Administracion Por Excepcion

INTRODUCCION

Cada día cobra mayor vigencia la necesidad de lograr una mayor productividad y eficiencia en las operaciones empresariales. Así como a nivel de operaciones de manufactura las empresas han logrado generar ventajas competitivas con base en la mejora de productividad y eficiencia en los procesos de producción, las organizaciones están aplicando conceptos similares a los procesos de negocio de inicio a fin (end-to-end process). Las adecuadas estrategias de negocio basadas en administración por excepción, combinadas con las herramientas tecnológicas que apoyan la Administración en Tiempo Real” (Real-Time Enterprise) permiten importantes ganancias en eficiencia, eficacia y competitividad a las organizaciones. Este documento técnico expone los principales elementos y consideraciones sobre una estrategia de Administración por Excepción y plantea algunos elementos fundamentales para ponerla en marcha.

Importancia

La administración por excepción es un concepto que le permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de información y de recursos es permanente, trabajar de una manera más eficiente. Básicamente la idea propone la concentración en lo que está mal o que tiene tendencia hacia ello y no en revisar la totalidad constantemente.

Lo importante es detectar rápidamente los errores en los resultados de las transacciones y los flujos de información entre las diferentes áreas que intervienen en los procesos del negocio. Por lo tanto, es necesario tomar como base un sistema de información transaccional (intercambio de información) para poder establecer una estrategia de Administración por excepción.

Concepto

La administración por excepción es un concepto que le permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de información y de recursos es permanente, trabajar de una manera más eficiente. Básicamente la idea propone que usted se concentre en lo que está mal o que tiene tendencia hacia ello y no en revisar la totalidad constantemente.

La Administración por Excepción se basa en dedicar recursos de la organización para la detección oportuna de transacciones que se encuentran fuera de los parámetros establecidos como permisibles para una operación específica. Por ejemplo, detectar a tiempo un despacho de mercancía que no se encuentra cumplido en un 100%, lo cual puede generar insatisfacción en el cliente. No debería asignar recursos a revisar el estado de todos los despachos, debería tener los mecanismos para poder identificar solamente aquellos que están fuera de los parámetros permitidos. Esto exige tener los mecanismos necesarios para poder identificar oportunamente estas situaciones y alertar a los funcionarios adecuados sobre el hecho en particular. No debo asignar recursos para revisar e inspeccionar todo, debe tener los elementos para poder, de manera automática, identificar situaciones fuera de los estándares permitidos.

Las organizaciones viven en un entorno de permanente flujo de información. Lo importante es detectar de forma oportuna las desviaciones en los resultados de las transacciones y los flujos de información entre las diferentes áreas que intervienen en los procesos de negocio. Una organización que no cuente hoy en día con sistemas de información que por lo menos apoyen sus transacciones críticas de negocio está condenada a morir. Por lo tanto, es necesario tomar como base un sistema de información transaccional para poder establecer una estrategia de Administración por Excepción. Aquellas situaciones que están dentro de los parámetros permisibles no debe ser sujeta a revisión y control, de hecho es una transacción que, si los parámetros de medición están bien establecidos, no debe presentar ninguna falla, entonces para que dedicar recursos para revisar algo que se supone está correcto. Esto es generar desperdicio. Lo que hay que hacer es establecer los mecanismos para que las transacciones que se encuentran fuera de rangos permisibles de operación sean detectadas a tiempo y se tomen las acciones correctivas oportunamente.

¿Cómo se hace?

Para establecer una iniciativa de Administración por Excepción, es necesario definir un modelo de procesos con sus correspondientes indicadores, los cuales permitan identificar que transacciones ejecutadas a través del modelo de procesos están por fuera de los rangos permisibles en los indicadores. Por ejemplo, volviendo el tema de los despachos de mercancía, se puede establecer que por política de la empresa no se puede hacer un despacho que no cumpla por lo menos con un 80% del pedido en cantidades.

Todo despacho que cumpla este parámetro no es necesario verificarlo, pero todo despacho que esté por debajo de este parámetro es necesario revisarlo. Otro ejemplo, relacionado con recursos humanos, todo empleado debe tener una revisión salarial en un lapso de un año calendario y debe ser igual o superior al índice de inflación del año inmediatamente anterior. Se debe poder identificar de manera oportuna aquellos acuerdos salariales que no cumplan con este parámetro. Si no se cuenta con controles a este nivel, que podría suceder?. Pueden haber situaciones con empleados que no han recibido su ajuste salarial a tiempo, o empleados que han recibido ajuste salarial, pero no en el porcentaje de incremento indicado. Esto puede generar problemas para la empresa o puede generar insatisfacción en el empleado que podría llevarlo a considerar que la empresa no es un buen empleador. Que haría normalmente un departamento de recursos humanos para subsanar este problema?. Varias cosas; indicarle a los jefes inmediatos que estén atentos a los cumplimiento de periodos para revisiones salariales (es esta la función de un jefe de grupo?, no, esto es desperdicio). Asignar a alguien en recursos humanos para que genere listados o consultas en el sistema de nómina para revisar en ellos quienes están con próxima revisión salarial y avisar a los jefes respectivos (más desperdicio) y después generar otros listados para revisar los porcentajes de incrementos e identificar posibles errores (más desperdicio). Trabajando bajo un concepto de Administración por Excepción, que se debería hacer?

Contar con un proceso que de forma automática alerte a recursos humanos, al empleado y a su jefe sobre la próxima fecha de revisión salarial, ejecutar el proceso de revisión salarial y tener una alarma automática

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