Informatica

Unidad 2

Manejo básico de una Hoja electrónica de cálculo

2. INTRODUCCIÓN A LAS HOJAS ELECTRÓNICAS DE CÁLCULO

Una hoja electrónica de cálculo le permite al usuario crear archivos a los que también se les llama libros, esto es porque pueden contener varias hojas, en estas que se pueden elaborar una gran infinidad de formatos de tablas, con datos numéricos principalmente, así como la realización de operaciones matemáticas a través de formulas y funciones predefinidas; obtención de gráficas e inserción de otros elementos.

Principales Versiones

Office Excel 97, 2000, XP, 2003, 2007 y 2010.

Formas del apuntador del mouse en la ventana

APUNTADOR DESCRIPCIÓN

Seleccionar objetos o elementos (barras, menús, opciones, botones, etc.).

Mover y acomodar la barra de menús y las barras de herramientas.

Escribir en el cuadro de nombres, barra de formulas o con doble clic en las celdas.

Seleccionar elementos en la hoja activa (una celda, rangos de celdas y toda la hoja).

 para seleccionar una columna o varias y  para seleccionar una fila o varias.

Cambiar el ancho de columna (haciendo clic sostenido).

Cambiar el alto de fila (haciendo clic sostenido).

Mover el contenido de una celda o rango de celdas a otra(s) celda(s).

Copiar el contenido o la fórmula de la(s) celda(s) seleccionadas hacia las celdas contiguas, en una de las cuatro direcciones.

Modificar el tamaño de las imágenes (apuntando a alguno de los nodos de las esquinas).

Elementos de trabajo

 LIBRO: Es cada archivo que se crea en este programa, inicialmente tiene tres hojas y se pueden insertar las que se necesiten hasta 256 en total.

 HOJA: Es toda el área cuadriculada, formada por: 16,384 columnas y 1,048,576 filas; por lo tanto, tiene 17,179,869,184 celdas.

 PÁGINA: Es una cierta área de impresión (los tamaños más comunes: carta y oficio).

 COLUMNA: Grupo de celdas VERTICALMENTE (están rotuladas con letras desde la A hasta la XFD).

 FILA: Grupo de celdas HORIZONTALMENTE (rotuladas con números desde la 1 hasta la 1048576).

 CELDA: Intersección de una columna con una fila (A1, B5, F20, AM84, R12345, IV65536, XFD1048576, etc.)

Formas de seleccionar (sombrear) elementos en la hoja de cálculo:

a) Una celda:

b) Varias celdas:

Ratón: clic en la celda donde desees colocarte, con la forma del apuntador .

Teclado: moviéndose con las teclas de las flechas , , , .

Cuadro de nombres: clic en este cuadro, escribir el nombre de la celda y enter.

Ratón: clic sostenido para sombrear las celdas que se quieran seleccionar.

Teclado: presionar la tecla shift y sin soltar presionar , , , .

Cuadro de nombres: escribir el nombre de la primera y la última celda, separadas con “dos puntos”, Ejemplos: A2:F15, B5:B19, A7:G7; D10:AR5412, etc.

c) Una columna o fila:

d) Varias columnas o filas:

e) Toda la hoja:

f) Rangos separados:

Clic en el encabezado de la col o fila que se desee seleccionar  

Ejemplos:





Clic sostenido en los encabezados de las columnas o filas que se desean seleccionar.

Clic en el botón para “sombrear” o seleccionar toda la hoja

Sombrear el 1er rango (con cualquiera de las tres formas), y para sombrear otros que no están junto a éste, presionar la tecla CTRL, y sin soltarla sombrear los otros rangos, pero únicamente ¡con el ratón!

ESCRITURA DE DATOS EN LAS CELDAS

Para escribir en una celda, solo hay que colocarse en ella y empezar a teclear. Observe como en el momento de empezar a escribir en una celda, varios de los botones de las barras de herramientas quedan “inhabilitados” (es decir, que no se pueden utilizar mientras el cursor esté parpadeando en una celda o en la barra de fórmulas), es hasta que se oprime la tecla Enter que la palabra o frase queda colocada en esa celda y con ello los botones vuelven a “habilitarse”. En caso de que se esté escribiendo algo y el usuario no desea que se quede en esa celda la palabra o frase, entonces en vez de utilizar la tecla de borrar hacia atrás, simplemente debe oprimir la tecla ESC, y con eso se cancelará lo que estaba escribiendo.

