Administracion Documental

Concepto De La Administración Documental

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

Objetivos:

Partiendo de ese concepto paso a definir los objetivos de la administración Documental.

El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

Los otros objetivos son:

1- Conservar la memoria corporativa.

De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

2- Contribuir a la toma de decisiones.

Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

3- Incrementar la eficiencia organizacional

La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

4- Apoyar a las investigaciones y procesos legales.

Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

Funciones:

La función principal de la Gestión Documental es dar soluciones prácticas y tecnológicas que garanticen la fiabilidad e integridad, y un acceso seguro a la información.

ENSAYO Objetivos De La Administración Documental

OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR A ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La Administración Documental nos enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupo de documentos con el propósito de lograr eficiencia facilitando su utilización y conservación a lo largo de su ciclo de vida.

* El principal objetivo de la Administración Documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

* Proporcionar la información a los usuarios en el tiempo y la forma oportuna, si no se hace, perderá valor como instrumento a hora de la toma de decisiones.

* Utilizar un leguaje concreto y específico pues esto permitirá una rápida interpretación de la información.

* Relacionar los criterios técnicos, es decir, estos deben ser semejantes en las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, cifras o códigos que se van a utilizar.

* Proporcionar información específica y adecuada de los documentos que se requieren, esta debe ser distribuida en cantidad y calidad.

* Garantizar en forma permanente la conservación de los documentos que se archivan.

* Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan

Identifica en tu puesto de trabajo las funciones que realizas y haz una breve descripción de cada una de ellas a partir del tema funciones de la Administración Documental.

En mi último trabajo yo me desempeñaba como asistente de oficina y mis funciones eran:

Realizar llamadas en busca de nuevos clientes concretando citas para un día y hora específica.

Actualizar el archivo de cuentas por cobrar para mirar que facturas estaban vencidas y debían ser cobradas.

Organizar el archivo físico y el archivo del sistema de forma que se pudiera manipular fácilmente y así dar pronta contestación a los documentos que se me pedían.

Hacer facturas teniendo presente el producto y el cliente para así saber la garantía y tiempo de vencimiento de esta.

La administración documental tiene muchas definiciones según lo consultado, pues representa el proceso que se lleva en una oficina o empresa, empezando por que lo queramos o no, el llevar un orden especifico para los documentos que manejamos en la oficina, nos da indicio del saber manejar la información que allí se expresa. ¿Como sabemos de que manera organizar la documentación de la oficina?, Pues según este concepto “el saber controlar, mantener, eliminar, y recuperar la información de toda clase, es cumplir específicamente con el objetivo de administrar la documentación

De esta manera podemos decir que la mejor manera de manejar la información que se procesa en una empresa es tener en cuenta estas acciones para una recopilación de la documentación, y poder acceder a ella cuando se necesite o se requiera, sin ningún imprevisto.

Es así que esta actividad, como lo mencionamos antes encierra muchos procesos en los que por medio de los soportes que pueden ser físicos o electrónicos, en los que se descifran fuentes de información, según los servicios o tareas que genere la empresa, para que de esta manera organizada se de a conocer nuestro archivo o documentación de manera que cumplamos con los objetivos trazados por la compañía.

OTROS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Establecer procedimientos para ejecutar rápidamente, trámites de documentos que se encuentran en proceso.

Proporcionar información veras y rápida de los documentos que tramitan.

Realizar control de documentos que se crean procesan y archivan.

Encontrar medios de recuperación de la información cuando se es necesaria.

Almacenar la documentación de tal manera que esta perdure, y se pueda encontrar

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