Temas De Computación básica

INDICE

UNIDAD III

1. Combinar correspondencia

1.7 Buscar un registro pág. 3

1.9 Filtrar destinatarios pág. 4

1.10 Ordenar destinatarios pág. 5

UNIDAD IV

1. Esquemas

1.1 Crear un esquema pág.7

1.2 Pestaña de esquema pág.9

1.3 Botones especiales de la pestaña pág.10

1.4 Diferencias entre mapa de documento y esquema pág.12

2. Documentos Maestros

2.1 Botones del documento maestro pág.14

2.2 Crear documento maestro pág.15

2.3 Manipulando documentos maestros pág.17

3. Crear tablas de contenidos, índices

3.1 Insertar marcas de índices pág.19

3.2 Insertar índices pág.19

3.3 Crear tablas de contenido pág.21

BIBLIOGRAFIA…… pág.23

UNIDAD III

1. COMBINAR CORRESPONDENCIA

1.7 BUSCAR UN REGISTRO

Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botón . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene que buscar.

Al hacer clic en el botón aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos a la derecha.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.

Hacer clic en el botón Buscar siguiente.

Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.

La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.

Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y aparece un cuadro de diálogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas características.

Ejercicio:

1.9 FILTRAR DESTINATARIOS

Podemos seleccionar varios tipos de orígenes de información para realizar nuestra combinación de correspondencia, sin embargo existen algunos casos en que nuestra base de datos tiene más registros o más destinatarios que los que deseamos incluir en la combinación. Es por esta razón que Word nos permite realizar una selección o filtrado de los registros que deseamos incluir.

Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinación (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona), primero tenemos que situarnos en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con el icono, a continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado del campo Provincia y se despliega una lista con varias opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores de población.

(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población.

(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo población.

Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que aparecen en la población del origen de datos (en este caso tenemos clientes de Barcelona, Valencia, Madrid y Alicante). Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionará del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la población y los demás no se combinarán.

(Avanzado...) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar que veremos a continuación:

En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. En la primera línea se va formando la primera condición. En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición. En Comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar. Los tipos de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc).

Vacío indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes que no tengan dirección, seleccionamos Campo: dirección y Comparación: No vacío, en

Comparado con: no pondremos nada. En

Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando las comparaciones Vacío o No vacío. Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: nombre igual a Juan, de esta forma sólo aparecerían combinados los clientes de nombre Juan. Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección No vacía, sacaría los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo dirección. Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo. Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar. Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.

Ejercicio:

1.10 ORDENAR DESTINATARIOS

Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por algún campo de combinación e incluso podemos introducir condiciones de filtro para que sólo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos. Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de diálogo

Destinatarios de combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso. También podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por población y dentro dela misma población por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opción (avanzado...), aparecerá el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, a continuación hacer clic sobre la pestaña Ordenar registros.

Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).Para ordenar por más campos rellenar Luego por. En el ejemplo de la derecha saldrían las cartas ordenadas por provincia del cliente y dentro de una misma provincia por población y dentro de la misma población por apellidos. Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.

UNIDAD IV

1. Esquemas

1.1 Crear un esquema

Un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder aplicar un esquema el documento debe estar organizado en niveles, es decir que el documento se pueda dividir en puntos y que en el interior de esos puntos existan puntos secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo claro y sencillo es este curso; el curso está dividido en unidades, cada unidad se va dividiendo en puntos secundarios y algunos puntos se subdividen en puntos a tercer nivel.

Cuanto más extenso sea un documento más interesante es utilizar los esquemas. En un documento corto no es necesario crear un esquema pero un documento largo sin un esquema puede resultar difícil de manejar.

Y con respecto a si sabe Word trabajar con esquemas de forma eficaz lo iremos viendo a lo largo de la unidad y podréis comprobar que con un pequeño esfuerzo adicional nuestros documentos quedarán perfectamente estructurados.

Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.

Y este es el mismo documento en vista de esquema.

A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un esquema disponemos de 2 estrategias:

1 - Crear el esquema antes de redactar el texto del documento.

Así podremos utilizar el esquema como guía e ir redactando el texto de cada punto en el orden que deseemos.

Para aplicar este método:

- Creamos un documento nuevo y nos ponemos

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