Acta de Requerimientos
Enviado por Abdelvevo cartagena castro • 3 de Noviembre de 2015 • Trabajos • 2.194 Palabras (9 Páginas) • 209 Visitas
Cliente: SIC | Factibilidad Número:101149029 |
Fecha: 28/09/2015 | Área de Tecnología: CRM |
CONTROL DE CAMBIOS | |||
Versión Acta | Fecha Acción | Acción | Responsable de la Acción |
1 | 28/07/2015 | Creación | Daniel Ramírez Bedoya |
ASISTENTES | ||||
NOMBRE | CARGO | ÁREA | ASISTENCIA | FIRMA |
Daniel Ramírez Bedoya | Ingeniero Administrador CRM | Soluciones TI | Si | |
Cristian Albeiro Rojas | Coordinador Proyecto SIC | Si |
1. FINALIDAD DEL DESARROLLO | ||||||||||||
Implementar una solución que permita crear de manera óptima a partir de un módulo las agendas para las citas, además permitirá agendar a los usuarios por medio de varios canales de comunicación, sea desde internet y/o contacto a los asesores del CRM. | ||||||||||||
2. ALCANCE (También definir que no se encuentra dentro del alcance) | ||||||||||||
La implementación permitirá la creación de agendas para la atención presencial de la campaña SIC, para dicha gestión se desarrollarán módulos que serán administrables por los usuarios ‘Administradores’ del sistema que serán los encargados de crear las agendas de atención. (Crear Agenda, agendamiento).
Los ‘clientes’ podrán solicitar sus citas por algún canal de comunicación a los asesores del CRM, dichos asesores podrán agendar por medio un módulo para la creación de citas (Agendamiento), adicional a esto se desarrollará un aplicativo con acceso desde una URL suministrada por Emtelco habilitada las 24 horas (Agendamiento Web), vinculada desde el sitio web de SIC, que permitirá a los ‘Clientes’ ingresar, crear su cita y mejorar la experiencia de los clientes de SIC al momento de solicitar una cita. Para la creación de las citas de deberán tener ambos aplicativos sincronizados, para evitar duplicidad en citas o información errónea en las citas o cuentas de los ‘Clientes’. El agendamiento se realizará como prueba piloto durante 3 meses siguientes a su salida a producción, con el fin de evaluar el comportamiento de la herramienta si cumple las necesidades de SIC de una manera óptima y analizar si su gestión es adecuada y eficaz. | ||||||||||||
3. DEFINICION DE REQUISITOS (Funcionales – RF01 y No Funcionales RNF01) | ||||||||||||
RF1-MÓDULO CREAR AGENDAMIENTO RF1.1 Reglas del Módulo RF1.1.1 Se requiere desarrollar un Módulo en el CRM para la creación de Agendas de forma masiva para cada uno de los puntos de atención llamado ‘Crear Agendamiento’. RF1.1.2 El Módulo ‘Crear Agendamiento’ solo será accedido por los roles de ‘Supervisor y ‘Administrador ’ del sistema CRM y a su vez solo estos roles podrán realizar la creación de las Agendas. RF1.1.3 Al momento de crear las agendas el CRM validará solo los días hábiles, es decir, excluirá los días Sábados, Domingos y festivos. RF1.1.4 El sistema CRM tomará la duración de los intervalos del campo ‘Duración Cita’, es decir, si la duración de la cita es de 30 minutos el horario en intervalos seria el siguiente (ejemplo): 08:00 am - 08:30 am 08:30 am - 09:00 am 09:00 am - 09:30 am RF1.1.5 El sistema CRM deberá crear cantidad de citas según lo especificado en el campo ‘Cantidad de Citas por Intervalo’ (Ejemplo):
RF1.1.6 El Módulo permitirá buscar agendas por los siguiente filtros:
Los resultados de su búsqueda será listada con los siguientes Campos:
RF1.1.7 Inicialmente, los valores para la creación del agendamiento será los siguientes para todas las sedes: Días: Lunes – Viernes Horario: 8:00 am – 10:00 am Duración Cita: 20 minutos Cada valor tendrá su respectivo campo parametrizable para futuras modificaciones. RF2-MÓDULO MAESTRO SEDES RF2.1 Reglas del Módulo RF2.1.1 Se requiere desarrollar un módulo llamado Maestro Sedes’ para la creación de las sedes de atención, el cual permitirá crear todas las sedes o ciudades donde se tendrá atención al cliente y deberá tener una Agenda creada para su programación. RF2.1.2 Los valores ingresados en el módulo de ‘Sedes’ será visualizados en lista en el Campo de ‘Sedes’ que se visualizará en los módulos de ‘Crear Agendamiento’, ‘Agendamiento’ y ‘Agendamiento Web’. RF2.1.3 El Módulo ‘Sedes’ solo será accedido por los roles de ‘Supervisor y ‘Administrador ’ del sistema CRM, y a su vez solo estos roles podrán realizar la creación de las Sedes. RF2.1.4 Las ‘Sedes’ que se encuentren en estado ‘Inactivo’ dentro del módulo no serán visualizadas en la lista de sedes del módulo de ‘Crear Agendamiento’ y no permitirá crear agenda para dicha sede. RF2.1.5 Las Ciudades que inicialmente estarán creadas como puntos disponibles para la atención de citas serán los siguientes:
RF3-MÓDULO AGENDAMIENTO RF3.1 Reglas del Módulo RF3.1.1 Se requiere crear un módulo llamado ‘Agendamiento’ para la creación de las citas solicitadas por los clientes. RF3.1.2 El Módulo estará dispuesto para que los ciudadanos agenden sus citas con el fin de recibir información sobre los siguientes tipos de trámite:
RF3.1.3 Los clientes podrán usar algún canal de comunicación con los asesores de SIC (CRM ) o usar la URL (WEB) para acceder desde internet (Definición de agendamiento web RF 4) para solicitar o crear su cita. RF3.1.4 El Módulo no permitirá agendar más de una cita en el día para el mismo cliente. RF3.1.5 Los ciudadanos solo podrán agendar citas siempre y cuando no tengan citas activas en un futuro. RF3.1.6 Las citas podrán ser canceladas y deberán quedar en un estado disponible para una solicitud de un nuevo ciudadano. RF3.1.7 La solicitud de la cita será mínimo con un día de antelación a la solicitud, es decir, el sistema mostrará el agentamiento a partir del día siguiente. RF3.1.8 Al momento de la creación de una cita, el sistema deberá enviar un correo electrónico Notificando al cliente o ciudadano la siguiente información: Ciudadano CC/NIT:
La Superintendencia de Industria y Comercio le informa que su cita ha sido programada para el
EL número de su cita es el
Por favor preséntese con 15 minutos de anterioridad para ser atendido sin ningún contratiempo. Recuerde que si desea cancelar su cita, lo debe realizar con 24 horas de anticipación.
Este mensaje ha sido enviado a través de un sistema automático, por lo cual le agradecemos no responder ya que el buzón de correo no será revisado por ninguna persona. Ante cualquier inquietud por favor comuníquese al Contact Center 5920400 en Bogotá, o a la línea gratuita 018000910165, de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 07:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. RF3.1.9 Las citas Asignadas No tendrán la opción de ser Modificadas. RF3.1.10 El módulo de ‘Agendamiento’ permitirá buscar las citas por siguientes filtros:
La lista de resultados tendrá los siguientes Campos:
RF3.1.11 El campo ‘Correo’ que actualmente se encuentra en el módulo de ‘Cuentas’, se debe poner de carácter obligatorio, para la correcta gestión y notificaciones del módulo de ‘Agendamiento’. RF3.1.12 En la gestión de la cita asignada, en so módulo de visualización se debe tener relacionado el subpanel de Casos, para crea el caso relacionado a la cita. RF4- AGENDAMIENTO WEB RF4.1 Reglas generales RF4.1.1 Se requiere crear un Agendamiento Web que permita su acceso desde internet. RF4.1.2 El Agendamiento web estará disponible para todos los clientes 24 horas. RF4.1.3 El Agendamiento Web permitirá realizar las siguientes acciones:
RF4.1.4 Para ejecutar las funcionales del Agendamiento web (Consultar cita, Asignar cita, Cancelar Cita) el ciudadano deber realizar previamente una búsqueda de su cuenta por ‘Tipo Documento’ y ‘Número Documento’. RF4.1.5 Si la cuenta no está Creada dentro del sistema, el Aplicativo Web mostrará por pantalla un formulario para el registro de la cuenta y crear su usuario (RF4.4). RF4.1.6 Si el registro de la cuenta es exitoso, el sistema permitirá ejecutar las funciones del sistema (Consultar cita, Asignar cita, Cancelar Cita). RF4.1.7 Si la cuenta ya existe, el sistema permitirá ejecutar las funciones del sistema (Consultar cita, Asignar cita, Cancelar Cita). RF4.2 Consultar Agenda RF4.2.1 El Agendamiento Web permitirá consultar agenda por los siguientes Campos:
