Multicentro

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE CHILE FACULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES INGENIERIA COMERCIAL

TRABAJO FINAL

Control Interno

INTEGRANTES:

Felipe Avendaño S.

Luis Moya B.

Mariana Saavedra M.

PROFESOR:

Enrique Jofré Fuentes

TALCA – 24 NOVIEMBRE 2014

Índice

Definir la Empresa 3

Organigrama General de la empresa. Esta echo en una hoja a aparte 4

Departamentos 5

Sistema de Control Interno 5

Departamentos de adquisición de mercadería 7

Departamento de Finanzas 8

Simbología de Flujogramas 10

Manual de procedimientos para la adquisición de mercadería. 10

Manual de procedimiento para cancelaciones. 14

Definir la Empresa

1. Resumen ejecutivo

La empresa Maderas Flores, es una empresa familiar con una extensa experiencia en el rubro maderero presente en la cuidad de Talca, creada por su dueño actual Don Luis Fernando Flores Valdés, busca abastecer de productos madereros en el mercado local con precios accesibles y con productos elaborados de la más alta calidad, compartiendo experiencias de hace 50 años con la cuidad.

Maderas Flores, al estar presente en el desarrollo industria de la cuidad de Talca, accede a mantener satisfechos a todos sus clientes, especialmente a personas de la cuidad, otorgándoles beneficios de acceder a créditos, crear alianzas sostenibles, y buscando el desarrollo mutuo y continuo.

Maderas Flores tiene como giro comercial barraca de Maderas, Ferretería, Compra Ventas y Confección de Muebles. Su actividad está clasificada por ser una empresa manufacturera y comercial. En su parte manufacturera tiene como finalidad elaborar o convertir materias primas, productos semielaborados y productos terminados, con la finalidad de trazarlos en el mercado nacional o internacional. En el área comercial tiene como propósito la compra venta de productos.

Actualmente, Maderas Flores cuenta con una casa matriz ubicada en 1 Oriente n° 14, Talca y, dos sucursales ubicadas en parque industrial 18 Oriente S/N, Talca y en Chacarillas, sector Chacarillas S/N, camino Maule, Km 260. Donde se tiene por responsabilidad administrar y contabilizar (casa matriz) y, elaborar, producir y vender productos madereros (sucursales).

Organigrama General de la empresa. Esta echo en una hoja a aparte

2. Estructura Organizacional

Departamentos

Los departamentos a considerar son Departamento de adquisiciones y Departamento de Finanzas objetivamente lo que es adquisición de mercaderías y cancelaciones respectivamente.

Sistema de Control Interno

Se establecerá un sistema de control Interno en cuanto a métodos y procedimientos administrativos ya que actualmente:

• La empresa no posee un manual de procedimientos, funciones y responsabilidades que contengan la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de cada área a propuesta, impidiendo conocer las personas que interviene y cuál es su grado de responsabilidad y participación en la ejecución de las tareas. Al no existir dicho manual impide conocer el funcionamiento interno de la empresa, no se puede inducir al personal al momento de su ingreso ya que no están descritas en forma detallada las actividades de cada puesto. Su ausencia impide analizar y revisar los procedimientos, mejorar los sistemas de información, nivelar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, también disminuye la eficiencia de los empleados ya que estos no conocen exactamente lo que deben hacer y cómo deben hacerlo lo que frecuentemente conduce a la duplicidad en las actividades.

• Los procesos claves de la empresa son compras, producción, ventas, recepción, despacho y finanzas. Para ejercer control sobre los procesos antes mencionados la empresa cuenta con diversos formularios internos utilizados en sus procedimientos, los cuales han sido creados y mejorados con el transcurso de los años. Además de la documentación tributaria exigida legalmente.

Considerando esta información entregado por la empresa se hace indispensable diseñar un sistema de control interno, el cual será conformado como se detalla a continuación.

