Por Que Se Archiva
Enviado por bolas300 • 12 de Octubre de 2013 • 217 Palabras (1 Páginas) • 304 Visitas
¿Por qué decidimos archivar? Teniendo en cuenta que el metro cuadrado de oficina es costosa en la ciudad, las empresas podrían elegir ganar espacio desembarazándose de los papeles que ya no utiliza. Sinembargo, deciden conservar ciertos documentos por las siguientes razones:
La más conocida, es la Ley 594 del Archivo General de la Nación que obliga a conservar documentos contables, correspondencia, actas, etc. hasta por 15 años que permiten, si fuera necesario, probar su buena fe en caso de litigio; en estos casos se implementan las tablas de retención documental.
La segunda razón menos fácil de poner en práctica, consiste en decirse si es preciso conservar lo que podría volver a ser utilizado. Una sencilla regla puede guiarte en el caso de las notas de departamento, archivar los documentos emitidos y destruir aquellos que no son de utilidad. De hecho, si al cabo de unos cuantos años se busca una nota, corresponde al emisor encontrarla.
La tercera y última razón es determinar qué documentos tienen valor administrativo y cuales determinan la “cultura de empresa”. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.
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