PROBLEMATICA DEL SISTEMA OPERATIVO DE MLT

Universidad Alejandro de Humboldt

Cátedra: Análisis de Sistema

Sección: AB0609CP

Prof.: Lic. Luis Briceño

PROBLEMÁTICA EN EL SISTEMA DEL

GRUPO MOTORES LA TRINIDAD

Integrantes: Castrillon Jesús C.I. 20.309.339

De Abreu Lila C.I. 11.032.495

Martínez Zuaili C.I. 17.755.526

Pérez Ingrid C.I. 15.487.802

Caracas, 28 de Octubre de 2011

Reseña Histórica Motores La Trinidad

Motores La Trinidad es una empresa que fue fundada en 1967, siempre dedicada a la distribución y comercialización de vehículos, repuestos y servicios.

Desde 1994 a la fecha posee una franquicia con General Motors de Venezuela para comercializar productos Chevrolet, en la zona industrial La Trinidad y el sureste de Caracas.

Motores La Trinidad es un grupo que está formado por un capital netamente nacional, reportando activos superiores a los 10.500 millones de Bolívares, distribuidos en varias sedes que se encuentran ubicadas en las siguientes direcciones:

 Avenida González Rincones, edificio Centroven, locales 2,3 y 4 La Trinidad. (Motores La Trinidad).

 Calle Altagracia galpón S/n calle San Marcial/ Altagracia Urbanización Sorocaima parroquia Baruta. (Motores la Trinidad 2 punto de ventas).

 Carretera los Guayabitos Sector Piedra Azul, edificio Kinky, 3er nivel Baruta. (Motores la Trinidad Servicios).

 Carretera los Guayabitos Sector Piedra Azul, edificio Kinky, 2do nivel Baruta. (Pintucentro Piedra Azul).

 Calle Codazzi Urb. Los Chaguaramos Edif. Motores La Trinidad Servicios Express Loca Vivero P.C. 14. (Motores la Trinidad Servicios Express).

 Calle Chopin, Colinas de Bello Monte, Edif. Chopin. PB (Auto Partes Chopin)

La Junta Directiva de la empresa está conformada de la siguiente manera:

Presidente: Gabriel Lafaverge, Vicepresidente: Elena Rosso de Lafaverge, Director: Thierry Lafaverge, Representante Judicial: Efraín Muñoz, Suplente de Presidente: Laurece Lafaverge, Suplente de Vicepresidente: Elizabeth Lafaverge, Gerente General y Accionista: Carlos Martins, Suplente Representante Judicial: Salomón Levy.

Misión

• Proveer vehículos, repuestos y servicios acordes a la necesidad de nuestros clientes, superando sus expectativas, generando su total entusiasmo a través de la participación de todo el personal de la empresa.

• Promover el desarrollo del talento humano en la empresa, impulsando el entrenamiento oportuno del personal.

• Desarrollar herramientas de gestión ambiental que permitan minimizar el impacto generado por nuestras operaciones.

• Generar un aporte social a las comunidades.

Visión

Crecimiento sostenido en el territorio asignado por la General Motors a fin de conseguir en el largo plazo el liderazgo a nivel nacional.

Liderar en el área Metropolitana en servicio de post-venta y en ventas de vehículos nuevos, logrando la fidelidad de nuestros clientes, para así incrementar los márgenes de comercialización y con ellos la rentabilidad a través de la mejora continua.

Planteamiento del Problema

El grupo Motores La Trinidad está compuesto por 5 empresas independientes, la administración de sus recursos tanto financieros, tecnológicos y humanos lo lleva el departamento de Contabilidad y Finanzas, y Recursos Humanos. Hasta Diciembre del año 2008 se venía trabajando con el sistema llamado SISCAN, que para ese entonces estaba compuestos por 3 módulos básicos e importantes como lo son Recursos Humanos, Administrativo y el Operativo (ventas), por una serie de inconvenientes y mejorar la calidad del servicio a nuestros clientes tanto internos como externos, se planteó la implementación de un sistema llamado INFOAUTO, el cual fue aceptado por los directivos de la empresa y este se puso en práctica desde enero 2009.

El sistema trabaja muy bien desde sus inicios hasta ahora pero con un inconveniente, no tiene módulo de Recursos Humanos por este motivo dicho departamento tuvo que seguir trabajando con el sistema anterior y mensualmente antes de cada cierre se transcriben los asientos.

Para Enero del año 2011 el personal de SISCAN borra la data y nos bloquea el acceso para ingresar al sistema lo cual es ilegal, ya que según los documentos que se tienen, el sistema instalado en nuestras empresas son nuestros, lo que se descarto fue la renovación de asistencia técnica y actualizaciones. Por tal motivo trabajan la nómina por hoja de Excel y todo el trabajo extra que les arroja este inconveniente ha sido muy desgastante para el personal tanto del Dpto. RRHH y Contabilidad.

