3PL Panamericana C.A

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Durante el siglo XX, el conocimiento y la conservación de los documentos, al igual que la legislación publica, se extiende al campo de la administración, como respuesta a la complejidad burocrática y la expansión económica y tecnológica que sufrían las grandes administraciones. Siendo así que a partir del año de 1947 se empieza a hablar de la gestión documental, y dentro de esta del ciclo de vida del documento, es decir controlar el documento desde que se realiza hasta que deja de ser útil o se decida conservarlo.

La gestión documental se convierte en una corriente anglosajona que constituye según Martín C. (1996) “una disciplina cuya importancia reside en la radical división entre la primera edad de los documentos, con un valor eminentemente administrativo, y su estadio final, donde éste se sustituye por un valor histórico” (p.163) es por esto que, a partir de las grandes transformaciones burocráticas sufridas en el siglo pasado, se reflejó un incremento explosivo de la información de documentos concentrados en archivos tanto de organizaciones públicas como privadas.

De esta manera, las instituciones se han visto en la necesidad de buscar nuevas formas de organizar y administrar sus archivos o documentos, de acuerdo a los conceptos de la administración moderna, como el control interno, la calidad total, la gestión del conocimiento y del medio ambiente, y la seguridad de la información. Para las organizaciones la importancia de los archivos radica que, en estos se guardan los documentos y registros con información valiosa que soportan las operaciones de cada área de la empresa en diferentes periodos y que se pueden requerir en el futuro para demostrar, trazar o respaldar las decisiones que se tomaron en el pasado.

Al mismo tiempo hay que tener en cuenta que existen normas de carácter internacional centradas en la gestión documental como lo son la Norma Internacional ISO 15489-1:2001 “Información y documentación – Gestión de documentos” y a su vez el Informe Técnico ISO 15489-2:2001 titulado de la misma manera que la norma que lo precede; de igual forma se cuenta con la Norma Internacional ISO 27001:2013 “Sistema de Gestión de Seguridad de la Información”. En este orden se debe mencionar que en el marco legal venezolano también está plasmada la gestión documental, aunque no se menciona de manera directa el concepto, se enfoca en la Gestión que rige la Administración Publica, y que de alguna manera se aplica en el sector privado.

Teniendo todo lo anteriormente expuesto como referencia, una actividad referente al comercio internacional que genera grandes cantidades de documentos con datos de suma importancia, son las importaciones, que a nivel mundial representan las distintas adquisiciones de mercancías con procedencia extranjera al territorio aduanero nacional, las cuales permiten un mejoramiento permanente del bienestar del país, mejores condiciones económicas y sociales, garantizando a los ciudadanos y empresas, adquirir productos o materias primas que no se producen dentro del territorio nacional, más económicos o de mayor calidad.

En este sentido un sector industrial con grandes niveles de importación es la industria farmacéutica, ya sea a través de Laboratorios o Casas de Representación, quienes se encargan de importar y comercializar todos aquellos medicamentos que no suelen ser fabricados dentro de las fronteras venezolanas, en esta cadena de suministro juegan un papel muy importante los Almacenes para la Distribución que de acuerdo a las Normas de Buenas Prácticas de Distribución. (2004), son “Establecimientos dedicados a almacenar y/o distribuir medicamentos provenientes de Laboratorios Farmacéuticos o Casas de Representación instalados en el país debidamente registrados y autorizados por el Ministerio de Salud y Desarrollo Social”

Tal es el caso de la empresa de estudio 3PL Panamericana C.A, ubicada en la ciudad de Maracay, Estado Aragua, esta cuenta con un amplio almacén dividido en seis (6) grandes galpones, dentro de los cuales se almacenan medicamentos, equipos o insumos médicos – quirúrgicos y cosméticos, por lo que cuenta actualmente con una cartera de 12 clientes, de los cuales un total de 10 manejan productos importados. A su vez, de acuerdo con las Normas de Buenas Practicas de Distribución, estas citan en su artículo 3 que, “Para establecer el Sistema de Aseguramiento de la Calidad, la empresa debe contar con (…) Documentos que avalen los procesos de Importación (cuando aplique), Compra, Recepción, Almacenamiento, Despacho, Transporte y Distribución”.

Se debe señalar que los productos recibidos dentro de las instalaciones de 3PL Panamericana C.A, si bien pertenecen a un tercero, son recibidos directamente desde la aduana hasta el almacén, sin ser evaluados previamente por el cliente, junto con estos se recibe la documentación original en físico generada por el proceso aduanal, siendo esta, la Guía de Traslado Aérea o Marítima del país de origen, el Pase de Salida de SIDUNEA, junto con todas las planillas generadas por el trámite de nacionalización de la mercancía, la Declaración de Valor en Aduana, la Nota de Entrega del Agente Aduanal, la Guía de Movilización SICM, Notas de Entrega o Facturas del Proveedor de Origen, así mismo se reciben las copias referentes al Permiso de Importación o Registro Nacional de cada medicamento perteneciente al embarque y los Certificados de Análisis de estos.

Entendiendo que la compañía no solo presta un servicio de almacenaje de medicamentos, sino también en la mayoría de los casos de documentación, que, de acuerdo con la Norma anteriormente mencionada, debe ser archivada y resguardada hasta un año después de la fecha de vencimiento del medicamento, esto con la finalidad de garantizar la trazabilidad del producto desde su origen hasta todos los clientes finales. Dentro de la organización el departamento de Aseguramiento de la Calidad es el responsable de recibir, verificar y salvaguardar dicha documentación, sin embargo, en el último año esta área ha presentado cambios en su estructura a nivel de recurso humano, trayendo consigo evidenciar los errores cometidos en el pasado.

Actualmente se evidencia un gran problema de gestión documental dentro del almacén por medio de información guardada de manera sobresaturada, pudiendo ocasionar daño en los documentos, faltantes dentro de los archivos de la documentación generada en el proceso aduanal de algunas importaciones, en su mayoría a causa de desconocimiento por parte del personal que recibe y verifica esta, o extraviarse durante el proceso de recepción o posterior al mismo. También se presenta poco conocimiento en relación a la información recibida de aduana, teniendo discrepancias entre facturas, planillas de SIDUNEA, guía de movilización SICM y reportes de recepción levantados, ya sea por países de origen, proveedores, agente aduanal, cantidades de mercancía reflejadas, lotes, entre otros.

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