MODIFICACIÓN DEL CONTENIDO DE CELDAS

Cuando las celdas ya contienen datos, ya sean palabras, frases (o fórmulas), se puede modificar su contenido usando una de las dos formas siguientes:

a) Si se desea escribir algo diferente, basta con colocarse en esa celda y comenzar a escribir; y en ese momento se sustituirá lo que había, por lo nuevo que se escriba y oprimir Enter.

b) Si lo que se desea es añadir algo, sin quitar lo que ya contiene, solo hay que colocarse en la celda y dar clic en la barra de fórmulas y ahí corregir, añadir, adicionar, o agregar lo que se necesite.

FORMAS DE HACER LAS OPERACIONES DE CÁLCULO EN LAS CELDAS:

Las operaciones de cálculo en Excel se hacen a través de formulas, las cuales se construyen por una de las dos formas siguientes o la combinación de ellas:

1a Se coloca en la celda donde desea que aparezca el resultado, se escribe el signo igual, se hace clic a la primera celda que intervendrá como operando (aparece el nombre de la celda, nota: a esto también se le llama hacer referencia a la celda), en seguida se escribe el operador necesario, luego clic a la siguiente celda y así sucesivamente hasta terminar con la última celda.

Ejemplos: estando en A5 =A1+A2+A3+A4, en G1 =A1+B1*C1-D1/(E1+F1), en A6 =(A1+A2+A3+A4)/4, ... etc.

Nota: Como el usuario puede observar, cuando intervienen más de dos operandos y más de un operador en la fórmula; esta cumple con lo que se llama en Excel, jerarquía de operadores, cuya tabla se muestra a continuación: ------> Es decir, primero se van a realizar las operaciones que se encuentren entre paréntesis, posteriormente las funciones que se hayan utilizado (estas se explican en seguida), luego las divisiones y/o multiplicaciones y por último las sumas y las restas, en orden de izquierda a derecha.

JERARQUÍA DE OPERADORES ARITMÉTICOS

OPERADOR DESCRIPCIÓN EJEMPLO

( )

Funciones

^

/ , *

+ , –

& Paréntesis

Operaciones predefinidas

Exponenciación

División, Multiplicación

Suma, Resta

Concatenación (A5*(B5+D5))

SUMA(E5:E10)

A10^B10

F5*G2, R4/M6

F2+G3, H5-J7

C5 & B6

2a Utilizando las funciones (que son: conjuntos de operaciones predefinidas por el programa para facilitarle al usuario la realización de los cálculos). Se coloca en la celda donde desea que aparezca el resultado y sin necesidad de teclear el signo igual, se da clic en Menú Insertar – Función, o en el botón pegar función de la barra de fórmulas; al abrirse el cuadro de diálogo de Insertar función, se elige la categoría y el nombre de la función, se da clic en Aceptar, y se mostrará ahora un “cuadro gris”, con rectángulos para escritura que es donde se ponen los argumentos (parámetros o valores que van dentro de los paréntesis) haciendo clic con el ratón a las celdas que intervendrán en la operación, al terminar de poner los argumentos, se da clic en Aceptar; en seguida aparece el resultado en la celda, y en la barra de fórmulas se puede observar (y/o modificar si fuera necesario) la formula que quedo construida con el nombre de la función y sus argumentos dentro de los paréntesis.

Ejemplos: estando en A6 =SUMA(A1:A5), o estando en A7 =PROMEDIO(A1:A5), estando en F10=hoy(), etc.

Nota: Todas las funciones llevan paréntesis, aunque algunas no lleven argumentos.

R E S U M E N D E L A S P R I N C I P A L E S F U N C I O N E S

FINANCIERAS FECHA Y HORA

SLN

TASA

TIR

TIRM

VA

VF Depreciación por método directo de un bien en un período dado.

Tasa de interés por período de un préstamo o una anualidad.

Tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo.

TIR para una serie de flujos de efectivo, considerando costos al volver a invertir el efectivo.

Valor presente de una inversión; la suma total del valor actual de usa serie de pagos futuros.

Valor Futuro de una inversión basado en pagos periódicos y tasa de interés constantes. AHORA

AÑO

DIA

HOY

MES

Fecha y hora actuales.

El año de un formato de fecha.

El día de un formato de fecha.

La fecha del día.

El mes de un formato de fecha.

MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS ESTADÍSTICAS

ABS

ALEATORIO

COMBINAT

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