Administracion Documental

1. Observe la imagen que se presenta a continuación y explique con sus palabras cuál es el procedimiento que se evidencia en la misma.

El procedimiento que evidencio es que se recoge cada dato, después se procesa la información que sea veraz y real para luego transformarlos finalmente en un documento valioso.

2. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de la Administración Documental.

• Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos producto de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares.

Esta es importante ya que acá se maneja información valiosa para cada área o departamento de la empresa con el fin de obtener reportes de esta.

• Documentos contables: Son aquellos registros que sirven como soporte para el registro de las operaciones comerciales que se producen en la empresa, por ejemplo las facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros.

Este tipo de tipología en importante para la empresa ya que en él se registran cada uno de los déficits y ganancias de la empresa y a raíz de esto el gerente se da cuenta si esta es prospera y que a la final sirve como soporte de contabilidad.

• Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos o condiciones físicas o químicas cobran caracteres diferentes en forma y expresión, por ejemplo la sujeción a ciertos formatos específicos como las actas, las certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivística acepta catalogar los documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones como los soportes electrónicos, las imágenes o audiovisuales.

De igual forma son importantes para la empresa debido ah que esta tipología se encarga de guardar las evidencias para cada uno de los actos que se realicen en la empresa lo cual servirán de soportes ya sean electrónicos o audiovisuales.

• Documentos legales: Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos pueden llegar a tener un valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o hecho, por ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida, e incluso registros de pagos y cobros.

Esta tipología es importante ya que en ella se hacen las respectivas actas de conformación de la empresa y por ende también guarda cada uno de los soportes documentales de cada empleado lo cual sirve como prueba de cualquier caso imprevisto o irregularidad que se presente.

3. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.

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