CHARLA EN INGLES

Oficio

Es un instrumento oficial por medio del cual se puede: Solicitar o rendir informes, acusar recibo, trasmitir disposiciones u ordenes, etc. Su redacción debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial, referente a la estética, puntuación, redacción, etc.

Cuando en el oficio se tratan dos o más asuntos, se aconseja separarlos en párrafo distinto cada uno, porque esto ofrece mayor rapidez en el trámite y resolución del mismo.

El oficio es un instrumento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o a diversos funcionarios entre si, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones. Es usado entre jefes de alta categoría y de subalternos a jefes. En su contenido se tratan asuntos de importancia, pudiendo dar origen a formar expediente.

Por medio del oficio se pueden hacer solicitudes, rendir informes, acusar recibo, trasmitir disposiciones u ordenes, etc. Generalmente se aplica para informar alguna disposición relacionada al servicio.

Este instrumento deberá contener destinatario. Los elementos que forman el oficio son:

• Numero de oficio y referencia.

• Lugar y fecha.

• Destinatario.

• Identificación del titulo y cargo de las personas a quien se dirige el oficio.

• Vocativo.

• Contenido o cuerpo del oficio.

• Despedida.

• Firma y cargo de quien envía.

• Indicadores de archivo. Copias a otras autoridades u oficina. Correlativo.

El oficio es un instrumento que se utiliza para dirigirse a otras personas de menor rango o mayor rango o viceversa.

Este instrumento se aconseja utilizarlo en el sistema educativo y lo puede utilizar el Director del plantel educativo, para dirigirse a los subalternos de la empresa educativa a su cargo, cuando se dirija a las autoridades del Ministerio de Educación, supervisores Educativos, Capacitadores técnico pedagógicos, Capacitadores técnico administrativos y viceversa.

Ejemplo de oficio:

MINISTERIO DE EDUCACIÓN

DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL

DE EDUCACIÓN

GUATEMALA C. A.

Oficio No. DDEG-25-2008.

Ref. FCR/Pivaral

Guatemala, 21 de mayo de 2008.

Lic. Mynor Estrada Bolaños

Coordinador del Sector Oriente

Departamento de Guatemala.

Distinguido Licenciado Estrada Bolaños

La presente tiene el objetivo de informarle que usted, ha sido designado para participar en la Conferencia Mundial de la Educación para la Paz, que se realizara en la Universidad de Salamanca, España, del 1 al 14 de septiembre del presente año, por lo que puede ingresar sus documentos a la Unidad de Relaciones Publicas de esta Dependencia Ministerial, lo mas pronto posible.

Es necesario que nos presente el tema a disertar en tan magno evento, por lo que también deberá proporcionarnos a mas tardar el 28 de septiembre, copia de los temas que usted escogerá, así como el material necesario para proporcionar a los participantes en el mismo.

Lo anterior con el fin de preparar con oportunidad, las carpetas para su conferencia y el viaje que la Unesco le concede.

Aprovecho de nuevo la oportunidad para felicitarle y ratificarle mis saludos y respeto.

Lic. Fredy Cardona Recinos

Director Departamental de Educación

Cc. archivo

Estructura de una carta comercial

I. Encabezamiento

1. Membrete

2. Fecha

a) Tratamiento y título del destinatario

b) Nombres y apellidos del destinatario

3. Dirección

4. Asunto o referencia c) Señas

5. Línea de atención d) Lugar de destino

6. Saludo

II Cuerpo de la carta

7. Introducción

8. Ideas fundamentales o asuntos de la carta

9. Despedida

10. Ante firma

11. Firma a) Firma autógrafa

b) Reproducción de la firma

c) Cargo, posición u otros datos del firmante.

III. Otros elementos

12. Iniciales identificadores del que redacto, firmo o escribió la carta.

13. Visado

14. Anexos, inclusos, adjuntos.

15. Post-scriptum. (Post – data)

16. Nota Bene

17. Vale

18. Indicadores de copias

19. Continuación en la página siguiente, segunda, terceras, etc. Paginas. (5:11)

A continuación se presentan los diferentes estilos de cartas que se utilizan comúnmente en el medio oficial:

Carta estilo bloque extremo y puntuación Standard

Guatemala, 7 de agosto de 2008

Señora Directora

Colegio de Ciencias Comerciales

5ª. Avenida 2-24 zona 1

Apreciable Directora:

Es un gusto, dirigirme a usted con el propósito de felicitar a su tan distinguido Centro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor, promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante para el conocimiento y la globalización.

