Administracion

ADMINISTRACION EFECTIVA DEL TIEMPO

El tiempo, uno de los mayores recursos de que disponemos suele tener una gran influencia en la Productividad de la organización.

Productividad es lograr más y mejores resultados con los mismos recursos disponibles y en el menor tiempo disponible.

Un recurso altamente complejo de administrar; sin embargo, quien logre encontrar la forma eficiente de hacerlo tendrá una herramienta que facilitara el éxito de los retos que se emprenda.

Todos tienen la misma cantidad de tiempo, todos dispones de 24 horas, o de 1440 minutos al día, pero algunas personas que saben administrar el recurso tienen más tiempo para desarrollar más actividades que otras personas.

Tiempo que no empleamos es tiempo que no volverá, tiempo que se desperdicia, siempre la misma ley sin importar si la empresa es grande o pequeña, si quien toma la decisión es un alto funcionario o un obrero, si es joven o viejo, etc. siempre el mismo

Recurso limitado, la esencia de la vida y que debe ser administrado con criterios de competitividad.

Podemos hablar del tiempo por categorías, una es aquel tiempo sobre el cual tenemos absoluto control o disposición y otra es la categoría del tiempo en el cual debemos dar respuesta, coordinar o corresponder a otros elementos y estímulos del entorno.

Se estima que el tiempo sobre el cual podemos tener absoluto gobierno, es aproximadamente un 25% del total disponible, pero además este tiempo no está siempre junto ya que esta sujeto a interrupciones, distracciones, de forma que cuando queremos aplicarlo percibimos que disponemos de menos tiempo propio.

Lo ideal es que toda persona pueda emplear por lo menos una hora para pensar y planificar su trabajo, pero ello no siempre es posible debido a que siempre están las interrupciones propias de la rutina o emergencias o imprevistos, con lo cual no logramos tener un empleo eficiente del mismo.

RAZONES PARA EL DERROCHE DE TIEMPO

1. Preferir hacer lo más agradable

Bastante común que busquemos aquello en lo que nos sentimos más cómodos. Un ejemplo es el vendedor que prefiere visitar un Cliente muy amable y conversador que aunque no le compre le hace pasar por lo menos un rato bonito, a diferencia de ese cliente de rostro adusto, difícil y de pocos amigos, al cual hay que prestar mucha más atención, hacer más esfuerzo pero que cuando compra lo hace en forma bastante más significativa.

2. Resolver lo que parece más fácil

Una frecuente inclinación de quien tiene muchas tareas a resolver y que en forma natural piensa "Quita primero las plumas y quédate luego con la carne". Limpia el escritorio de pequeños detalles y vas a tener una mejor visión para resolver lo más grueso.

Pero esto es perder el tiempo de forma muy similar al fondista que consulta su cronometro a cada instante más que tratar de cubrir la carrera en el menor tiempo posible.

3. Encontrar justificaciones lógicas

Hallar una justificación muy racional sobre él porque no se hizo el trabajo oportunamente. Aparentemente eso nos deja tranquilos sobre la verdadera razón de no haber efectuado un trabajo en su momento.

4. Ser Perfeccionista

Sustentado en el tema de "Lo hago excelente o no lo hago", pero lo perfecto suele ser enemigo de lo que es bueno.

De lo que se trata es de no ser mediocre pero tampoco dejar de hacer las cosas porque no siempre están perfectas.

5. Falta de Compromiso

Sintiendo u falso orgullo y autosuficiencia, no creen necesario demostrarle nada a nadie y no buscan comprometerse en forma decidida para llevar a cabo determinada actividad.

6. Programar fechas especiales

Es decir desplazar tareas para efectuarlas el primer lunes del mes que tenga fecha 7. Fechas caprichosas o al azar.

7. Celebra el éxito antes de cumplir con el trabajo

Una situación que reduce la motivación necesaria para efectuar el trabajo.

8. Ausencia de Planificación

El no saber realmente que hacer producto de no definir los objetivos claramente, tampoco construir prioridades de las tareas por efectuar, ni plazos para saber cuándo actuar, son los problemas básicos de una falta de planificación.

Gran parte de las labores del ejecutivo están centradas a "apagar incendios" sin hacer un esfuerzo por prevenir.

El valor que se le da al presente y a la improvisación refuerza esta conducta, producto de que en el tiempo se ha tenido relativo éxito sin hacer el trabajo de proyección.

La diferencia entre el éxito y el fracaso, radica en lo que se piensa, en cómo se planea y como se actúa, es decir ejecutar lo que se ha planeado.

El tiempo de ejecución de una actividad, puede ser reducida siempre que se invierta un tiempo preciso en planear.

Todo Plan debe ser ejecutado ya que para ser Productivos hay que ser hacedores, pero la garantía de menores fallas y riesgos está en la forma como se planea.

9. No ser Consciente del Tiempo disponible

Por lo general y dentro de determinadas consideraciones, si destinamos dos horas para realizar una actividad es claro que terminaremos en dos horas y si hemos definido una hora también tenemos la posibilidad de terminar en una hora.

Lograr objetivos grandes y duraderos requiere tiempo y la base de toda organización son los planes.

10. Incumplimiento por parte de los demás

Cuando se trabaja con un grupo de personas y cada uno tiene una responsabilidad que no cubre adecuadamente, y en otras oportunidades no se presenten a tiempo a la hora programada.

Muy común hallar personas que consideran no necesario el respeto por el tiempo de los demás, simplemente llegan tarde de acuerdo a como ellos lo efectuaran.

11. Interrupciones, Teléfono y Visitas no Programadas

Si bien es cierto contestar todas las llamadas es

...