Administracion Documental

Actividad 4

•Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida en esta actividad.

Foro temático correspondiente al cuarto contenido de estudio

a. ¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones internas y externas?

2.1.2. Clasificación

Este paso consiste en separar los documentos en el momento que se reciben, según el tipo de comunicaciones, las cuales se dividen en dos grupos:

 Comunicación oficial

Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación: “son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado”. Este grupo se denomina documentos radicables.

 Comunicaciones personales

Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación: “son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario”. Éstas no generan trámites para las instituciones.

1. COMUNICACIONES OFICIALES

Son todas aquellas comunicaciones internas y externas que son producidas o recibidas, a través de medios magnéticos o físicos, que se generan en pro del desarrollo de las actividades administrativas de determinada organización.

Las comunicaciones oficiales se clasifican en internas y externas, dentro de la unidad de correspondencia, tal y como se explicará a continuación.

1.1. Comunicaciones Internas

Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas o privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.

El procedimiento inicia con la recepción de comunicaciones oficiales internas en cada dependencia y termina con la revisión respectiva; pero no antes de realizar la determinada actividad archivística y su registro en la planilla de distribución. Esto se identifica con la ayuda de códigos, según la dependencia y de forma consecutiva en la Tabla de Retención Documental, permitiendo así realizar seguimientos pertinentes. Por

Índice ende, de las comunicaciones internas se derivan las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas, las cuales se explicarán a continuación.

1.1.1. Comunicaciones oficiales recibidas

Son aquellas que ingresan a las entidades mediante un control establecido como revisión, verificación, registro de datos del destinatario y de origen, para luego realizar el proceso de radicación y distribución a la correspondiente dependencia, brindando el debido trámite de la unidad de correspondencia.

1.1.2. Comunicaciones oficiales enviadas

Son aquellas comunicaciones que son enviadas en soporte físico, la cual contiene el documento original y máximo dos copias del mismo. La original se remite a su destinatario final, realizando el debido procedimiento establecido por cada entidad correspondiente.

1.2. Comunicaciones Externas

Son aquellas comunicaciones que son producidas por la entidad en ejercicio de sus funciones, con destino a personas naturales o jurídicas, independientemente del medio utilizado. Es

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