La Sub Gerencia de Administración Financiera

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OBJETIVOS

La Sub Gerencia de Administración Financiera es el órgano de apoyo encargado del proceso de administración general  municipal a través de la Unidad de Logística, Personal, Contabilidad y Tesorería en armonía con la normatividad que regula los sistemas administrativos en la institución, estableciendo los mecanismos necesarios para efectuar los controles previos y rendición de cuentas, también de monitorear agilizar y optimizar las adquisiciones de bienes y servicios en concordancia con la Ley de Contrataciones del Estado. . Depende jerárquicamente de Gerencia Municipal. El Sub Gerente es un funcionario profesional de confianza designado por el despacho de alcaldía.  

LOGROS

• Implementación del Plan Anual de Contrataciones de la municipalidad, para realizar los procesos de selección del programa de inversiones y funcionamiento.
• Elaboración de información oportuna de la toma de inventario e incorporación al SIMI versión 3.5 de los bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal
• Presentación oportuna de los Saldos de Fondos Públicos al 31.12.2010 al Ministerio de Economía y Finanzas.  
• Presentación oportuna de las declaraciones tributarias a cargo de la municipalidad.
• Presentación oportuna de los Estados Financieros y Memoria Anual del Ejercicio Fiscal 2010, como también la información trimestral del i, II, III trimestre 2011.
• Implementación de Caja 2 en la Unidad de Tesorería para una mejor atención a los usuarios.    
• Implementación del Módulo Administrativo SIAF en la Unidad de Personal  

DEFICIENCIAS

• Regularizaciones de las compras de bienes y prestación de servicios por parte de las áreas usuarias.
• Displicencia de los usuarios internos a la participación de actualizaciones y talleres de índole administrativo.
• Rotación permanente de personal que no afianzan la continuidad de labores administrativas.
• Falta de coordinación entre los usuarios internos, presupuesto y logística.
• Falta de planificación y programación en las adquisiciones de los proyectos de inversión.      

FUNCIONES PRINCIPALES

UNIDAD DE CONTABILIDAD

• Elaboración de los estados financieros, arqueos de caja, fondo fijo de caja chica , arqueos a recaudadoras, conciliación de lolos gastos presupuestales,
• Conciliación de cuentas bancarias de tesorería y contabilidad
• Análisis de los saldos contables de los estados Financieros de manera trimestral y anual
• Efectuar el control previo y realizar el devengado en el módulo administrativo SIAF

UNIDAD DE PERSONAL

• Control de asistencia del personal municipal
• Elaboración de las Planillas de Pago del personal activo y personal de ejecución de obras.
• Elaboración de la Planilla de pensionistas y D.S. N’ 051
• Dictaminar los expedientes laborales
• Efectuar el compromiso en el módulo administrativo SIAF.  
• Elaborar la liquidación tributaria en la planilla electrónica SUNAT.
• Preparar información de sustento de los estados financieros y presupuestales

UNIDAD DE TESORERIA.  

• Recepción por ventanillas los fondos en aplicación de la unidad de caja.
• Efectuar el registro del libro auxiliar y principal de caja.
• Efectuar las conciliaciones de las cuentas Corrientes bancarias con las entidades del sistema financiero.
• Elaborar la liquidación tributaria en la planilla electrónica de rentas de cuarta categoría.
• Ejecutar los ingresos municipales en el módulo administrativo SIAF
• Realizar el control de especies valoradas a cargo de la unidad.  
• Preparar información de sustento de los estados financieros y presupuestales

UNIDAD DE LOGISTICA

• Formulación e implementación del Plan Anual de Adquisiciones
• Adquisición de bienes y servicios solicitados por la entidad.
•  Realizar los diversos tipos de  procesos de selección que requiera la entidad
• Realizar el control de bienes de acuerdo con el principio de unidad de almacén.
• Efectuar la fase compromiso-SIAF  por  la adquisición de bienes y servicios
• Elaboración de contratos por la adquisición de bienes y servicios.
• Toma de inventario de bienes patrimoniales de la municipalidad.