• Manual de funciones y responsabilidades por cada departamento.( aquí se establecen los procedimientos de control interno por funciones y cargos)

• Manual de procedimientos por cada departamento.

a. Establecer procedimientos de control interno por cada departamento.

b. Dos manuales de procedimientos en funciones requeridas por la empresa.

Departamentos de adquisición de mercadería

Encargado de compras

• Funciones

1. Mantener una comunicación directa con los proveedores para esta forma adquirir la madera necesaria para el proceso productivo, como también productos de ferretería y materiales de construcción.

2. Cotizar los productos que deben ser comprados.

3. Emitir órdenes de compra.

4. Fijar los precios de los productos.

5. Emitir informes de compra.

• Responsabilidades

1. Preocuparse de la calidad de los productos que está adquiriendo.

2. Preocupar que el precio pactado con los proveedores sea el más favorable para la empresa.

3. Asegurar su entrega por parte del proveedor en las fechas establecidas.

4. Que los precios se fije estén de acuerdo al mercado y dentro de los márgenes de utilidad impuesta por el gerente

Departamento de Finanzas

Encargado de Finanzas

• Funciones

1. Debe revisar y organizar diariamente los pagos de mercadería y gastos generales.

2. Emitir los cheques para cada cancelación.

3. Emitir los comprobantes de pago para cada cancelación.

4. Confección diaria de depósitos generados por los ingresos recaudados del dia anterior.

5. Confección diaria de los depósitos generados por concepto de cancelaciones.

6. Mantener actualizada y cuadradas la información de la libreta de bancos.

7. Gestionar problemas que se presentan con los clientes (Prorrogas, Protestos).

8. Emitir informes mensuales de las cuentas pendientes de pago.

9. Preocuparse de llevar a cabo la gestión de cobranza de los clientes a crédito.

10. Efectuar las cancelaciones de los ingresos percibidos durante el día por concepto de ventas efectuadas al crédito (deudores).

• Responsabilidades

1. Mantener al día las cuentas bancarias para brindar información verdadera, precisa y oportuna para la toma de decisiones.

2. Efectuar los pagos a los proveedores antes de sus vencimientos para de esta formar evitar pérdidas a la empresa con el pago de intereses indebidos.

3. Realizar una óptima gestión de cobranza, permitiendo recaudar en tiempo oportuno de dinero para la empresa.

4. Administrar eficientemente los fondos disponibles de la empresa.

5. Pagar impuestos e imposiciones oportunamente.

6. Obtener los recursos financieros necesarios para la operación e inversiones de la empresa.

7. Realizar gestiones para obtener financiamiento y mantener relaciones con bancos e instituciones financieras.

Contador

• Funciones

1. Revisar y chequear las cuadraturas de cajas de todos los locales.

2. Confeccionar informes de ventas consolidados, gastos, pulgadas, sueldos y salarios.

3. Confeccionar Libros de compra y venta mensualmente.

4. Confeccionar declaración de impuestos mensual IVA (F29).

5. Realización de arqueos de cajas sorpresivos.

6. Realización de conciliaciones bancarias.

7. Debe supervisar y autorizar las compras de mercaderías.

8. Debe controlar y supervisar las cancelaciones a proveedores.

9. Realizar registros contables.

10. Confeccionar Estado de Resultado

• Responsabilidades

1. Mantenerlos registros contables con información precisa y exacta, evitando cometer errores, a fin de entregar información verdadera al momento que esta sea requerida para la toma de decisiones.

2. Informar las anomalías o defectos encontrados en la revisión de la cuadratura de caja.

3. Enviar los libros de contabilidad en forma oportuna, clara y ordenada a la oficina contable cerciorándose de sus cuadraturas y registro de información correspondiente.

4. Proporcionar en forma oportuna los informes solicitados a gerencia.

5. Informar diferencias detectadas a través de la realización de los arqueos de caja o conciliaciones bancaría.

6. Informar oportunamente el valor a cancelar por concepto de impuestos mensuales.

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