Fundamentación De La Clasificación Documental
danisosa7416 de Octubre de 2014
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Fundamentación de la Clasificación Documental
La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los documentos.
La clasificación documental se fundamenta en:
La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo
La identificación de las funciones asignadas a las dependencias
Los asuntos que tramita cada división administrativa Principio de procedencia
En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que pueden ser: Institucionales (fondos documentales) que están referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad. Administrativos (secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica. Aplicación del Principio de Procedencia El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa. Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos
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