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FUNCIÓN DE ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS

La función de adquisiciones y abastecimientos ha evolucionado hasta convertirse en una función estratégica para las organizaciones competitivas de hoy en día, en este capítulo se exponen los aspectos fundamentales de la función, señalando sus orígenes, su evolución y la importancia que tienen en la actualidad.

La función de compras es comúnmente conocida como la función de adquirir, contemplando la necesidad, localización y selección de uno o más proveedores, negociando el precio y otros términos inherentes al insumo a comprar, asegurándose de su entrega a través de un adecuado seguimiento

Comprar es allegarnos de un bien o servicio en forma lícita, y compra es una de las formas en que podemos allegarnos de esos bienes pero también podemos hacerlo por arrendamiento, donación, préstamo, etc.

1.1. Operación

1.1.1. Tipos de compras y abastecimientos

1.1.2. Principios básicos de compras y abastecimientos

Se entiende por principio al conjunto de líneas de conducta, incluyendo los valores, tales como: comprar sólo lo que se necesite, registrar lo que se compra, comprar a precio correcto, cuidar mucho la ética, seleccionar y verificar a los proveedores, asegurar los inventarios mínimos, etc.

Dentro de los principios básicos de compras se encuentran los siguientes:

 Calidad. La cual debe cumplir con la conveniencia, disponibilidad, costo, sistematización y control, para que los productos sean del agrado de los clientes.

 Cantidad. Es conveniente considerar los factores de regulación tales como: necesidad, precio, promedio de compras, emisión de pedidos, costo de la transacción, pedido y mantenimiento.

Dichos factores se ven a su vez afectados por una serie de elementos que deben ser estudiados con la profundidad y exactitud necesaria como son:

 Tiempo adecuado de entrega, recepción y producción

 Tradición comercial

 Almacenaje y mantenimiento

 Mercado, condiciones y tendencias

 Modelos de control de inventarios

Precio Correcto. Considerado como uno de los elementos más importantes, pues se relaciona con otros factores como son la cantidad, la calidad y el servicio, los cuales deben considerarse como un medio para el logro de diversos objetivos.

Proveedor Adecuado. Consiste en buscar la mejor fuente de abastecimiento, considerando calidad, cantidad, precio, servicio y financiamiento para el surtimiento de los pedidos.

En resumen, podemos mencionar que la función general del Departamento de

Compras será tener la responsabilidad de satisfacer todas las necesidades generales de compras dentro de la línea de productos asignada, así como de servicios, debiendo atender todas las requisiciones de compras, colocación de pedidos y estar al tanto de sí tales ordenes han sido surtidas por los proveedores.

Esta función general la contiene las siguientes funciones específicas:

 Lograr un flujo continuo de materiales.

 Mantener niveles de inventario y los pedidos al mínimo.

 Mantener adecuados estándares de calidad.

 Mantener e incrementar de número de proveedores confiables.

 Estandarizar hasta donde se pueda los artículos que se compren.

 Comprar productos al precio final más bajo.

 Mantener la posición competitiva de la organización

 Alcanzar relaciones de trabajo productivas y armoniosas con los demás departamentos de la empresa

Se ha destacado el hecho de que la creación de un Departamento de Compras representa el reconocimiento de las compras como una actividad organizada, y éstas a su vez se caracterizan por contar y perseguir el logro de objetivos.

Las actividades que se realizan en la función de compras, en su conjunto pretenden realizar una contribución efectiva a la organización de la que forman parte, por lo que deben ser orientadas hacia los objetivos generales de la misma, por lo tanto, su función será obtener los materiales adecuados, en la cantidad debida, su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta, el servicio correcto y al precio conveniente.

1.1.3. Centralización y descentralización del Departamento de

Compras y abastecimientos

Compras centralizadas

Las compras centralizadas tienen como finalidad comprar materiales, suministros y equipo a través de una oficina matriz, con una unidad de políticas de compras y en la cual se reúne personal especializado y competente.

