Que Equipos Y Materiales Se Necesitan Para Archivar

El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 1.- Según la categoría jurídica del producto de la documentación: - Según se trate de entidades públicas o privadas o Archivos Públicos o Archivos Privados En el plano archivístico radica en el diferente tratamiento que adquiere la tercera función de los archivos: EL SERVICIO

2. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 2. Según las funciones desarrolladas por las entidades público o privadas que generan los fondos archivísticos. Así como los organismos o entidades de los que dependen , podemos esbozar la siguiente clasificación.

3. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS En los archivos públicos hay que diferencias: Estatales Central) (dependientes de la Admón Autonómicos (de las CCAA) Locales (Admón.. Local, Ayuntamiento y Diputaciones) Judiciales (Admón. de Justicia)

4. El archivo de la empresa TIPOS DE En los archivos privados mencionar: ARCHIVOS se puden Archivos Personales (generados por una persona particular) Archivos Nobiliarios (procedentes de una casa señorial) Eclesiásticos (Instituciones de la Iglesia) De empresas o cias mercantiles, etc.

5. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS A su vez cada una de estas clases agrupa otra serie de archivos bajo su misma denominación. Dentro de los archivos del estado están los de los Ministerios, los de las Cortes, Audiencias Territoriales, Delegaciones de Hacienda O también otros Simancas, Indias estrictamente históricos:

6. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS Los eclesiásticos a su vez se diferencian: Los catedralicios Diocesanos Parroquiales Monacales Etc.

7. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 3.- Si consideramos el valor predominante de la documentación custodiada y la finalidad de la misma, estaremos ante: Archivos administrativos Archivos históricos

8. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS En los primeros predomina el valor primario y un uso de gestión o administrativo Entre los segundos prevalece el valor secundario de los documentos para un uso cultural o de investigación.

9. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS En muchos casos , en instituciones de gran tradición histórica, como pueden ser los Ayuntamientos sus archivos pueden contener simultáneamente los dos tipos.

10. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS En muchos casos , en instituciones de gran tradición histórica, como pueden ser los Ayuntamientos sus archivos pueden contener simultáneamente los dos tipos.

11. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 4.- Según la edad de los documentos conservados, se pueden diferenciar los archivos de gestión, intermedios e históricos 5.- Atendiendo el ámbito territorial sobre el que tiene jurisdicción el organismo productor de la documentación, se pude considerar la existencia de : archivos locales, provinciales, regionales y generales

12. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 6.- Considerando la clase de documentos: Archivos textuales Audiovisuales Cartográficos Informáticos

13. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 7.- Si por el contrario el elemento característico es a materia especifica de un conjunto de documentos, estamos hablando de los archivos temáticos, cuya naturaleza artificiosa, mas propia de las colecciones, no responde estrictamente al concepto de archivo

14. El archivo de la empresa TIPOS DE ARCHIVOS 8.- Según la posibilidad o no de recibir transferencias documentales, en función de la permanencia o extinción del organismo o entidad productora, puede hablarse de archivos abiertos o cerrados

15. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Un sistema de archivo está formado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite

16. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Carpetas: Se trata de cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo , que indica el contenido de la carpeta. Empleadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidas a un mismo asunto

17. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Carpetas: Por lo general se utilizan dos tipos: Individuales Misceláneas Se decide el tipo a usar, en función del volumen de correspondencia que se recibe, que puede ser de 6 a 12 meses

18. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Carpetas individuales Se asignan a corresponsales activos o personas con las que se mantiene comunicación constante y se hace necesario referirse frecuentemente. Se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria.

19. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Carpetas individuales Dentro de los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos

20. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Carpetas misceláneas Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Contiene papeles de varios corresponsales puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar “temporal” de toda correspondencia.

21. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Guías: Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el titulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los documentos

22. El archivo de la empresa Equipos y materiales para el archivo Rótulo: Titulo que aparece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.

23. Funcionamiento del archivo Al organizar las diferentes fases de un archivo, se clasifica, se ordena, se describe y se instala, de esta manera queda identificado, señalado y reconocido en su totalidad y en todas sus partes En el tratamiento de un archivo, entre la primera fase y la ultima fase aparece, su valoración desde el punto de vista legal, jurídico o informativo, tanto para su conservación como para su eliminación, tanto

24. Funcionamiento del archivo Las diferentes fases de que se compone el tratamiento de un archivo documental son los siguientes: - Identificación: - Valoración - Descripción - Difusión

25. Funcionamiento del archivo -Identificación: Esta fase tiene por objeto la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Con material recogido en esta fase se elaboran los cuadros de clasificación, instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura en el archivo de gestión.

26. Funcionamiento del archivo -Valoración: Consiste en determinar y analizar los valores primarios y secundarios de los documentos, estableciendo plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación.

27. Funcionamiento del archivo -Descripción: La misión de esta fase es la elaboración de instrumentos de información, con objeto de facilitar el conocimiento y consulta de los fondos

28. Funcionamiento del archivo -Difusión: Su objetivo principal consiste en promover y generalizar la utilización de fondos documentales. Así, le corresponde, mediante diferentes actividades, hacer participe a la compañía de la importancia que tienen los archivos, tanto como fuente de información como de testimonio de nuestra historia

29. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Ten presentes una serie de elementos para mantener en optimas condiciones el archivo:

30. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Hay documentación que solo usaremos nosotros, pero la mayor parte de la documentación debe tener un control cuando un grupo de personas (autorizadas) tienen acceso a ella, estableciendo un protocolo de acceso.

31. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Lo ideal es disponer de una ficha de solicitud de la documentación, de esa forma, tendremos controlado que se extrae, quien lo extrae, cuando lo extrae y cuando lo deberá reponer.

32. El archivo de la empresa FICHA DE SOLICITUD DE DOCUMENTACION NUMERO DE REGISTRO:……………………………………………………. Nombre:………………………………………………………………….……….. Apellidos:……………………………………………………………….………… Departamento:………………………………………………………….……… … SOLICITA EL DOCUMENTO:…………………………………………..……. ………………………………………………………….………….REF:………... Fecha de Préstamo:……………………….. Fecha de Devolución……………………… FIRMA DEL INTERESADO

33. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo 2. Toda la documentación deberá estar guardada correctamente, evitando aquellos elementos que puedan deteriorarla tales como la luz, el polvo, la humedad, etc. Si la documentación está guardada en dispositivos digitales se deberán tener siempre copias de seguridad (backup) para paliar posibles perdidas

34. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo 3. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) nos ofrece la normativa en materia de protección de datos que debe reunir documentación que maneja

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