“Caso pio pio y más pio”

 “Caso pio pio y más pio”

Deicy María Ayala Rojo, Wilmar Alberto Mañozca Gutiérrez,

José Ricardo Marín Delgado y Solangel Peña Palacios.

Servicio Nacional de Aprendizaje

Notas de Autor

Deicy María Ayala Rojo, Wilmar Alberto Mañozca Gutiérrez, José Ricardo Marín Delgado y Solangel Peña Palacios, Centro de Formación de Servicios Financieros, Servicio Nacional de Aprendizaje

Este proyecto ha sido financiado por los propios alumnos

La correspondencia relacionada con este proyecto va dirigido a Jully Patricia Leal Garzon, Servicio Nacional de Aprendizaje

jpleal09@misena.edu.co

TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción………………………………………………………………………..3
2. Preguntas a desarrollar……………………………………………………………4

1. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia, soluciones………………………………………………………………………...6

1. Establecer    las    posibles    soluciones    para    los    problemas    identificados, contemplando……………………………………………………………………….6
2. Recomendaciones…………………………………………………………………..11

4.1. Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la respectiva descripción del software o sistemas empleados…………………………………11

1. Conclusiones………….…………………………………………………………….13

1. INTRODUCCION

Conocer los problemas de la empresa y dar la correcta solución a la problemática, es una mejora continua y una oportunidad de crecimiento, que ayuda a la empresa a seguir sosteniéndose en el mercado y llegar a obtener nuevas metas.

Las empresas constantemente presentan problemas de diferentes índoles, muchas veces por una mala comunicación entre las áreas, por no estar correctamente capacitado para desarrollar la labor encomendada o por factores externos como el clima, trafico, estado de las vías, entre otros.

Por medio de este trabajo exponemos los problemas presentados en el caso de la empresa Pio Pio más Pio, y buscamos la mejor solución para solucionar los problemas que esta presenta, planteando un diagnóstico y una estructura jerárquica que a su vez sirve como flujo de comunicación.

1. PREGUNTAS A DESARROLLAR

1.  Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas

mostradas en el caso propuesto para la evidencia

Diagnóstico de las fallas presentadas.

Para empezar, se debe reconocer que la mayoría de los problemas se presentan en el Departamento Logístico de la empresa, en las áreas de planeación, producción, almacenamiento e inventarios, despachos y transporte; como también se debe incluir, al Departamento Comercial contribuyendo a las fallas descritas a continuación:

• Falta control de productividad:

• No se tiene el manejo histórico de los productos vendidos y las cantidades despachadas, para saber si con la producción de producto y el personal que tienen, es suficiente para cubrir la demanda.
• No se conoce si con el personal que manejan en los procesos para los turnos del día y de la noche, es suficiente para realizar los despachos completos de los pedidos realizados.

• No hay planeación:

• No se tiene la claridad de la demanda actual y, por ende, no se organiza la producción para cumplir con la misma.
• Se trabaja en el día a día.
• No se organizan las rutas de distribución con tiempo, para evitar incumplimientos de compromisos adquiridos con los clientes.

• Falta la estandarización de los procesos:

• Todos los procesos del mismo departamento son eslabones sueltos de la cadena y por ende es que se presentan tantos inconvenientes.
• Falta flujo de procesos.

• No hay organización en los procesos.

• No hay un inventario confiable y no se le hace seguimiento constante después de cada recolección para pedidos.
• No hay producción suficiente de producto.
• Falta control en las rutas de distribución.
• Falta control en el despacho de los pedidos.

• No hay ejecución eficiente de las funciones:

• Los supervisores no organizan, no hacen planeación y no controlan las operaciones.
• Los operadores no obedecen al igual que los administrativos.
• Los conductores toman sus propias decisiones sin importar cuál sea el resultado.

• Problemas en la comunicación.

• No se deja consigna del estado en que se dejan las operaciones.
• Faltan respuestas oportunas.
• No se informan los cambios en las rutas.
• No se informa con anticipación los horarios de recibo por parte de los clientes.
• No hay retroalimentación del estado de las entregas a los comerciales.

• Falta servicio al cliente:

• No hay interés en las necesidades de sus clientes internos al igual que en los externos.
• Sea cual sea el resultado, no hay preocupación por la situación generada a los clientes.

• Gestión Gerencial:

• No hay exigencia de KPI´s.
• La distribución de los encargados de las áreas no es apta.
• No hay orientación al logro.
• No se evidencian objetivos claros, por ende, no hay respeto por las labores.

• No hay implementación de tecnologías de información.

• Desarrollo tecnológico.

• Falta un sistema WMS que le permita a la compañía tener un control global de sus procesos en tiempo real.
• Falta un sistema geo posicionador para realizar el seguimiento de sus vehículos en distribución.

1. SOLUCIONES

1. Establecer    las    posibles    soluciones    para    los    problemas    identificados,

contemplando

Posibles soluciones:

• Lo primero, es establecer la cabeza de la compañía, que en este caso es el Gerente General, por quien empieza la organización de la empresa y el mejoramiento de los procesos:

[pic 1]

• Después de organizado el esquema organizacional, se debe invertir en un sistema WMS actual, en donde todos se puede observar en tiempo real, el comportamiento de las operaciones:

• Pedidos:

• Radicados.
• Tramitados.
• Despachados.

• Inventario.
• Producción.
• Cartera.

