Administración documental en el entorno laboral. Importancia de los Archivos

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Programa: Administración documental en el entorno laboral

Ensayo Importancia de los Archivos

Actividad de aprendizaje 1

Evidencia 3

Ficha: 286

Presentado por:

Octubre - 2023

Contenido

INTRODUCCION        3

Aspectos importantes de los archivos        4

Orígenes de los archivos        5

Evolución        5

Cualidades        6

Clasificación        6

Categorización        6

INTRODUCCION

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos representan una conexión entre el pasado, el presente y el futuro, no importa si se encuentran en formato físico o digital, dan base a las acciones desarrolladas por entidades públicas, organizaciones no lucrativas y empresas, mantienen la memoria histórica, facilitan la generación y la transmisión del conocimiento; y son sumamente importantes para la rendición de cuentas y la transparencia. Son más que necesarios y vitales para cualquier compañía, organización, sociedad, sin ellos no habría pasado ni futuro.

El archivo organizado y bien gestionado mejora al avance de cualquier sociedad. Los documentos son importantes para cualquier aspecto de nuestra vida, optimizando los procesos de educativos y desarrollo. Los archivos son testimonios de las actividades administrativas, culturales, sociales.

Aspectos importantes de los archivos

• Protegen y conservan nuestra memoria, de las sociedades, naciones, empresas, organizaciones, almacenándolos de forma segura y organizada
• Aseguran la claridad y sustentan la rendición de cuentas, pudiendo ser consultadas con facilidad para el seguimiento, tanto privado como publico
• Fomentan el conocimiento y ayudan a la investigación, ya que mantienen un histórico a consultar por cualquier área
• Son un apoyo administrativo y legal, ya que permiten la accesibilidad a los ciudadanos
• Ayudan protegen nuestros derechos, garantizan la protección de los datos y propiedad intelectual
• Son base en la gestión de la información en las organizaciones, ya que fomentan la organización y clasificación en las entidades tanto públicas como privadas, facilitando la gestión de documentos
• Comunican y conservan nuestro patrimonio histórico y cultural, por medio de documentos históricos de gobiernos y organizaciones  
• Facilitan la ubicación de la información y la documentación, teniendo como gran aliado las nuevas tecnologías de la información, que nos permiten un archivo digital o formatos que nos dirigen a las ubicaciones físicas exactas accediendo rápidamente a los documentos físicos de ser necesarios
• Tienen valor económico
• Archivos digitales preservan el patrimonio dado de pueden alargar su vida al no tener que manipular los documentos físicos, también brindan y acceso a consulta sin importar el tiempo

Orígenes de los archivos

Las investigaciones históricas, reflejan que la noción de archivo nace de la necesidad de organizar y administrar los documentos de la población. entonces el origen de los archivos puede relacionarse con los primeros gobiernos avanzados, así también con el inicio del uso de la escritura. De esta forma, el crecimiento de la población, las prácticas de la agricultura, la acumulación de riquezas y sobre todo el desarrollo de la escritura las causas que se integraron para la aparición de documentos en donde se llevaba un registro de los insumos existentes y su distribución.
La existencia de los archivos, así como su estudio se remonta a las antiguas monarquías que gobernaban. También de esta época resaltan también los archivos desarrollados bajo las civilizaciones egipcias, las griegas.  Censos, títulos de Propiedad, documentos de índole privada, y sobre todo documentos para regular la actividad militar eran comunes en estos archivos.

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