La lista de resultados tendrá los siguientes Campos:
RF4.2.2 El agendamiento web solo permitirá visualizar las citas disponibles a partir del día después del día actual. RF4.2.3 El sistema permitirá consultar las citas agendadas a su Cuenta. RF4.3 Asignar Cita RF4.3.1 La solicitud de la cita por medio del Agendamiento Web será mínimo con un día de antelación a la solicitud. RF4.3.2 El Agendamiento web No permitirá agendar más de una cita en el día para el mismo cliente. RF4.3.3 Los clientes solo podrán agendar citas siempre y cuando no tengan citas activas en un futuro. RF4.3.4 Al momento de la creación de una cita, el Sistema deberá enviar una notificación al cliente o ciudadano brindando la siguiente información: Ciudadano CC/NIT:
La Superintendencia de Industria y Comercio le informa que su cita ha sido programada para el
El número de su cita es el
Por favor preséntese con 15 minutos de anterioridad para ser atendido sin ningún contratiempo. Recuerde que si desea cancelar su cita, lo debe realizar con 24 horas de anticipación.
Este mensaje ha sido enviado a través de un sistema automático, por lo cual le agradecemos no responder ya que el buzón de correo no será revisado por ninguna persona. Ante cualquier inquietud por favor comuníquese al Contact Center 5920400 en Bogotá, o a la línea gratuita 018000910165, de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 07:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. RF4.3.5 Las citas Asignadas No tendrán la opción de ser Modificadas. RF4.4 Crear usuario para la solicitud de una cita RF4.4.1 El Aplicativo web (Agendamiento Web) validará que el usuario este previamente creado y se encuentre en la Base de Datos del CRM. RF4.4.1.1 Si el ciudadano existe podrá asignar la cita. RF4.4.1.2 Si el ciudadano no existe, el aplicativo le permitirá crear su cuenta, ingresando los siguientes campos:
Los campos anteriormente mencionados son con base al Módulo de ‘Cuentas’ del sistema CRM SIC. RF4.5 Cancelar Cita RF4.5.1 El cliente o ciudadano podrá buscar su cita previamente programada por el número de Documento. RF4.5.2 La respectiva cita podrá ser cancelada y deberá quedar en un estado disponible para una solicitud de un nuevo cliente o ciudadano. RF4.5.3 Los ciudadanos tendrán un día para la cancelación de su cita. RF4.5.4 El sistema deberá enviar un correo electrónico notificando al ciudadano de la cancelación de la cita. RF4.5.5 El prototipo del cuerpo del correo será el siguiente, ejemplo: Ciudadano CC / NIT : La Superintendencia de Industria y Comercio le confirma que su cita programada para el día Atentamente, Superintendencia de Industria y Comercio Contact center 5920400 Línea gratuita nacional 018000910165 RF5- GENERACIÓN DE REPORTE RF5.1 Se requiere generar un reporte relacionado a todas las citas del Sistema. RF5.2 El reporte debe incluir todos los campos relacionado con las citas, los campos deben ser los siguientes:
RF5.3 Los filtros para la generación del reporte deberán ser por ‘Fecha Inicio’ y ‘Fecha Fin ’ | ||||||||||||
4. GLOSARIO | ||||||||||||
SIC: Superintendencia de Industria y Comercio (Cliente solicitante). URL: Siglas referentes a Localizador Uniforme de Recursos. Se trata de la secuencia de caracteres ligados a un estándar que permite denominar ciertos recursos dentro del entorno e internet para que puedan ser localizados y utilizados. | ||||||||||||
5. CONCLUSIONES Y OBSERVACIONES | ||||||||||||
La Definición, validaciones y reglas de negocio de los campos con respecto al desarrollo de los módulos y Agendamiento web, se mencionarán en el siguiente artefacto adjunto: [pic 2] | ||||||||||||
6. ANEXOS (Flujos, métodos WS, diagramas) | ||||||||||||
DIAGRAMA DE FLUJO AGENDAMIENTO WEB [pic 3] | ||||||||||||
| ||||||||||||
...