Subtotales en Excel

Subtotales en Excel te permite de forma automática obtener de forma resumida una serie de datos de tu hoja electrónica.

Los subtotales calculados no solo son sumas, sino también promedios, productos, máximos, mínimos,…

Con esta acción Excel te permite realizar un análisis de los datos de forma rápida realizando agrupaciones.

Vas a practicar esta herramienta con el siguiente ejemplo sencillo para que lo comprendas fácil y rápidamente:

Supongamos que dispones de un listado en formato Excel en donde se refleja la información sobre las ventas.

Dicha información se organiza en varias columnas con los siguientes epígrafes: Fecha, Cliente e Importe.

Pasos:

1. Introduce los siguientes datos: En A1 escribe Fecha, en B1 Cliente y en C1 Importe.

2. Da formato a esa fila, pon el texto en negrita, establece un color de fondo a la celda y cambia el ancho de columna a 22.

3. En la columna A desde A2, escribe 2/1/2012, 5/1/2012, 15/1/2012, 25/1/2012, 2/2/2012, 10/2/2012, 12/2/2012, 22/2/2012. En la columna B en B2 escribe Cliente 1, en B3 Cliente 2, Cliente 3 en B4 y en B5 Cliente 4. Copia y pega hasta B9.Ver imagen 1 ampliada.

4. En la columna C escribe los datos de ventas: 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800.

5. Quieres conocer el total de ventas de cada cliente en el mes dado, para ello basta con emplear la herramienta Subtotales incluida en el grupo de trabajo Esquema dentro del menú Datos, tanto en Excel 2010 como en la versión 2007. En Excel 2003 está en el menú Datos, y luego en Subtotales,

6. Previamente tienes que ordenar los datos siguiendo algún criterio, por ejemplo alfabético en la columna Clientes.

7. Pulsa en subtotales y se abre una nueva ventana con tres apartados: Para cada cambio en: escoge Clientes; Usar la función: Suma (casi seguro que tendrás esta opción de serie); Agregar subtotal a: Importe. Todo lo demás lo dejas como esta y pulsar el botón Aceptar.

8. Tu hoja electrónica ha variado de aspecto. En la zona izquierda tienes una serie de símbolos + y en la zona central has obtenido la información que querías: La suma de ventas realizadas a cada cliente.

9. Para quitar los Subtotales, vas a Datos, Subtotales, Quitar todos.

Vas a seguir practicando con este ejemplo y ampliar el conocimiento de Subtotales.

Ejemplo:

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

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