Inventarios Perpetuos

Características del sistema de inventarios perpetuos

Como se mencionó en la unidad anterior, resulta importante prestar atención al seguimiento y control de las variaciones que las existencias de mercancías puedan experimentar como consecuencia de transacciones de compras, devoluciones a los proveedores, ventas y devoluciones de los clientes, tanto en unidades físicas como en unidades monetarias. Lo anterior sólo se logra mediante la aplicación de un registro adecuado de inventarios, pudiéndose elegir entre un procedimiento periódico y uno perpetuo.

La diferencia fundamental entre ambos procedimientos de registro de inventarios radica en la forma de obtener la información relativa a las existencias de mercancías: cuando se utiliza un procedimiento de inventarios periódicos se requiere levantar un inventario físico (toma física de inventarios); al aplicar un procedimiento de inventarios perpetuos, las existencias de mercancías se determinan efectuando un registro cada vez que se realiza una entrada o una salida de mercancías de la empresa. Para fines de control, en la práctica, las empresas levantan inventarios físicos para corroborar que las existencias en el almacén coincidan con las cantidades que arrojan los registros.

Contablemente, cuando se emplea un procedimiento de inventarios perpetuos cada transacción relacionada con la compra y venta de mercancías se registra afectando la cuenta de almacén o inventarios de mercancías, mientras que en el procedimiento periódico la cuenta de inventarios únicamente se afecta al final del periodo, una vez efectuada la toma física de inventarios y determinadas las unidades vendidas por diferencia. Cuando entra mercancía en el almacén debido a alguna operación de compra en un procedimiento de inventarios perpetuos, se debe registrar directamente en un asiento contable el aumento a la cuenta de inventario de mercancías o almacén. Esto significa que no se cargará a la cuenta de compras (como se hace en el procedimiento analítico), sino que directamente se afectará la cuenta de inventario de mercancías. Asimismo, cada vez que se realiza una venta es necesario dar salida del inventario a la mercancía vendida, registrando el respectivo costo de ésta. Lo anterior permite tener información más oportuna referente a las existencias en almacén, ya que no se requiere hacer una toma física de inventarios para poder determinar las mismas, lo que ayuda a tener una planeación más efectiva de las cantidades y tiempos en que se deben surtir o vender mercancías.

Al utilizar un procedimiento de inventarios perpetuos, la información concerniente a las existencias de mercancías se registra a medida que sucede cada transacción.

ENTRA SALE

Compras Devoluciones de mercancía comprada al proveedor.

Devoluciones del cliente hace de la mercancía que se le vendió. Ventas

El procedimiento de inventarios perpetuos para ejercer control de las operaciones de mercancías o de compra-venta, las cuales son compras, gastos sobre compras, devoluciones sobre compras, rebajas sobre compras, descuentos sobre compras, ventas, devoluciones sobre ventas, rebajas sobre ventas y descuentos sobre ventas, utiliza sólo tres cuentas: almacén, costo de ventas y ventas, apoyándose de los gastos y productos financieros para ejercer el control de los descuentos tanto de compra como de venta.

Los descuentos sobre ventas se consideran productos financieros y los descuentos sobre compras se consideran gastos financieros.

El sistema de Inventario Perpetuo: consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o la pérdida bruta. El negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

La derivación del saldo de cada cuenta incluye el inventario:

Saldo Inicial

+ Incrementos (Compras)

- Disminuciones costo de las mercancías vendidas

= Saldo Final

El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deberá resultar en el costo del inventario disponible en cualquier momento.

Los registros de inventario perpetuo

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