Mejora Continua

MEJORA CONTINUA

El Proceso de mejora continua es un concepto que pretende mejorar los productos, servicios y procesos.

Postula que es una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad, es necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada paso llevado a cabo. Algunas de las herramientas utilizadas incluyen las acciones correctivas, preventivas y el análisis de la satisfacción en los miembros o clientes. Se trata de la forma más efectiva de mejora de la calidad y la eficiencia en las organizaciones.

En el caso de empresas, los sistemas de gestión de calidad, normas ISO y sistemas de evaluación ambiental, se utilizan para conseguir el objetivo de la calidad.

Requisitos

La mejora continua requiere:

§ Apoyo en la gestión.

§ Feedback (retroalimentacion) y revisión de los pasos en cada proceso.

§ Claridad en la responsabilidad de cada acto realizado.

§ Poder para el trabajador.

§ Forma tangible de realizar las mediciones de los resultados de cada proceso

La mejora continua puede llevarse a cabo como resultado de un escalamiento en los servicios o como una actividad proactiva por parte de alguien que lleva a cabo un proceso.

Es muy recomendable que la mejora continua sea vista como una actividad sostenible en el tiempo y regular y no como un arreglo rápido frente a un problema puntual

Para la mejora de cualquier proceso se deben dar varias circunstancias:

§ El proceso original debe estar bien definido y documentado.

§ Debe haber varios ejemplos de procesos parecidos.

§ Los responsables del proceso deben poder participar en cualquier discusión de mejora.

§ Un ambiente de transparencia favorece que fluyan las recomendaciones para la mejora.

§ Cualquier proceso debe ser acordado, documentado, comunicado y medido en un marco temporal que asegure su éxito.

Generalmente se puede conseguir una mejora continua reduciendo la complejidad y los puntos potenciales de fracaso mejorando la comunicación, la automatización y las herramientas y colocando puntos de control y salvaguardas para proteger la calidad en un proceso.

Maneras para la mejora continua

§ Manténlo simple. (Keep it simple. KIS)

§ Si entran datos erróneos, saldrán datos erróneos. (Garbage in garbage out. GIGO)

§ Confiamos en ello, pero vamos a verificarlo. (Trust, but verify)

§ Si no lo puedes medir, no lo podrás gestionar. (If you can't measure it, you can't manage it)

Reingeniería de procesos

¿Qué es la reingeniería de procesos? Comprendiendo qué es un proceso y cómo este forma parte integral de las empresas e instituciones, cualesquiera sea su naturaleza, es posible entonces llegar a una definición.

Hammer y Champy definen a la reingeniería de procesos como “la reconcepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño tales como en costos, calidad, servicio y rapidez” (Fuente: Institute of Industrial Engineers, "Más allá de la Reingeniería", CECSA, México, 1995, p.4)

Por lo tanto se trata de una reconcepción fundamental y una visión holística de una organización. Preguntas como: ¿por qué hacemos lo que hacemos? y ¿por qué lo hacemos como lo hacemos?, llevan a interiorizarse en los fundamentos de los procesos de trabajo.

La reingeniería de procesos es radical hasta cierto punto, ya que busca llegar a la raíz de las cosas, no se trata solamente de mejorar los procesos, sino y principalmente, busca reinventarlos, con el fin de crear ventajas competitivas osadas, con base en los avances tecnológicos.

Metodología esquemática de Reingeniería de Procesos

Como extremo ideal, se puede establecer una metodología de "papel en blanco", en la que se reinventa toda la estructura y funcionamiento del proceso o de la organización. Se mantienen los objetivos y estrategias básicas del negocio, pero se adopta una libertad total de ideas. Esta metodología se puede restringir aprovechando en mayor o menor medida los procesos ya existentes, haciéndose así un rediseño parcial del proceso.

En cualquiera de los casos, la reingeniería de procesos crea cambios directos y radicales que requieren unas circunstancias en la organización para adoptarse con éxito:

§ Sensibilización al cambio.

§ Planeación estratégica.

§ Automatización.

§ Gestión de Calidad Total.

§ Reestructuración Organizacional.

§ Mejora Continua.

§ Valores compartidos.

§ Perspectiva individual.

§ Comportamiento en el lugar de trabajo.

§ Resultados finales.

Etapas

Las etapas de la reingeniería pueden ser las siguientes:

§ Identificación de los procesos estratégicos y operativos existentes o necesarios, y creación de un mapa (un modelo) de dichos procesos.

§ Jerarquización del mapa de procesos para su rediseño, y determinación de los procesos clave, aquellos que se abordarán primero o con mayor interés.

§ Desarrollo de la visión de los nuevos procesos mejorados.

§ Reingeniería (creación y rediseño) de procesos, realizada por consultores externos, especialistas internos, o una mezcla de ambos.

§ Preparación y prueba de los nuevos procesos (procesos pilotos).

§ Procesos posteriores de mejora continua.

BENCHMARKING

Benchmarking es un anglicismo que proviene de la palabra

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