Administracion de empresas

Administración

Objetivo general del módulo.

Al finalizar el módulo el participante será capaz de identificar las habilidades de un consultor PYME, para poder aplicar un diagnóstico y proponer propuestas de mejora a la empresa que atienda.

2.1 Introducción a la Administración de Empresas

2.1.1 Definición de Administración

¿Es la administración un arte o una ciencia?

Por una parte, la administración cumple con los requisitos de una disciplina por haber sido estudiada durante cierto tiempo y estar organizada en una serie de teorías. Según Luther Gullick, ésta disciplina llegaría a ser una verdadera ciencia cuando la teoría pudiera guiar a los gerentes indicándoles qué hacer en una situación particular y permitiéndoles predecir las consecuencias de sus acciones. Boetinger sostiene que la administración es un arte, una manera de poner orden en el caos, y del mismo modo que el talento artístico puede cultivarse por medio de la educación.

Definiciones:

• Disciplina: La capacidad de actuar ordenada y perseverantemente para conseguir un bien.

• Ciencia: Conocimiento sistematizado, elaborado mediante observaciones, razonamientos y pruebas metódicamente organizadas.

• Arte: Es la aplicación de la habilidad y del gusto a la producción de una obra según principios estéticos.

• Técnica: Conjunto de procedimientos de un arte o ciencia.

De acuerdo al autor no se ha llegado a una conclusión de en qué área incurre la administración.

Como administración podemos mencionar que es el: “Proceso de conseguir que las cosas se realicen por medio de la planeación, organización, delegación de funciones, integración de personal, dirección y control de otras personas, creando y manteniendo un contexto en el cual la persona se pueda desempeñar entusiastamente en conjunto con otras, sacando a relucir su potencial, eficacia y eficiencia y lograr así fines determinados”.

2.1.2 El proceso administrativo

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar esfuerzos de los empleados de una organización y de aplicar recursos para alcanzar las metas, en el proceso administrativo se consideran las siguientes etapas:

• Planeación: ¿Qué se va hacer? Implica que los administradores proyectan de antemano sus metas y acciones, las cuales se basan en algún método, plan o lógica.

• Organización: ¿Cómo lo vamos hacer? Significa que los administradores coordinan los recursos materiales y humanos de la organización. La eficacia de una empresa depende de su capacidad de ordenar los recursos para lograr las metas. Cuanto más integrado y coordinado esté el trabajo de una organización, más eficaz será.

• Dirección: Ver que se haga. Describe cómo los administradores dirigen e influencian a los subordinados haciendo que otros efectúen las tareas esenciales.

• Control: Ver cómo se está haciendo. El control significa el asegurar que la organización siga la dirección correcta en la obtención de metas. Si alguna parte de la organización se ha desviado, los administradores tratan de averiguar por qué y arreglas las cosas. El control está basado en la medición, “Si no lo puedes medir no lo puedes controlar”

2.1.3 ¿Qué hacen los administradores?

Un administrador (Gerente) es aquel que es responsable por las acciones y resultados de los subordinados y por otros recursos de la organización.

Un Gerente cumple con las siguientes características:

• Trabajan con y por medio de otras personas.

• Actúan como canales de comunicación en el interior de la organización.

• Son responsables y deben asumir la compromiso de los resultados

• Equilibran metas que rivalizan y establecen prioridades.

• Piensan en forma analítica y conceptual. Para ser analítico necesita saber dividir un problema en sus componentes, examinarlos y luego llegar a una solución factible. Para ser conceptual debe ser capaz de ver la tarea entera y relacionarla con otras.

• Son mediadores

• Son políticos

• Toman decisiones difíciles

2.1.4 Desempeño gerencial y organizacional

La administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones les sirven a las personas.

El éxito que puede tener la organización al alcanzar sus objetivos y también al Satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance Sus metas. La buena actuación de los gerentes -el desempeño gerencial- es tema de muchos debates, análisis y confusiones en Estados Unidos y muchos otros países. Ocurre lo mismo con el desempeño organizacional, es decir, el grado en que las organizaciones cumplen con su trabajo.

2.1.5 Eficiencia y Eficacia

Peter Drucker, ha señalado que el desempeño de un gerente puede medirse a partir de 2 conceptos; eficiencia y eficacia.

