Administración documental - definición

ACTIVIDAD 1

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

JUDDY KATHERINE NARVAEZ ORTEGA

PRESENTADO A:

MILAGRO DEL SOCORRO FREND BARBOSA

CURSO

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

FICHA: 1073933

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

POPAYÁN, 2015

1. Seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental,  de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa.

RTA/: La empresa que yo escogí es la Corporación Universitaria Autónoma del Cauca

Punto 1: basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio,  es momento que usted indague en la oficina o unidad que selecciono, acerca de ¿Cómo se aplican  las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad?

RTA/: He escogido La unidad de Archivo y Correspondencia de la Corporación Universitaria Autónoma del Cauca y a continuación indico como se aplican las funciones en esta unidad:

Existe un Comité de Archivo encabezado por el Secretario General, Sección de la cual depende la Unidad de Archivo y Correspondencia, la cual le han otorgado facultades para establecer de acuerdo a la norma GTC 185 el formato de las comunicaciones internas la cual se realiza en letra Arial 12 bloque extremo. La correspondencia está basada totalmente en la norma establecida por el acuerdo 060 de 2001; la unidad de Archivo y Correspondencia tiene un jefe encargado de direccionar a las secretarias para que organicen los archivos de gestión de acuerdo a lo emanado por la Ley 594 de 2000, Ley general de Archivos también cuenta con una auxiliar de Archivo que se encarga del Archivo central y de las transferencias del Archivo de gestión al Archivo Central.

El Archivo Central cuenta con tres Tecnólogas en Gestión Documental y tres Técnicos en Asistencia y Organización de Archivos que se encargan de la clasificación, ordenación y descripción de los documentos transferidos de cada una de  las dependencias, todo basado en las TRD  que están regidas por la normatividad establecida en el acuerdo 039 de 2002.

Punto 2: Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique ¿Cómo se hace la clasificación de los archivos?

RTA/: La clasificación de los archivos se hace por series, subseries y/o asuntos, en cada sección y sub sección  de acuerdo al organigrama de la Universidad.

Por ejemplo la Secretaría general es la encargada de las siguientes subsecciones:

• Control y Registro: que se encarga de la documentación referente al registro de los alumnos, diplomas cambios generados por el ICFES para las carreras  y organización y logística de los grados.
• Unidad de Archivo y Correspondencia: control y registro de comunicaciones internas y externas, conservación y preservación de los documentos de la universidad generados desde el año 1978.

• Organismos Fundadores: La documentación que se clasifica en esta sub sección es referente a la parte de representación legal, gastos grandes de la universidad, documentación correspondiente a convenios con diferentes entidades para las prácticas de los estudiantes y proyectos sociales con el gobierno.

A continuación realizare el proceso que se lleva a cabo en la unidad de archivo y correspondencia en cuanto a la recepción y envío de correspondencia:

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