Pasos Para Realizar Una Conferencia

1. Conocer el publico al que va dirigida la conferencia (en este caso, estudiantes)

2. Fijar el orador y la fecha

3. Reservar el salón

4. Confirmar el orador

5. Lidiar con la administración y la burocracia: Deberías encontrar respuestas a preguntas tales como: ¿Puedes servir comida en

el salón? ¿Y fuera de él? ¿Cómo conseguirás un micrófono o un proyector LCD para el

salón? ¿Cuál es el número máximo de alumnos que pueden estar en el salón? ¿Cómo se consiguen sillas adicionales o un podio?

6. Crear un evento en Facebook

7. Publicidad estratégica: Medios de comunicación (blogs, correos electrónicos, páginas web, artículos de

opinión en periódicos universitarios)

• Facebook

• Universidad (aulas, otros estudiantes, profesores, secretarías de departamento)

• Volantes/ Afiches / Pintatas

Pedirle el correo a todos los asistentes

8. Confirmar la logística: Por

ejemplo, el orador habla durante una hora, hay una ronda de preguntas y respuestas de 15 minutos, y luego se pasa a la reunión informal con los asistentes. Asegúrate de informar al orador sobre la programación del evento.

Confirme los otros aspectos logísticos: catering, proyector LCD, micrófono, etc.

Cualquier otra tarea administrativa que tenía que realizarse, confírmalas mientras todavía

tienen tiempo. Nunca asumas que alguien estará en la misma sintonía a menos que confirmes

9. Último Gran Impulso: Éste es el momento de impulsar la publicidad para el evento por última vez. Deberías hacer esto uno o dos días antes del evento

10. Dia D: Alguien debe encargarse de recoger o recibir al orador.

o Planee con anticipación dónde esta persona estacionará, intercambie

información de contacto y asegúrese de que el orador también conoce el plan.

• Otra persona debe estar a cargo de permanecer en el salón para asegurarse de que

todo esté en orden.

o Pon una mesa para tu organización con volantes y materiales relevantes. Si es

posible, que esté fuera del salón, pero también en el interior incluye ya sea un

estandarte o escribe la información de tu grupo en una pizarra.

• Asegúrate de tener una botella de agua para el orador en el podio.

• En todo momento, alguien debe estar tomando fotografías y documentando el

evento. Puedes utilizarlas para el sitio web de tu grupo, los medios escolares, registros

de asistencia, o simplemente para la posteridad.

• Asegúrate de dejar tiempo para la ronda de preguntas y respuestas. Alguien que

controle el tiempo y pase el micrófono a los asistentes debe sentarse en primera fila

para mantener el evento dentro del tiempo previsto.

• Asegúrate de recoger la información de contacto de todos. No te limites a establecer

un formulario de inscripción en el fondo de la sala. Sé proactivo. Haz que alguien se

pare en la entrada pidiendo a todos los que entren que proporcionen su nombre y

dirección de correo electrónico. Pase una lista de inscripción en una carpeta por los

asientos cuando comience el evento.

• Asegúrate de dar al orador una tarjeta de agradecimiento después del evento.

11. Después del evento: Haz un seguimiento a los asistentes con un correo electrónico al día siguiente agradeciéndoles por venir y dándoles información sobre cómo participar en tu organización. Incluye cosas como el tema de su próxima reunión, el próximo evento, reunión semanal, etc.

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