Importante es también agradecerles por la colaboración y el empeño puesto de manifiesto, para que las mismas se adapten al currículo y toda ayuda será bien recibida por este despacho.

Agradeciendo su desinteresado apoyo,

Lic. Fredy Cardona Recinos

Supervisor Departamental

Carta estilo semibloque y puntuación abierta

Guatemala, 7 de mayo de 2008

Señora Directora

Colegio de Ciencias Comerciales

5ª. Avenida 2-24 zona 1

Apreciable Directora:

Es un gusto, dirigirme a usted con el propósito de felicitar a su tan distinguido Centro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor, promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante para el conocimiento y la globalización.

Importante es también agradecerles por la colaboración y el empeño puesto de manifiesto, para que las mismas se adapten al currículo y toda ayuda será bien recibida por este despacho.

Agradeciendo su desinteresado apoyo

Lic. Fredy Cardona Recinos

Supervisor Departamental

Carta estilo bloque y puntuación completa

Guatemala, 7 de mayo de 2007.

Señora Directora,

Colegio de Ciencias Comerciales

5ª. Avenida 2-24 zona 1,

Apreciable Directora:

Es un gusto, dirigirme a usted con el propósito de felicitar a su tan distinguido Centro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor, promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante para el conocimiento y la globalización.

Importante es también agradecerles por la colaboración y el empeño puesto de manifiesto, para que las mismas se adapten al currículo y toda ayuda será bien recibida por este despacho.

Agradeciendo su desinteresado apoyo,

Lic. Fredy Cardona Recinos

Supervisor Departamental

Carta estilo colgante y puntuación completa

Guatemala, 7 de febrero de 2007.

Señora Directora,

Colegio de Ciencias Comerciales

5ª. Avenida 2-24 zona 1,

Apreciable Directora:

Es un gusto, dirigirme a usted con el propósito de felicitar a su tan distinguido Centro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor, promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante para el conocimiento y la globalización.

Importante es también agradecerles por la colaboración y el empeño puesto de manifiesto, para que las mismas se adapten al currículo; toda ayuda será bien recibida por este despacho.

Agradeciendo su desinteresado apoyo,

Lic. Fredy Cardona Recinos

Supervisor Departamental. (5:14)

Los instrumentos por medio de los cuales se puede dar respuesta a los oficios son:

Una providencia administrativa Una providencia resolutiva

Un informe Un informe formal

Un informe mensual Una resolución Administrativa

Una resolución O un acta.

Providencia

Una providencia es un instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trámite para resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial existen dos clases de providencia.

Providencia resolutiva

En ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita,

Ejemplo

MINISTERIO DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL COORDINACIÓN SECTOR NORTE

---DINACIÓN SECTOR NORTE, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, GUATEMALA, VEINTITRÉS DE MAYO DE DOS MIL OCHO.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ASUNTO: MILDRED ESPERANZA GARCÍA PÉREZ, Director de la Escuela Nacional Urbana Mixta de la Colonia Santa Faz, Municipio de Chinautla, Departamento de Guatemala, solicita: Incremento en cuota para aporte de limpieza y seguridad, para el establecimiento en mención para el año dos mil nueve, por la cantidad de Q. 3.00 por cada alumno que se inscriba en el establecimiento, ante la comisión de finanzas de esta escuela, adjunto doce folios como constancia de ingresos y gastos realizados durante el semestre de enero a junio dos mil siete.

PROVIDENCIA No. 240- 5, 2008.

Analizada la solicitud, y sobre la base del acuerdo ministerial No. 185 artículos Nos. 12, 13, y 16: se autoriza el incremento a la cuota extraordinaria por un monto de Q.3.00 (tres quetzales exactos) destinada para la seguridad y limpieza del establecimiento para el ciclo escolar dos mil nueve, quedando bajo el control de la comisión de finanzas, el buen uso del mismo, realizando una asamblea para comunicarlo a los padres de familia, previo al cierre del ciclo escolar

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