ETAPAS DEL DATO Y TIPOLOGIA DOCUMENTAL.

ETAPAS DEL DATO Y TIPOLOGIA DOCUMENTAL

ETAPAS DEL DATO

• RECOLECCION: La recolección se refiere a la actividad en la que se utilizan técnicas  e instrumentos para lograr reunir o recopilar características de  cierta información acerca de un tema determinado.

• PROCESAMIENTO: el procesamiento de datos se refiere al análisis, clasificación y elección de datos en una primera instancia para luego generar una información valida.

• TRANSFORMACION: es el momento en el que se dispone de los datos como información concreta y se ordenan  para que su consulta sea más fácil.

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

IMPORTANCIA EN EL AMBITO EMPRESARIAL

• CORRESPONDENCIA COMERCIAL: este medio de comunicación define la relación de las organizaciones con sus clientes y o proveedores además que representa la buena imagen de la empresa autenticando las actividades que requieren de la misma.

• DOCUMENTOS CONTABLES: estos documentos son de suma importancia pues son la comprobación de las transacciones financieras que se realizan en una empresa.

• DOCUMENTOS ESPECIALES: estos documentos representan información valiosa que se pueden consultar de manera muy especial permitiendo la permanencia de dicha información a través  del tiempo.

• LEGALES: estos documentos es posible que sean los más importantes para una organización pues representa la  LEGITIMIDAD de sus actividades.

APORTE PERSONAL

• La correcta clasificación y ordenación de los documentos en una organización es de suma importancia pues requiere del cumplimiento normas y políticas de la empresa y debe hacerse de manera responsable pues de ello depende su correcto funcionamiento y permanencia.

• Además la constante actualización en este proceso debe ser permanente pues se debe estar a la par de los cambios y avances tecnológicos así como resaltar la importancia de la capacitación de los encargados de las diferentes labores archivísticas.

ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACION

La clasificación y ordenación de los documentos en una necesidad irrelevante para cualquier organización ya que proporciona una estructura documental sólida en la que se puede visualizar la eficiencia de sus empleados y la eficacia de sus procesos además permite en todos los casos mantener una relación profesional entre la empresa y sus áreas funcionales pero también de manera externa a la hora de prestar o necesitar un servicio  

Para realizar una correcta clasificación de los documentos de un archivo se debe tener en cuenta la función que cumple dentro y fuera de la organización se debe por supuesto determinar qué tipo de documento es para luego y según corresponde proceder a ordenarlos.

Los documentos encontrados se clasificaron según sus características físicas o materiales  

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