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INTRODUCCIÓN

El presente trabajo, pretende aportar elementos que contribuyan a una mejor comprensión de los procesos de la administración. Tema que presenta singularidades que obliga a abordarlo con una orientación globalizadora de la administración. Los aspectos de la administración como las políticas, programas, procedimientos, presupuestos, y análisis FODA, son tan significativos, como los propiamente administrativos.

Se trata de ofrecer algunos conceptos de diversos documentos, tesis o autores influyentes en la ciencia de la administración, y de abrir a causes de investigación a fin de que amplíen nuestra forma de ver los procesos de la administración, recopilando ideas aquí presentadas en un resumen de los conceptos que se pretenden transmitir. Este es el objetivo que se persigue.

Para una mejor comprensión del tema, se detallaran paso a paso cada subtema abordado, con la finalidad de que al lector le se ha de gran utilidad, y pueda ampliar sus conocimientos.

POLITICA

“arte de gobernar una nación” la política es el arte o traza con que se maneja un asunto, a su vez significa “plan de realizar un fin”.

Las políticas son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales que hay que observar en la toma de decisiones, acerca de problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

En sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian el logro de objetivos y facilitan la implementación de las estrategias, habiendo sido establecidas en función de estas. En ocasiones se confunde a las políticas con las reglas, siendo la diferencia que las reglas, siendo la diferencia que las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición, actitud o comportamiento, que deberá seguir o evitar en situaciones específicas el personal de una empresa, mientas las reglas son estrictas, las políticas son flexibles.

EJEMPLO DE REGLAS Y POLITICAS:

Reglas:

- Las operaciones de ventas se realizaran únicamente de contado.

- Los pedidos foráneos no se surtirán si antes no se ha cubierto el importante de los mismos.

Políticas.

- Las comisiones de los vendedores se pagaran de acuerdo con el volumen de ventas que estos actúen.

- Al seleccionar agentes vendedores, será preferible que sean personas del sexo femenino.

CLASIFICACION DE LAS POLITICAS

Políticas según su jerarquía estratégica o generales:

En la búsqueda deliberada por un plan de acción que desarrolle la ventaja competitiva de un negocio, y que la distinga de las demás. En las grandes empresas, suelen ser los altos niveles gerenciales quienes se ocupan del tema estratégico.

Tácticas o departamentales:

Es un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizando la toma de decisiones, determinando las acciones y se refieren a cada departamento.

Operativa o específicas:

Se da en los empleados, en el nivel más bajo de la organización. Realiza un micro planeamiento de las organizaciones de carácter inmediato, que detalla como deberán alcanzarse las metas. La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y sometidos a un proceso reduccionista típico del enfoque de sistema cerrado. Se organiza con base en los procesos programables y las técnicas computacionales.

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IMPORTANCIA

-facilitan la delegación de autoridad.

-motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.

- evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que puedan hacer sus subordinados.

- otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.

-contribuyan a lograr los objetivos de la empresa.

-proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.

-indican al personal como debe actuar en sus operaciones.

-facilitan la inducción del nuevo personal.

LINEAMIENTO PARA SU FORMULACION.

Para que una política sea operante y cumpla con su finalidad, debe:

a) Establecer por escrito, y darse validez.

b) Redactarse claramente y con precisión

c) Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.

d) Coordinarse con las demás políticas.

e) Revisarse periódicamente.

f) Ser razonable y aplicable a la práctica.

g) Estar acorde con los objetivos de la empresa.

h) Debe ser estable en su formulación.

i) Ser flexible.

PROGRAMAS

Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE UN PROGRAMA.

1) Identificar y determinar las actividades comprendidas.

2) Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.

3) Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar qué actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente y, por último, que actividades deben efectuarse posteriormente.

4) Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.

La grafica más comúnmente utilizada para un programa es la gráfica de Gantt.

Un programa establece la ejecución completa de las actividades. El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecución en cuanto a la fecha de iniciación y terminación de cada actividad.

CLASIFICACION DE LOS PROGRAMAS.

- Tácticos.

- Operativos.

IMPORTACIA.

-Suministran información e indican el estado de avance de actividades.

-Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.

-Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.

-Determinan los recursos que se necesitan.

-Disminuye los costos.

-Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.

-Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades.

-Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.

-Evitan la duplicidad de esfuerzos.

LINEAMIENTOS PARA ELABORAR UN PROGRAMA.

• Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrán en la ejecución.

• La determinación de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.

• La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que están involucrados en el mismo.

• Deben ser factibles.

• Evitar que los programas se contraponga entre sí.

• Deben establecer por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil comprensión.

• El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presente; asimismo, debe considerar las consecuencias que operaran en el futuro.

PRESUPUESTOS

Son programas en los que se asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización; implica una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones dicho plan.

Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan, en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos: sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos.

CARACTERISTICAS DISTINTIVAS

• Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente.

• Es un plan expresado en términos cuantitativos.

• Es general por que se establece para toda empresa.

• Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas en que está dividida la organización.

• Es diseñado para un periodo determinado.

CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS

1) Estratégicos o corporativos.

2) Tácticos o departamentales.

3) Operativos.

De acuerdo a su forma de cálculo pueden ser:

1. Fijos o rígidos.

2. Flexibles.

3. Por programas.

La elaboración de los presupuestos se hace a partir de los objetivos generales establecidos por la dirección.

TIPOS DE PRESUPUESTOS.

1. Presupuesto de operación.

2. Presupuesto de capital.

3. Presupuesto financiero.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS.

• Convierte los aspectos de la ejecución de los planes, en unidades de medida comparables.

• Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee metas comparables en cada uno de los departamentos de la empresa.

• Sirve como estándar o patrón

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