

Este no se puede endosar, es decir que solo puede ser cobrado por la institución a favor de quien se extiende.

Cheque viajero

Cuando una persona sale de viaje al exterior cambia su dinero por cheques viajeros o por dólares.

Se adquieren comprándolos en un banco donde se paga demás de su valor una comisión a favor del banco 1%.

Pagaré

Es un documento de crédito que sirve para hacer constar una deuda y el compromiso de pagarla en un plazo determinado. Puede hacerse en hoja de papel español u hoja de papel bond.

Letra de cambio

Es un documento de crédito por medio del cual, la persona que firma le ordena a otra que le pague a un tercero cierta cantidad de dinero en un plazo determinado y en una plaza distinta.

Interviene en ella generalmente tres personas:

• Librador

• Librado

• Tomador o beneficiario.

Se usa este documento para situar a cobrar fondos de una ciudad a otra. La letra de cambio se extiende en formularios impresos.

Clases de letras de cambio:

• Corriente con interés

• Librada por sí mismo

• Con indicatorio

• Domiciliada

• De resaca.

Giro bancario

El uso de este documento es muy importante para quienes envían dinero de una ciudad a otra.

Documento de crédito entre corresponsables bancarios extranjeros, por medio del cual un banco ordena a otro el pago en moneda extranjera a favor de una persona o empresa, después de que una tercera persona, en el exterior, depositará la cantidad suscrita en el documento.

Se considera un crédito, pues para el banco ejecutor es su única constancia para el reembolso de su dinero por parte del banco emisor.

Tarjetas de crédito

Al igual que el resto de documentos de crédito las tarjetas son impresos en duro que sirve para que tarjetabiente (poseedor de la tarjeta) tenga en todo momento fuerza de comprar, servicios y disponibilidad en efectivo.

Las tarjetas que más circulan en Guatemala son:

• Master card

• Aval card

• Visa

• Credomatic

Cualquier persona que demuestre solvencia económica puede obtener una tarjeta de crédito. Según su capacidad económica, ésta puede ser para uso interno y/o externo, es decir con carácter nacional, centroamericano o internacional.

Cada casa que la respalda establece criterios contractuales con el usuario. Uno de los requisitos comunes es el aval de un fiador.

Con la tarjeta de crédito, el usuario puede obtener dinero en efectivo, o cancelar al contado un determinado producto según su capacidad. También algunas tarjetas permiten liquidar en dólares las compras hechas en el exterior.

Las presentaciones más comunes poseen información en ambos lados, tales como el nombre de la casa que las respalda, su sello de garantía, tipo de valor nacional o internacional, el número clave del usuario, nombre y firma autorizada, cierto compromiso por su uso.

Los comerciales, deberán estar autorizados y registrados en la Dirección General de Rentas Internas, salvo algunas excepciones como los recibos y los vales, los casos más específicos son la factura comercial y la cambiaria.

Documentos oficiales

El expediente es el grupo de documentos relacionados con asuntos administrativos en los cuales constan las gestiones hechas por los interesados, investigaciones, consultas y los resultados por las autoridades competentes. Es necesario poner una portada al expediente que contenga los datos que sirva para su identificación.

El oficio

Señor

Ministro de Salud Pública

Juan Manuel Aguirre

Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social

Su despacho.

José Luis Monroy Cárdenas, representante del comité de vecinos de la colonia El Amparo, zona 7, que se identifica

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