Excel 2010

Buscar- Extraer - Ordenar

Excel 2010 Clase 7-8

La función JERARQUIA la puedes hallar dentro de la Biblioteca de funciones dentro de la categoría de funciones Estadísticas tal como se ve en la imagen anexa:

La sintaxis de la función es como se muestra en la siguiente imagen:

Número: Es el número o referencia de cuya jerarquía (clasificación) deseas conocer.

Referencia: Es una matriz de una lista de números o una referencia a una lista de números. Los valores no numéricos se omiten.

Orden: Es un número que especifica cómo clasificar el argumento número.

• 0 (cero) Orden Descendente (De mayor a menor)

• 1 Orden Ascendente (De menor a mayor)

La función DESREF la podemos hallar dentro de la Biblioteca de funciones en la categoría Búsqueda y referencia tal como lo vemos en la imagen anexa:

DESREF arroja como resultado un valor que refiere a una celda única o a un rango de celdas en específico partiendo de los datos de entrada que le suministremos.

Podemos apreciar a través de la siguiente imagen su sintaxis:

Veamos en detalles cuales son sus argumentos:

Ref: es la celda o punto de referencia donde iniciamos el desplazamiento o en otras palabras es nuestro punto de partida para hacer la referencia a una celda o rango en particular, ref debe referirse a una celda o rango de celdas adyacentes; en caso contrario, DESREF devuelve el valor de error #¡VALOR!.

Filas: es el número de filas a donde queremos desplazarnos a partir de ref, dependiendo si el valor es negativo nos desplazamos hacia arriba si el valor es positivo nos desplazamos hacia abajo

Columnas: es el número de columnas a donde queremos desplazarnos a partir de ref, dependiendo si el valor es negativo nos desplazamos hacia la izquierda si el valor es positivo nos desplazamos hacia el lado derecho.

Alto: es el alto en número de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El alto debe ser un número positivo.

Ancho: es el ancho en número de columnas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El argumento ancho debe ser un número positivo.

Algunas consideraciones que se deben tomar en cuenta:

• Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia más allá del borde de la hoja de cálculo,DESREF devuelve el valor de error #¡REF!

• Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados serán los del argumento ref.

Es importante acotar que la sintaxis de la función DESREF va a depender si queremos que la función nos devuelva una referencia de una celda o un rango de celdas, ya que cuando usamosDESREF para referirnos a una celda omitimos los argumentos “alto” y “ancho” los cuales solo se emplean cuando queremos referimos a un rango de celdas.

Veamos a continuación algunos ejemplos que nos permitan comprender mejor esta función:

La función de Excel BUSCARV. El significado de la “V” en el nombre de la función refiere a que hace una búsqueda vertical (en Excel 2010 esta función cambio de nombre a CONSULTAV); en la imagen anexa podrás observar de forma sencilla cual es la sintaxis de esta función que puedes encontrar dentro del grupo de funciones de.

Viéndola desde un punto de vista mas simple la función BUSCARV se puede traducir en:

=BUSCARV(¿Qué criterio referencial deseas buscar?;¿Dónde buscas ese criterio referencial?;¿El valor de qué columna quieres que te muestre?;¿Quieres que el valor sea exacto o aproximado?).

Estructura de la función de Excel BUSCARV

Valor_buscado: se entiende como el criterio que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.

Matriz_buscar_en: Dos o más columnas de datos. Usa una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado.

• Es importante resaltar que al momento de seleccionar la matriz donde buscaremos la información, el valor referencial debe estar en la primera columna.

Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes

Indicador_columnas: Es el valor del número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es:

• Si es inferior a 1, la función Excel BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!

• Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, función Excel BUSCARV devuelve el error #REF!

Ordenado: Es el valor lógico que especifica si la función Excel BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:

• Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.

• Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados según un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que la función Excel BUSCARV no devuelva el valor correcto. Para obtener más información.

• Si es FALSO, la función Excel BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.

La función INDIRECTO (INDIRECT en inglés), es bastante rara. Es muy difícil identificar para qué la usarías hasta que la necesitas.

Su función, según la ayuda de Excel es: “Devuelve la referencia especificada por una cadena de texto.” (¿¿¿???)

INDIRECTO(Referencia; [opcional: Tipo de Referencia])

Donde:

• Referencia: Texto de una referencia del tipo A1 o R1C1 (es decir, con la “dirección” de la celda.

• Tipo: Valor lógico que indica el tipo de referencia:

o VERDADERO u omitido: Referencia del tipo A1

o FALSO: Referencia del tipo R1C1

Ejemplo

Combinación de Comandos de Búsqueda y Formularios

En muchas ocasiones nos encontramos trabajando con múltiples listas desplegables en una misma hoja de cálculo que ocupan un espacio que podríamos aprovechar para otros fines; en nuestra experiencia este suele ser un molesto inconveniente cuando se trata de diseñar paneles de control, desde Excel con controles de interactividad que permitan explorar múltiples fuentes de datos, instrumentos en donde por premisas de diseño debemos aprovechar al máximo cada espacio disponible, dándole siempre el mejor uso posible.

Afortunadamente de una forma muy sencilla podemos forzar que una lista desplegable cambie automáticamente a partir de nuestra selección en una combinación de botones de opción (también disponibles en los Controles de Formulario), los cuales ocupan considerablemente menos espacio. En este Ejemplo detallaremos como hacerlo partiendo de tres sencillos pasos a seguir:

1. Preparar nuestra hoja de cálculo.

2. Insertar y configurar nuestros botones de opción.

3. Insertar y configura nuestra lista desplegable múltiple.

El resultado final que obtendrán al aplicar nuestras instrucciones deberá ser muy similar al de la imagen anexa:

Paso 1: Preparar nuestra hoja de cálculo.

Nuestro primer paso será preparar nuestra hoja de cálculo para los cambios que vamos a realizar. Para este fin tan solo es necesario que seleccionemos tres celdas de nuestra preferencia en donde alojaremos tres datos que serán de importancia para crear nuestra lista desplegable múltiple en Excel:

• Una celda para cargar los datos de selección de nuestro botón de opción

• Una celda para cargar la dirección de referencia de los datos a mostrar en nuestra lista desplegable múltiple.

• Una celda para cargar los datos de la selección una vez que se comience a interactuar con nuestra lista desplegable múltiple.

En nuestro caso seleccionamos las celdas D3 , D4 y D5 de nuestra hoja de cálculo, trabajando con una tabla configurada de C7 a E19, tal como lo pueden apreciar en la imagen anexa:

Para un manejo más sencillo de la formulación asignaremos un nombre a la celda en la que cargaremos los datos que nos indican que botón de opción se encuentra seleccionado. Para ello recuerda que solo debes acceder a la ficha Fórmulas, sección Nombres definidos, icono Asignar nombre a un rango:

En el cuadro de diálogo que te aparecerá asignarás cual es el nombre que deseas asignar, a que ámbito se refiere, un comentario entorno a para que serás empleado y a que

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