Politicas

I. OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir para colocar las etiquetas en el mobiliario, equipo y obras de artes adquiridas.

II. ALCANCE

Este manual aplica para la gerencia de activos fijos y la directoría general administrativa.

Desde La recepción de la documentación que ampara la adquisición del mobiliario, equipos y obras de arte, que se reciben en los almacenes de la Dirección de Suministros y los reportes de los M/E sin etiquetar, hasta que se colocan las etiquetas.

III. POLITICAS Y CONTROLES

1. Se etiquetarán todo mobiliario, equipo y obra de arte asignados a las diferentes Oficinas y Áreas del Banco.

2. Todas las Oficinas y Áreas Administrativas, al recibir M/E se asegurarán de que estos activos estén etiquetados con un número único que conservará de manera permanente, para fines de control y localización física. En caso contrario, lo notificarán a la Gerencia de Activos Fijos, a fin de que se genere y coloque la etiqueta correspondiente.

3. Cada empleado velará por el cuidado de las etiquetas colocadas en los M/E que se le(s) asigne(n), a fin de garantizar la lectura del código de barra, a través del lector óptico. Las etiquetas no serán alteradas, bajo ninguna circunstancia.

4. La Dirección de Ingeniería informará a la Gerencia de Activos Fijos las remodelaciones a realizar a una Oficina o Área Administrativa, a fin de que una vez se concluya el proceso de remodelación se verifique la calidad de las etiquetas de los M/E.

5. Al momento de etiquetar el M/E se tomará en cuenta lo siguiente:

a. Que las superficies deben ser preferiblemente lisas.

b. Que no le afecte la humedad.

c. Que se coloquen de manera que no rocen con otros objetos y

d. Que sea visible, y de fácil captura por el lector óptico.

6. En caso de deterioro de las etiquetas, rotura o humedad, los responsables de las diferentes Oficinas y Áreas Administrativas reportarán a la Gerencia de Activos Fijos, a fin de que las mismas se reemplacen.

7. Las etiquetas se colocarán preferiblemente en la parte lateral derecha, a excepción de:

a. Sillas, sillones, sofá́, taburetes de cajeros, en la parte inferior trasera del asiento.

b. Los archivos, en la parte frontal derecha.

c. Las serigrafías, en la parte posterior e inferior derecha.

8. Las etiquetas se colocarán preferiblemente en la parte lateral derecha, a excepción de:

a. Equipos de comunicación, en la parte frontal derecha.

b. Los ATM, en la parte posterior derecha.

9. En caso de PC, se etiquetaran el monitor y el procesador con número de M/E diferentes. El mouse y el teclado no se etiquetarán, el costo de los mismos se cargarán al procesador.

10. En los vehículos de motor las etiquetas deben colocarse en la parte interior lateral derecha de la gaveta o guantera del tablero.

IV. PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACTIVIDAD

Gerente de Activos Fijos

1. Recibe del Encargado de Almacén correspondiente de la Dirección de Suministros, documentación de los M/E adquiridos. Esto es copia de: orden de compra, factura y/o conduce, formulario “Traslado Mobiliario, Equipos y Obras de Arte, SU- VAR-203”, si aplica, y fotos, en caso de obras de arte.

2. Remite documentación de los M/E recibidos al Técnico de Activos Fijos.

Técnico de Activos Fijos

3. Recibe la información de los M/E recibidos y el archivo de foto de la obra de arte, si aplica.

4. Configura archivo fotográfico en el lector óptico y lo guarda para fines de control.

5. Digita en el Sistema de Activos Fijos (SAF) los datos de cada M/E recibidos, con su correspondiente Tipo, Grupo y Sub-Grupo y demás especificaciones.

6. Ingresa al Software Label Matriz, elige el código de la Oficina o Área. Selecciona la carpeta del archivo donde se registró el M/E.

7. Despliega en la opción Data Grid todos los M/E de esa Oficina o Área Administrativa.

8. Selecciona la opción buscar del M/E a etiquetar. La pantalla le mostrará el número del M/E y el campo para especificar el código a manera de búsqueda. Luego el sistema indicará el M/E encontrado, sombreado.

9. Selecciona la opción print one para imprimir la etiqueta con el número de M/E y su descripción.

10. .Entrega las etiquetas al Gerente de Activos Fijos, para verificación.

11. Coloca las etiquetas en los M/E.

Gerente de Activos Fijos

Para el caso de entregas remotas de los M/E:

12. Coordina la visita a la Oficina o Área, a fin de colocar las etiquetas correspondientes.

V. REGISTROS /ANEXOS

N/A

VI. DISTRIBUCIÓN

Este documento será de dominio de todo el personal del departamento de activos fijos.

Revisado Por: MICHELLE NÚÑEZ BODDEN

Aprobado por: CECILIA PERALTA

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