Posible Solución

Podemos plantear el adquirir un nuevo sistema con el módulo de Administración de Recursos Humanos (Nómina), que pueda ser compatible con nuestro sistema actual donde a través de importaciones de data y trabajando con macros, podamos realizar la consolidación de ambas datas y así unificar las información.

Esto sería un proyecto ideal donde todos los involucrados que participan tendría una carga de trabajo más llevaderos y se mantendrían sistematizados todos los departamentos y contar con la información eficiente y eficaz en el momento oportuno.

Sistema Administrativo que Maneja La Organización

El sistema que actualmente utiliza el Grupo Motores La Trinidad es el llamado INFOAUTO, este sistema contiene varios módulos funcionales que optimizan el desarrollo de las actividades en los departamentos Operativo (Ventas de Repuesto y Vehículo), Servicios, Administración y Contabilidad. Pero dicho sistema no tiene el módulo de RRHH y actualmente trabajan las operaciones en hojas de Excel.

Investigación Preliminar

1. ¿Qué problemas e inconvenientes se produjo en Enero del 2011, con el sistema de SISCAN específicamente con el modulo de Nómina, utilizado por el Dpto. RRHH?

R- La última nómina que se registro en la data de SISCAN fue el 30 de diciembre de 2010, cuando regresamos el primer día hábil de enero comenzamos a recaudar la información de los distintos departamentos operativos, debido que la nómina de la 1era. Quincena tiene mayor dificulta porque pagamos las comisiones correspondientes a las ventas del mes anterior, cuando tenemos la información completa y procedemos alimentar al modulo de nómina para que realice los cálculos correspondientes (fecha estimada de la carga 10/01/2011), nos percatamos que no teníamos acceso al programa, sorprendidos por el inconveniente procedemos a llamar al soporte técnico para saber el motivo del bloqueo, su respuesta a esto fue que al no renovar los 2 años anteriores las actualizaciones y soporte técnico el programa tiene un tipo de alerta y bloquea automáticamente la data que corresponde a dicha empresa y para ese entonces nos exigen el pago de la actualización para proceder a desbloquear y así acceder a la data.

2. ¿Cómo deben solventar el problema a corto plazo, y cuál sería la planificación para tener una posible solución a mediano y largo plazo?

R- Como solo faltaba pocos días para cumplir con el pago a nuestros empleados tuvimos que realizar una nómina de contingencia en Excel, solicitando apoyo al personal de contabilidad para los cálculos de las respectivas deducciones y cargar la información por empleado y les recuerdo que somos un grupo de 5 empresas.

Al solventar la primera quincena teníamos no más de 10 días para una posible solución, una de ellas era culminar la negociación con el personal de SISCAN lo cual fue engorroso debido a la suma de dinero que exigían para actualizar cada una de las compañías, y de hecho la negociación no termino de manera cordial. Comenzamos a evaluar varios sistemas, buscando aquel que nos ayudara a satisfacer las necesidades actuales, que la información fuese confidencial, que el Dpto. de Contabilidad solo trabaje con cifras globales y que este fuese compatible con el sistema actual de las organizaciones.

3. ¿Cuándo estarían ustedes dispuesto a ejecutar algún software que les ayudara a solventar la situación actual, ya que el personal de sistema INFOAUTO les comunicó que no tienen previsto elaborar el modulo de nómina?

R- El personal que integramos el departamento de RRHH, estamos comprometidos profesionalmente con la organización y estamos dispuesto a realizar en cualquier momento la ejecución del software que nos asignen, pero la decisión de elegir el sistema adecuado y cuando debemos ponerlo en práctica es del Directivo, solo nos compete buscar los sistemas que se ajusten a nuestras exigencias, realizar un cuadro comparativo de las ventajas y desventajas de cada uno de ellos y sus respectivos costo.

4. ¿Hay disposición por parte de los Directivos de aceptar un sistema paralelo?

R- La disposición por parte de los Directivos esta en un 100%, aún mas cuando el personal de INFOAUTO les comunico que no tienen planeado a mediano plazo la ejecución de un modulo de nómina. Por tal motivo se plantearon desde un principio la búsqueda de un sistema paralelo confiable y compatible con el actual.

5. ¿Qué requerimientos principales están exigiendo que contenga el nuevo software?

R- Las principales exigencias de los Dpto. de RRHH y Contabilidad son:

• Información confidencial.

• Ejecución a corto plazo.

• Funciones sencillas, donde se capacite al

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