• Los comerciales, deben ser precisos en el suministro de la información de vital importancia, para realizar las entregas a los clientes:

• Cantidad de clientes.
• Direcciones exactas.
• Horarios de recibo.
• Zonas de recibo.
• Vías de acceso.
• Restricciones vehiculares.
• Personal responsable de los recibos.
• Exigencias del cliente.
• Clasificación cliente

• Mayorista = Volumen
• Retail = Especiales o propios
• Detal = Mínimos

• Con un sistema robusto de control, se puede organizar las áreas y tener una buena planeación:

• Control de pedidos:

[pic 2]

• Importante conocer la cantidad de vehículos con los que cuenta la empresa, para organizar las rutas. Si se contaran con los suficientes, la organización de las rutas se podría realizar de la siguiente manera:

• Dividir la ciudad en Zona Sur y Zona Norte
• Para la cada zona, el controlador de las rutas, puede estandarizar las entregas de acuerdo a la categoría del cliente:

• Mayoristas.
• Retail.
• Detal.

• De acuerdo a la categoría de los clientes y las exigencias de los mismos para recibir los pedidos, se puede organizar las frecuencias de entrega.

• Una vez al día.
• Dos veces al día.

• El controlador de rutas, de acuerdo a la planeación de entregas y los recorridos, puede crear la alternativa de entregas de emergencia en caso de presentarsen contra tiempos no estipulados ni repetitivos.

• Manejo y control de productividad, lo cual es de vital importancia para conocer si con el personal de planta, se puede cumplir con los compromisos adquiridos:

• Productividad en producción:

[pic 3]

• Productividad en recolección y despachos de pedidos:

[pic 4]

• Productividad rutas de distribución por zona:

[pic 5]

• Estructurar los procesos y crear un flujo en la información, para que todo el personal administrativo y operativo sepa cómo proceder en cada una de las operaciones y perciba la importancia que tiene su actuar para el óptimo desarrollo de las otras actividades:

[pic 6]

• Crear canales de comunicación efectivos, en donde todos los implicados en las operaciones tengan conocimiento del estado de sus procesos:

• Correos electrónicos.
• Alertas tempranas de incumplimientos, para alcanzar a reaccionar.
• Llamadas oportunas.
• Confirmaciones de cumplimiento.
• Sistemas de información electrónicos.
• Mensajes claros y concisos.

• Crear tiempos de respuesta y controlarlos, de tal manera que permita cumplir con los compromisos y adecuar las operaciones para tal fin, contando con la información adquirida en el control de la productividad:

• Tiempos empleados en la generación de los pedidos.
• Tiempos empleados en la recolección de los pedidos.
• Tiempos empleados en el despacho de los pedidos.
• Tiempos empleados en el cargue de los vehículos para reparto.
• Tiempos de recorrido a cada cliente.
• Tiempos empleados en el recibo de pedidos

Al tener esta información, ya se pueden generar compromisos reales de entrega y generar satisfacción y credibilidad en nuestros clientes. Ejemplo:

• Un cliente mayorista solicito 1000 libras de muslo y de acuerdo al compromiso del comercial, estos de se deben entregar por kilo, sellado y manteniendo la cadena de frio a las 8:00 de la mañana.

• Como ya hay un control óptimo en la productividad, entonces sabemos que:

• El cliente está ubicado en la zona sur, y desde la empresa al punto hay 3 horas de recorrido, por lo que debe salir a las 4:50 am para llegar sin contratiempo.
• Con 10 operadores, puedo cumplir con la recolección y despacho de 500 libras al día, por lo que se necesitaría un turno adicional de otras 10 personas para cumplir.
• La producción de un día, con 30 personas, se estima en 3000 libras, por lo que podría utilizar parte de este personal para cubrir el otro turno que se requiere para cumplir.
• Para que el pedido salga a tiempo, la documentación debe estar lista a las 5 pm del día anterior, teniendo en cuenta que no hay turno administrativo nocturno y debe quedar pre alertado en el sistema.
• Se debe retroalimentar la hora de la salida del pedido al comercial, para que este pueda informar al cliente que recibirá el mismo a conformidad.

• Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y transacciones.

• Costos de producción: establecer cuantos operarios se necesitan y el tiempo requerido para cumplir con la demanda de pedidos diarios, y definir por medio de un análisis la demanda promedio para planificar un cronograma de producción.
• Costos de gestión y servicio al cliente: son claves para el correcto flujo de información, manejo adecuado de órdenes de compra, inventario, facturas, gestión de novedades. Tener información clara y detallada del estado de cada pedido, tanto para clientes internos y externos
• Costos de inventario: aplicar estrategias para mantener actualizados los inventarios, personal que se encargue del conteo físico y sistematizado de las referencias de productos disponibles para venta
• Costos de pedidos: gestionar adecuadamente las órdenes de compra, minimizar devoluciones, errores de facturación, envío de referencias no solicitadas, cantidades no solicitadas.
• Costos de transporte: es la parte fundamental y más importante, representan del 50% al 60% de la operación logística, indispensable diseñar rutas de distribución más eficientes, que mejoren los tiempos de entrega, sin generar contratiempos.

1. RECOMENDACIONES

4.1. Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la respectiva descripción del software o sistemas empleados.

Es claro que la empresa necesita urgente un sistema de información y gestión de procesos para corregir todas las fallas que se presentan en todas las áreas. Se recomienda el uso de un sistema para la gestión de pedidos, en el que los vendedores puedan montar la solicitud de forma detallada, con información clara de los clientes, direcciones, cantidades exactas y horarios de recepción, a ésta información puede acceder en tiempo real alistamiento producción y despachos quienes son los encargados de procesar las órdenes y organizar las rutas para las respectivas distribuciones.

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