• Eficiencia: Significa hacer correctamente las cosas. La eficiencia es un concepto de entrada-salida, el gerente eficiente es aquél que logra sus salidas o resultados que corresponden a las entradas utilizadas. Los que logran minimizar el costo de los recursos con que obtienen las metas planteadas a través de planes por la alta dirección.

• Eficacia. Significa hacer las cosas correctas. Es la capacidad de escoger los objetivos apropiados. El gerente eficaz es el que selecciona las cosas correctas para realizarlas. Las responsabilidades de un gerente requieren un desempeño eficaz y eficiente a la vez.

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"Es la eficacia y no la eficiencia, la que es indispensable a la empresa, la cuestión no es cómo hacer las cosas correctas, sino identificar las cosas correctas que deben hacerse y concentrar en ellas, los recursos y esfuerzos".

2.1.6 Atributos de compañías con una excelente administración

EFICIENCIA

• Tender a la acción, en vez de someter una cuestión a ciclos de análisis de informes de comités.

• Permanecer en estrecho contacto con el cliente, conocer sus preferencias y ajustarse a ellas.

• Tener autonomía y espíritu emprendedor. Dividir la empresa en pequeñas compañías para que piensen en forma eficiente y competitiva.

• Contar la productividad mediante las personas: crear en todos los empleados la consciencia de que sus mejores esfuerzos son indispensables y que participarán de todos los beneficios de la empresa.

• Intervenir constante, con predominio de los valores: insistir en que los ejecutivos no pierdan de vista la actividad principal de la compañía.

• Mantener a la vista las metas y actividades principales: cultivar el concepto de negocio que la compañía sabe mejor.

• Formar personal y staff sencillo: pocos estratos administrativos, pocas personas en los niveles superiores.

• Tender a propiedades simultáneas de rigor con descendencia: propiciar una atmósfera donde haya dedicación a los valores centrales de la compañía, combinando a ello con tolerancia para todos los empleados que acepten dichos valores.

2.1.7 Tipos de Gerentes

Podemos clasificar a los gerentes:

Por su nivel en la organización:

• De primera línea. Es el nivel más bajo en una organización, en donde los individuos son responsables del trabajo de otros. Aquí los gerentes dirigen a los empleados de operación solamente, no supervisan a otros colegas.

• De nivel medio. Dirigen las actividades de otros gerentes, y algunas veces también la de los empleados de operación, sus responsabilidades son dirigir las actividades que cumplen con las políticas de la organización y equilibrar las exigencias de sus superiores con las capacidades de sus subordinados.

• De alto nivel. Es la alta gerencia o dirección, se compone de un número reducido de ejecutivos. Establecen las políticas de operación y guía la interacción de su organización con su ambiente.

Por sus actividades organizacionales:

• Gerente funcional. Será responsable de una actividad organizacional, como producción, mercadotecnia o finanzas.

• Gerente general. Supervisa una unidad compleja, por ejemplo, una compañía, una subsidiaria independiente. Es el responsable de todas las actividades de dicha unidad. Puede ser Gerente General de una Unidad Estratégica de Negocio, (UEN).

2.1.8 Destrezas gerenciales

Robert L. Katz, distingue tres tipos de destrezas Gerenciales:

• Técnica. Es la capacidad de utilizar las herramientas, procedimientos y técnicas de una disciplina especializada. Aumenta cuando subimos a la escala jerárquica. Entre más alto se esté, hay decisiones más importantes para la alta gerencia.

• Humana. Es la capacidad de trabajar con otras personas como individuos o grupos, y de entenderlas y motivarlas. Siendo importante en todos los niveles, lo es más en los intereses por el mayor número de contacto administrador -subalterno

• Conceptual. Es la capacidad mental de coordinar e integrar todos los intereses de la organización y sus actividades. Incluye la habilidad del gerente para verla como un todo y entender cómo sus partes se relacionan entre sí.

Es más importante en los niveles inferiores de la administración. Se hace menos importante a medida que subimos a la escala jerárquica.

Kantz dice que las tres destrezas son importantes, su importancia es relativa para cada gerente y depende de la posición que éste ocupe en la Organización.

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