La Administración Documental

1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La Administración Documental es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Es Conjunto de operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación y servicios de todos los archivos de gestión de la Institución. Entonces podemos afirmar que la esencia de la administración documental son los documentos Y que todo documento comprende un contexto, un contenido y una estructura suficiente para proporcionar evidencia de una actividad

La organización en una empresa es indispensable para el éxito y el progreso de la misma, y la administración documental hace parte de esta organización donde se ven involucrados todos los componentes de la empresa para tener toda la información lo más accesibles posible y en un orden donde sea posible llegar a ellos fácilmente y con rapidez sin tener previo conocimiento de la ubicación exacta.

Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas utilizadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

2. OBJETIVOS

Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada

Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.

Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.

Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.

Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados

Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

3. TEMAS ARCHIVISTICOS

La inmensa mayoría de los archivos que existen forman parte de un sistema, no están solos. Una definición sencilla sería la de una sociedad de archivos. La definición más técnica nos el Diccionario de Terminología Archivística: “es el conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión del Patrimonio Documental”.

Administración documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Casilleros: Mueble con varias divisiones para tener clasificados papeles u otros objetos

Clasificación: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección) de acuerdo a la estructura de la entidad

Conservación: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos.

Cronológico: Principio de secuencia útil que consiste en la ordenación de conceptos conforme a la ocurrencia

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