Administración de inventarios. Comparación de los métodos de inventario

ÍNDICE

CONT. PÁG

INTRODUCCIÓN 2

INVENTARIOS 3

TIPOS DE INVENTARIOS 4

CONTROL INTERNO 4

SISTEMAS DE INVENTARIO 6

Sistema de Inventario Periódico 7

Sistema de Inventarios Continuo 7

COMPARACIÓN DE LOS MÉTODOS DE INVENTARIO 8

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 8

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INTRODUCCIÓN

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los

inventarios en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios.

INVENTARIOS

En contabilidad, el inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario.

En otras palabras un inventario es un conjunto de bienes propiedad de una empresa, que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales en el curso normal de explotación.

TIPOS DE INVENTARIOS

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varia ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es pro eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:

 Inventario de Mercancía compradas a terceros: Este rubro de inventario está compuesto por aquellos bienes que fueron comprados a terceros y que serán destinados la venta sin someterlos a ninguna modificación o transformación.

Este tipo de inventario es propio de aquellas empresas que se dedican a la simple compra-venta de mercancías (empresas comercializadoras).

 Inventarios de Productos Terminados: Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.

 Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado.

Una de las características del inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

 Inventarios de materia prima: Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

 Inventario de Suministros de fábrica: Este grupo de inventario está formado por repuestos y otros materiales similares que, aunque no van a formar parte del producto que se elabora, se hace indispensable su utilización para lograrlo.

 Inventario de envase: Son los recipientes que generalmente son vendidos con el producto que contienen. Por ejemplo: la botella en la que se envasa el aceite, o la lata en la que se vende un refresco.

En el caso de las empresas que venden sus productos en envases retornables, como por ejemplo las bombonas de gas, que siguen siendo de su propiedad, tales envases no forman parte del inventario, sino del grupo de activos Propiedades, Planta y Equipo.

 Inventario de Material de empaque: Se refiere a los materiales que se utilizan como envoltorio o envase del producto elaborado, cuando el costo de tales envases forma parte del precio de venta de tal producto.

Es el caso de las bolsas plásticas en las que se empaca el azúcar, las botellas en las que se envasa el aceite etc. Las bolsas plásticas sin utilizar que para una fecha determinada posea la fábrica refinadora de azúcar y las botellas que posea la fábrica de aceite, formaran parte de sus respectivos inventarios de material de empaque.

En los casos de empresas que venden sus productos en envases retornables que siguen siendo de su propiedad, tales envases no forman parte del inventario de material de empaque sino del activo fijo.

 Inventario de Mercancías en transito: Este rubro está compuesto por aquellos bienes que fueron comprados para la venta pero que, para la fecha del inventario, todavía no han llegado a los almacenes de la empresa.

Para estos bienes puedan ser incluidos en el inventario, es indispensable que el título de propiedad haya sido traspasado a la empresa, este hecho se presenta especialmente en aquellos casos en que la compra de la mercancía se ha hecho en el exterior y que, por ello, el tiempo que transcurre desde que se hace la compra hasta que tal mercancía llega al almacén es relativamente largo por lo que, para la fecha en que se está haciendo el inventario, se encuentra en tránsito.

CONTROL INTERNO

Generalmente los inventarios representan el rubro de mayor volumen del activo circulante. Sin embargo, con frecuencia se observa que se establecen buenos controles, por ejemplo, sobre el efectivo, seguramente pensando en que, por su naturaleza, existe el peligro de que sea utilizado en forma inapropiada, mientras que se descuidan los controles sobre los inventarios.

Sugerimos a continuación algunos de los elementos de control interno que debe ponerse en práctica, con la aclaración de que, cuando estén dándose en ese lugar y momento.

 Las mercancías deben ser protegidas contra perdidas por robo, manteniéndolas en inmuebles debidamente cerrados con sistemas seguros a donde solo podrán accesar las personas autorizadas. El almacén debe estar en unas condiciones tales que evite el deterioro físico de la mercancía.

 Cuando una mercancía ingrese al almacén, debe ser pesada, contada o medida y el resultado obtenido, comparado con lo expresado en la documentación que acompaña ( factura o nota de entrega del vendedor en caso de mercancía comprada a terceros o el informe de producción si se trata de mercancía fabricada por la propia empresa).

 En los casos de despachos, solo se entregara mercancía, mediante la presentación de requisiciones u órdenes de despacho pre numeradas y debidamente autorizadas.

 Deben ser llevados registros de inventario continuo en cuanto a cantidades y valores de todas las mercancías.

 Los registros de inventarios continuos deben ser periódicamente cuadrados con la cuenta de control respectiva.

 Deben ser llevados registros especiales adecuados para controlar la mercancía enviada en consignación, en poder de terceros para procesar, en almacenadoras públicas, etc., así como para controlar aquellas recibidas en consignación o en calidad de préstamo, manteniéndolas segregadas de las que si son propiedad de la empresa.

 Las personas que llevan el auxiliar de almacén, deben ser diferentes a las encargadas de custodiar la existencia de mercancías.

 El mayor auxiliar de almacén debe ser periódicamente revisado con el objeto de encontrar mercancías obsoletas o de poco movimiento.

 Periódicamente debe hacerse un conteo físico de todas las existencias y los resultados deben ser comparados con el mayor auxiliar de almacén y con las cintas de control respectivas.

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