Actividades Principales En La Administración De Operaciones

LAS COMPRAS

1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS

Hay que distinguir entre compras y aprovisionamientos. Se diferencia en que las compras forman parte del aprovisionamiento:

* Compras: adquirir bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades necesarias en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio.

* Aprovisionamiento: conjunto de operaciones que realiza una empresa para gestionar de la mejor f horma posible los materiales y artículos necesarios para su funcionamiento:

Determinar o decidir cuáles son sus necesidades futuras.

Planificación temporal de las necesidades

Expresión de las necesidades en términos adecuados.

Buscar en el mercado qué proveedores existen que nos pueden suministrar unos productos capaces de satisfacer las necesidades de las compras.

Compra de los productos que necesitamos

Comprueban que los productos recibidos se ajustan a las condiciones previamente pactadas.

Pago de los productos que recibe.

Las compras comienzan cuando la empresa busca en el mercado los productos necesarios para satisfacer sus necesidades, y termina cuando cesan los derechos y obligaciones establecidos entre comprador y vendedor.

Aprovisionamiento = Compras + Almacenamiento + Gestión de Stock

Existen 3 principios básicos de la gestión de compras, son:

1º) Organización:

Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su función de una forma más eficaz. Para ello, cada componente deberá tener definidas sus misiones y tareas, así como sus objetivos y responsabilidades.

2º) Previsión:

Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en definitiva, estudiar en el mercado qué proveedor existe, los precios de los productos que necesitamos y cuál es su evolución y los objetivos de ahorro.

3º) Control:

Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos. También tiene en cuenta cuál es el coste general de obtener esos objetivos. Se construye un banco de datos sobre los productos y sus costes sobre los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de precio, servicio y entrega.

2. OBJETIVOS DE LAS COMPRAS

Los Objetivos de las compras son:

• Mínimo coste de adquisición: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezca el mínimo coste.

• Mantenimiento del nivel de calidad

• Garantizar la continuidad en el abastecimiento

• Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho más competitiva en el mercado o con sus competidores.

• Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.

Los principales objetivos son los 3 primeros.

Una vez determinadas las características y especificaciones del producto que debemos comprar, habrá que determinar:

• Precio

• Cantidad

• Condiciones de pago (normalmente es aplazado a 30, 60, 90 días)

• Pruebas que debe superar el producto que estemos comprando, para ello, muchas empresas cuentan con departamentos de control de calidad.

• Persona responsable del aprovisionamiento deberá acordar con los proveedores el lugar de entrega de la mercancía.

• Fecha de entrega

• Fraccionamiento de las entregas; lo normal es que cuando se entrega una gran cantidad de producto en una sola entrega éste se fraccione.

• Unidad de entrega y transporte

• Condiciones en las que debe realizarse el transporte.

• Otras condiciones o tratamientos especiales que pueda requerir la mercancía.

3. FASES DE LAS COMPRAS

1. Realización de una serie de operaciones previas a la compra de un producto, dentro de ésta habrá que:

Conocer cuáles son nuestras necesidades en torno a los productos que vamos a comprar.

Determinar las condiciones en que se deben satisfacer esas necesidades de compra.

Seleccionar el surtido, que pueda satisfacer esas necesidades.

2. Preparación:

Investigación de mercados: buscar los proveedores.

Realizamos una preselección de los posibles candidatos

Nos ponemos en contacto con los proveedores y les pedimos que nos hagan una oferta.

3. Realización del Pedido:

Analizar y comparar las ofertas para elegir el mejor o mejores proveedores según nuestra necesidad.

Negociación con los oferentes en aquellos puntos en los que estemos disconformes

Elección del proveedor o proveedores.

Confeccionamos el pedido.

4. Seguimiento (control):

Vigilancia y reclamación de las entregas.

Control cuantitativos (número de unidades que hemos pedido) y cualitativo (con la calidad exigida, en la fecha comprometida,…) de los productos recibidos.

Los productos recibidos se ajustan a lo que viene en la factura.

Proceder a la devolución de aquellos productos con los que no estemos conformes.

5. Operaciones derivadas de realizar una compra:

Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc.

Gestión

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