Mapa Mental

ANEXO 9

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. NOMBRE DE LA OFICINA

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica______________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

2. Fecha de última asignación de funciones___________________________

_____________________________________________________________

3. Acto administrativo____________________________________________

_____________________________________________________________

4. Funciones___________________________________________________

_____________________________________________________________

5. Unidades documentales que tramita_______________________________

_____________________________________________________________

6. ¿Realizan selección y descarte documental?

SI • NO •

7. Sistema de organización de los archivos de gestión__________________

_____________________________________________________________

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?

____ metros

II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

1. Oficina productora_____________________________________________

_____________________________________________________________

2. Nombre la unidad documental___________________________________

_____________________________________________________________

3. Función de la oficina que la genera o la tramita______________________

_____________________________________________________________

4. Caracteres externos:

4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO

Papel • Expediente •

Cinta Magnética • Libro •

Microfilme • Documento simple •

Otro •

¿Cuál?_______________________________________________________

_____________________________________________________________

4.3 Ordenación_________________________________________________

_____________________________________________________________

4.4 Estado de conservación_______________________________________

_____________________________________________________________

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación_________

_____________________________________________________________

6. Trámite Original ______________________________________________

_____________________________________________________________

Número de copias ______________________________________________

7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra

SI • NO •

¿En cuál o cuáles?______________________________________________

_____________________________________________________________

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?_______________

_____________________________________________________________

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite____________________

_____________________________________________________________

10. ¿Con qué periodicidad se produce?

Diaria • 10.2 Semanal • 10.3 Mensual •

Otra • ¿Cuál?__________________________________________________

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo

Establece? ____________________________________________________

...