Ventajas de la centralización

 Es más fácil estandarizar los artículos comprados si las decisiones de su compra se hacen por medio de un punto de control central.

 Elimina la duplicación administrativa.

 Se contemplan mayores volúmenes de compra.

 En periodos de escasez de materiales, un departamento no compite con otro por el abastecimiento disponible ya que esta acción puede hacer que el precio aumente.

 Es más eficiente para los vendedores, debido a que no necesitan atender a varias sedes y personas dentro de la compañía.

 Se obtiene el mejor control sobre los compromisos de compras.

 Facilita la experiencia y especialización en las decisiones de compra, es decir, existe una mejor utilización del tiempo.

Desventajas de la centralización

 Las operaciones productivas pueden ser paralizadas por causa de tener todos los insumos en un solo lugar.

 Si los materiales son di símbolos en cada planta, la centralización inmoviliza las operaciones.

 Los volúmenes de financiamiento son grandes y por consiguiente la tentación de una mayor compra impacta los costos de almacenamiento.

 Los desperdicios y las mermas son mayores.

 Mal servicio a los usuarios.

 Incremento de los costos de distribución.

 Riesgo de servicio más lento.

Compras descentralizadas

Si una empresa considera las compras sobre una base descentralizada, los gerentes de los departamentos específicos manejarán sus propias compras.

Ventajas de la descentralización

 Permite una relación directa con las exigencias de las actividades productivas.

 Algunas veces se toma contacto directo con fuentes originales de suministro.

 Crea relaciones directas entre el personal de la empresa y los proveedores.

 Tiempo de respuesta de proveedores más rápida.

 Facilidades de negociación de cosas.

 Adicionales como capacitación o seguros.

Desventajas de la descentralización

 Las políticas de la alta gerencia se ven fragmentadas con la diversidad de criterios de suministro.

 Se produce una subdivisión de las compras en perjuicio de la obtención de descuentos, facilidades de pago, etc.

 No se aprovechan los volúmenes de compra al negociar.

 Probabilidad de pérdida de control de la central de sus unidades.

Compras centralizadas – descentralizadas

Son aquellas que se dan en varias plantas pertenecientes a una misma

corporación.

 Delimitación de la responsabilidad del departamento central de compras y los departamentos que tengan otorgada también esa responsabilidad.

 Informar al departamento principal, sobre las actividades realizadas.

 Entrar en completa comunicación entre los departamentos de compra, sucursales o fábricas, para evitar malos entendidos.

 El encargado debe dirigir la centralización, coordinar actividades y vigilar que se lleven a cabo en forma correcta.

1.1.4. Políticas de compras y abastecimientos

Las políticas son lineamientos o guías de acción que marcan nuestro camino a seguir para el cumplimiento de los objetivos previamente establecidos, estas políticas deben adaptarse a la empresa, según las necesidades, giro, volumen de operaciones, etc., así como también deben actualizarse en forma periódica para que estén de acuerdo a los cambios del entorno y de la propia entidad.

El Departamento de Compras y abastecimientos se define y se rige por políticas específicas, basadas en las políticas de la organización, así como en las normas de actuación de la actividad en sí misma.

Las políticas de compras son parte fundamental del manual de procedimientos de compras, éstas son lineamientos generales que permiten tomar decisiones en situaciones de controversia, elección, evaluación, etc.

Entre algunas de las políticas que deben seguir todos los departamentos de compras señalamos las siguientes:

 Comprar sólo lo que las requisiciones dicen.

 Comprar a los precios presupuestados.

 Comprar a los proveedores confiables.

 Pagar a los proveedores oportunamente, es decir, en las fechas convenidas.

 Mantener buenas relaciones con los proveedores, nunca pelear.

 Comprar artículos de acuerdo a las especificaciones.

 Todas las requisiciones de compra deberán ser aprobadas por los directores del área correspondiente.

 Mantener toda la información de compra actualizada y en orden.

 Capacitarse constantemente en el área de compras.

 Toda la información deberá manejarse en forma confidencial.

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