Administración de proyectos

Administración de Proyectos

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

INTRODUCCION

Conoceremos lo que por bien se entiende la administración de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos exitosamente, la cual puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto.

De igual manera definimos en forma genérica que es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo específico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar, etc.) un problema o cosa.

De manera corta y significativa es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

A continuación lo veremos de manera específica, paso a paso de cómo se desarrolla una buena administración de proyectos.

Administración de Proyectos

Se llama proyecto a un conjunto de actividades relacionadas entre sí, que tienen puntos definidos de inicio y final, y cuyo resultado final es un producto o servicio específico.

Los factores de incertidumbre, como el advenimiento de nuevas tecnologías o el momento en que se presentarán ciertos acontecimientos, llegan a modificar el carácter de los proyectos.

Para alcanzar el éxito en la administración de proyectos se requiere la coordinación de tareas, personas, organizaciones y otros recursos, con la finalidad de alcanzar una meta. Tres elementos de importancia primordial son: el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y el sistema de administración del proyecto.

Gerente del proyecto. Tiene la responsabilidad de integrar los esfuerzos de personas pertenecientes a diversas áreas funcionales, con la finalidad de alcanzar las metas específicas del proyecto. El gerente del proyecto también tendrá que especificar cómo se va a realizar el trabajo y asegurarse de que se realicen las contrataciones apropiadas y que, en caso necesario, se imparta la debida capacitación.

Equipo del proyecto. Es un grupo de personas, que con frecuencia representan diferentes áreas funcionales u organizaciones, dirigidas por el gerente del proyecto.

Sistema de administración del proyecto. Se compone de una estructura organizacional y un sistema de información. Hay distintas formas de organizar la estructura de un proyecto, la forma tradicional o funcional, la estructura del proyecto puro, en donde los miembros del equipo trabajan exclusivamente para el gerente de proyecto, y como compromiso medio de estos dos extremos es la estructura matriz, en la cual cada área funcional mantiene la autoridad sobre quién deberá trabajar en el proyecto y qué tecnología se empleará.

El sistema de administración del proyecto proporciona los medios para la planificación integradora y el control del proyecto, y también para formar un cúmulo de información relacionada con el desempeño, los costos expresados en unidad monetaria o el uso de recursos, los efectos de interrelación de los cambios realizados en el programa, así como los tiempos y costo proyectados para la terminación del proyecto.

¿De qué herramientas se dispone para la programación y el control de proyectos?

Generalmente son tres herramientas las que se utilizan:

 Diagrama de red

 Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT)

 Método de ruta crítica (CPM)

En sus inicios los métodos de PERT y CPM eran diferentes en el tratamiento de sus estimaciones del tiempo de actividad, actualmente las diferencias entre ambas son mínimas, así que nos referiremos a ellos de forma colectiva PERT/CPM.

LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales. Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

• La Ingeniería de software es una actividad económica importante, que está sujeta a restricciones económicas y a restricciones no técnicas.

• Los proyectos bien administrados a veces fallan. Los proyectos mal administrados siempre fallan.

. Es importante que los nuevos administradores conozcan todos estos aspectos, debido a que un factor de éxito muy importante para las organizaciones y garantiza que se logren los objetivos del proyecto en el tiempo previsto y con el presupuesto asignado, y entender que la administración de los nuevos tiempos tiene que saber enfrentar los nuevos retos a medida que se organizan y controlan los proyectos individuales.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.

Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.

Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:

* ¿Qué se va a hacer?

* ¿Cuándo se va a hacer?

* ¿Por qué se va a hacer?

* ¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo?

* ¿Qué tan bien se está haciendo el proyecto?

BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La aplicación de la administración de proyectos asegura el adecuado desarrollo y ejecución de sus proyectos evitando o minimizando desviaciones en aspectos importantes como costo, tiempo y alcance, lo cual proporcionará una gran ventaja competitiva al asegurar el éxito del proyecto.

Otros beneficios esperados al implantar la administración de proyectos son los siguientes:

• Lograr la integración de los procesos relacionados en una metodología única que pueda ejecutarse con éxito.

• alcanzar de manera repetitiva los beneficios deseados en diferentes proyectos.

• alentar en la organización una cultura que soporte la Administración de Proyectos.

• visualizar las fortalezas y necesidades de la Administración de Proyectos y los beneficios que pueden alcanzarse a corto y largo plazo.

• desarrollar el currículo en Administración de Proyectos de los empleados para lograr que los beneficios puedan sostenerse mejor.

CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

1. Excelencia en las actividades básicas del día a día: actúa apasionadamente, es optimista, motiva y valora a su gente, demuestra sus valores en pequeños actos con todos, todo el tiempo (honestidad, coraje, perseverancia, lealtad, humildad).

2. Excelencia en relaciones personales: el liderazgo no tiene nada que ver con el cargo o el título, el liderazgo se demuestra con las relaciones interpersonales. Cumple promesas, escucha atentamente, dice la verdad, fomenta el respeto y logra relaciones de confianza duradera y genuina.

3. Adaptación al cambio: Heráclito dijo “Lo único constante en el universo es el cambio”, y eso es lo que pasa en el mundo de los negocios hoy. Los líderes no dirigen personas, sino que tienen actitudes que inspiran a las personas de su entorno y las mueven para actuar.

4. Eficacia personal: se enfoca en lo valioso, prioriza, reclasifica las metas, “para la pelota”, tiene momentos de reflexión

solo o sola.

5. Creatividad e innovación: las ideas se han convertido en la materia prima de los proyectos exitosos, pero no son más

que eso, materia prima. Después de la creatividad e innovación falta la ejecución. Se debe crear e innovar pensando

en la ejecución desde un principio.

6. Ser el entrenador del equipo: aconseja, observa cosas que se pueden mejorar, comparte experiencias pasadas

generosamente. ¿Cómo te das cuenta que eres un buen coach? Si un miembro de tu equipo te pide que presencies una de sus presentaciones al cliente para que le digas qué cosas se pueden mejorar, te está pidiendo que seas su coach.

7. Conciencia social: el proyecto contribuye a la organización, la organización contribuye a la sociedad. Si esos tres

elementos (proyecto, organización, sociedad) no están alineados, ¿para qué trabajas? Una empresa no es simplemente una entidad solitaria que interactúa con pares, sino que se encuentra dentro de una sociedad, dentro de un contexto del que es parte. Si tu proyecto no tiene valores que exceden al ámbito comercial, le falta algo. Es un orgullo generar proyectos

...