Archivistica

1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Es de vital importancia comprender que la administración documental en la organización y dentro de cualquier ámbito, es pieza clave para el éxito de cualquier actividad que se realice.

El orden, siendo una característica primordial de la administración documental, permite llegar con facilidad y rapidez a lo que se está buscando. Ahora bien, de acuerdo a la ley general de archivos de Colombia, la Gestión documental es un Conjunto de actividades Administrativas y técnicas interesados en la buena planificación y manejo de los documentos producidos y recibidos por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación.

2. IDENTIFICACION DEL PUESTO DE TRABAJO

EJECUTIVO DE CUENTA: Considero que mi función como ejecutiva de cuenta es una figura clave en la consecución de las campañas y venta, de su valía, vocación y saber hacer puede depender que una cuenta funcione como la seda o sea un cúmulo de desencuentros, que la relación con el cliente sea de confianza o todo lo contrario, que los creativos y demás involucrados en la cuenta le pongan ganas e ilusión o que la vean como una obligación más. Además debo velar porque todos los procesos internos (de producción, facturación y coordinación) funcionen correctamente y en los complicados plazos con los que se trabaja en este sector. En definitiva, una buena campaña suele tener detrás un ejecutivo con talento y que disfruta de su trabajo.

Ahora bien, dentro de mis funciones esta la toma de pedidos de diferentes productos, de la cual se debe llevar un control con los productos como por ejemplo los existentes y agotados, además llevar un registro de los clientes y los productos que van adquiriendo, es decir productos nuevos que se codifican. Continuando con mis funciones, debo llevar un registro y control sobre las facturas que se entregan al cliente y se tiene en la empresa.

Como ejecutivo de cuenta dedo contar con una CARPETA DE VENTAS que incluye la siguiente información:

 Catálogo de los productos de la compañía

 Catálogo de clientes activos, dados de baja y prospectos

 Hoja con la política de ventas, crédito y plazo de cada uno de sus clientes

 Estadística comparativa de ventas año actual vs anterior de cada uno de sus clientes y su territorio en general

 Listas de precios de cada una de sus políticas

 Material promocional como folletos, trípticos, presentaciones en vídeo, etc.

 Por otra parte, los principales instrumentos comerciales y económicos son:

Descuentos sobre el precio de fábrica. El vendedor suele tener asignado un límite máximo de descuento sobre la tarifa oficial a partir del cual debe pedir autorización a su superior.

Rappel por consumo. Según la cultura de la compañía, los rappels pueden concederse sobre consumos trimestrales, semestrales o anuales; sobre la totalidad de las ventas o sobre algunos productos en particular.

 Para hacer el seguimiento de sus ventas, el vendedor cuenta con determinados documentos de análisis proporcionados de manera periódica por la propia compañía, los cuales incluyen los siguientes:

Listado de ventas de clientes comparativo con el mismo periodo del año anterior.

Listado de ventas de clientes comparativo con el objetivo asignado.

Listado de productos, modelos o referencias vendidos en comparación con igual periodo del año anterior. Generalmente, se suelen listar los modelos nuevos o incentivados o para clientes que han descendido en su volumen de ventas.

Listado de retrasos en el cobro e impagados.

Cuando el vendedor puede ayudar a todos para que ellos puedan comprar productos.

QUE MANEJO DEBE DARLE UN EJECUTIVO DE CUENTA A LOS DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTO,

...