Dragón Boreal Es Muy Fuerte

encabezamientos tales como: Abonos, Acumulaciones, Ajustes y Asignaciones.

CUANTO SU UTILIZA EL ARCHIVO POR ASUNTO

Algunos registros, tales como la tarjeta de inventario, se prestan en sí mismas para ser organizados por asuntos por que se refieren principalmente a artículos. Otros documentos, entre los cuales las pólizas de seguro son un buen ejemplo, pueden ser archivados por nombres, número o materia. Aun otros tales como los cheques, de ninguna manera se pueden ordenar con base a una materia, porque no se refieren a un asunto en particular. A continuación presentamos varias situaciones en los cuales los registros están organizados por materia.

1. Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa. Por ejemplo, los registros de inventario de una compañía que venden dulces al por mayor, pueden ser organizados según las clases de productos de confitería: Barras de dulce, confites sueltos, chocolates de fantasía, glaseados, etc.

2. Cuando es probable que los archivos sean solicitados por el asunto a que se refieren. El gerente de publicidad de una compañía productora de cuero seguramente le pedirá a su secretaria “el contrato de publicidad de nuestra nueva línea de maletines de mano”, en vez de “el contrato de publicidad la agencia globo”, o “nuestro contrato No. 5-279 del 4 de marzo”. El contrato deberá ser archivado, entonces, bajo el encabezamiento publicidad-contratos-maletines.

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