Documentos Fuentes

Documentos Fuentes

Documento fuente es el documento o escrito original debidamente autorizado que una entidad emite o recibe para captar, justificar, controlar y comprobar con evidencia clara que una transacción o transformación interna fue realmente efectuada, aportando los datos necesarios para su registro en el sistema de información financiera.

Los más utilizados tenemos:

 Facturas

 Notas de venta

 Cheque

 Letras de Cambio

 Pagarés

 Liquidaciones de Compra

 Comprobantes de Retención

 Notas de débito

 Notas de crédito

 Papeleta de Depósito

Importancia

La obtención y conservación de los documentos fuente es necesaria e indispensable porque:

 Los documentos fuente (o sus copias o equivalentes electrónicos) forman parte de la primera fase del proceso contable denominada captación de datos.

 Permiten el control de las operaciones practicadas por la entidad y la comprobación de los asientos de contabilidad.

 Los auditores independientes y los organismos de fiscalización interna (auditores internos) los requieren para realizar su trabajo.

 Son requeridos por disposiciones legales (especialmente de carácter fiscal y mercantil). En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

 Puede ser útiles como elemento de prueba en casos de controversia para demostrar la realización de los actos de comercio.

Tipos de Documentos Fuentes

Los documentos fuente se dividen en dos tipos.

Unos son los documentos justificativos, que según las definiciones disponibles son “todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables”.

Y por otra parte están los documentos comprobatorios, es decir aquellos “documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad”.

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