¿Que son las salidas y cómo funcionan?

¿Que son las salidas y cómo funcionan?

Cuando hablamos del modelo IPO, una salida es el producto que se obtiene después de que el sistema ha procesado los insumos o entradas. La función de las salidas es para ayudar a determinar si el sistema está cumpliendo o no con los objetivos por la cual fue creado. Algunas de las funciones de las salidas son de:

• Proporcionar datos útiles sobre:

o Actividades previas

o Estado de resultados del sistema o empresa

o Proveer una vista a el estado de la empresa o sistema a futuro

• Dar información sobre dificultades, advertencias, oportunidades o eventos importantes

• Realizar o desencadenar alguna operación necesaria

• Confirmar una acción.

¿Qué tipos de salida existen?

Existen varios tipos de salidas, los cuales están divididos en dos categorías: Por su Destino el cual incluye:

• Salidas Internas: salidas destinadas para el uso por personas u otros sistemas de información dentro de la organización.

• Salidas Externas: salidas destinadas para el uso por personas u otros sistemas de información fuera de la organización.

• Salidas de Ambas Vías: generalmente son salidas externas, orientadas para las personas. Estas salidas funcionan como salida para el usuario y como una entrada de información al sistema.

También existen las salidas por el tipo de información que proporcionan los cuales incluyen:

• Salidas Detalladas: sirven para brinda información sobre las operaciones de la organización.

• Salidas de Resumen: estas salidas resumen las operaciones de la organización para efectos de control y supervisión.

• Salidas Históricas: estas salidas presentan información del pasado, su contenido varía de acuerdo al objetivo que persigue la salida.

• Salidas Comparativas: estas salidas presentan información resumida de varios periodos para efectos de comparación.

• Reporte de Estado: este tipo de salida presentan el estado actual de la organización.

• Salida de Excepciones: estas salidas son utilizadas para identificar condiciones que requieren de decisiones humanas.

• Formas Multipartes: estas salidas son salidas producidas con varias copias para distribuirse entre los diferentes interesados.

• Formas Preimpresas: estas salidas son parecidas a formularios impresos los cuales incluyen algunos datos necesarios.

• Catálogos: estos son reportes o consultas que muestran códigos asignados a diversas entidades en una organización.

• Documentos: cartas, memorandos, carnés, informes o notificaciones.

• Formato Gráfico: gráficas que presentan la información de un reporte de resumen o comparativo, a través de estas graficas la comunicación de la información es más eficaz.

¿Qué características debe poseer una salida bien diseñada?

Una salida debe de servir a la razón para el cual fue creada, es decir que es primordial que la salida sea útil para los usuarios. Una salida perfectamente diseñada debe de tener cinco características las cuales son de: abarcar las necesidades de la persona que se le está usando, de producirse en el monto adecuado y no exceder el sistema con información innecesaria, debe de estar en donde y cuando sea requerida, debe de contener el régimen apropiado para producirse y debe de avalar los niveles de seguridad solicitados.

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