ANALISIS FODA

2.1 Contexto Interno

FORTALEZAS

• La Oficina de Opi para el desarrollo de sus funciones cuenta con personal profesional con experiencia y conocimiento en el Sistema Nacional de Inversion Pública.
• Se  tiene acceso a través del Internet al SNIP, sistemas de seguimiento y otros.
• Disposición y capacidad de trabajo interno en equipo.
• Carácter de Órgano de Asesoramiento a nivel de la Entidad
•  Capacidad de convocatoria y coordinación con las autoridades y representantes de la sociedad civil en la Provincia.
• Capacidad de coordinación y orientación permanente al Titular del Pliego y Funcionarios.

DEBILIDADES

•  Limitada e inadecuada dotación de bienes muebles para custodia de documentos de viabilidad y físicos de perfiles viables y custodia del acervo documentario, así como mobiliario que permita atender mejor al público.
• Limitada capacitación del personal relacionado con la Elaboración de Estudios de Pre Inversion.
• Limitada e inadecuada dotación de equipos para escanear e imprimir documentos, así como realizar verificaciones in situ.
• Ambiente inadecuado para el desarrollo de las labores y funciones diversas.

2.2 Contexto Externo

OPORTUNIDADES

•  Programación de eventos de índole local, regional y nacional por parte de las instituciones del Estado: MEF,  Gobierno Regional, etc.
•  El MEF a través de la DGPI brinda capacitación en aspectos relacionados al Sistema Nacional de Inversion Pública.
• Entidades Cooperantes en materia de inversión local (FONIPREL, MINISTERIO DE VIVIENDA, OINFES, FONDO PERU JAPON, ÍTALO PERUANO Y OTROS)

AMENAZAS

•  Constantes cambios y rotación de personal.
•  Inexistencia de información estadística socio-económica actualizada a nivel distrital.
•  Incumplimiento de la remisión de la información solicitada a las unidades Ejecutoras en los plazos establecidos, imposibilitando la elaboración y presentación oportuna de los documentos de gestión.
• Consultores y proyectistas muy poco informados respecto al Sistema Nacional de Inversion Pública.
• No contar con la totalidad de útiles de escritorio solicitados al inicio de año, lo cual dificulta el cumplimiento de labores de la Oficina.

5) ESTRATEGIAS

• Asesorar, coordinar y/o capacitar en forma directa al personal de las Unidades Formuladoras y Ejecutoras de Proyectos de Inversión Pública.
• Facilitar a las Unidades Formuladoras, Ejecutoras relacionadas con la Municipalidad Provincial de Jauja las Modificaciones de la Nueva Directiva, instructivos, formatos, guías.
• Coordinar y brindar asesoramiento a la Alta Dirección en materia de inversión pública.

1. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

1. MECANISMOS DE CONTROL

1. El fondo fijo de Caja Chica será custodiado adaptando las medidas de seguridad correspondientes, así como la provisión de elementos necesarios (caja fuerte, cerraduras y otros) que garanticen la seguridad e inaccesibilidad de personas ajenas al manejo de dichos fondos.
2. Es responsabilidad del responsable del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica llevar un registro auxiliar del control del monto de los recursos asignados.
3. La unidad de Contabilidad efectuara arqueos de carácter mensual y sorpresivo al responsable del manejo del Fondo, informando el resultado a la SUB. GERENCIA DE ADMINISTRACION FINANCIERA Y A GERENCIA MUNICIPAL.
4. La oficina de Control Institucional de la municipalidad, para el cumplimiento de las medidas correctivas oportunas coadyuvara con la toma de arqueos sorpresivos.
5. Se levantaran Actas en los Arqueos que se practiquen como evidencia de la acción y conformidad las que serán refrenados por los responsables del Fondo y los funcionarios o servidores que intervengan en el cargo.

1. RESPONSABILIDADES

De acuerdo a lo señalado en la presente  Directiva y en las Normas generales son responsables:

• La Sub Gerencia de Administración Financiera es responsable de evaluar la ejecución del gasto que se hace a través del Fondo para Caja Chica
• El Órgano de Control Institucional velara por el escrito cumplimiento de los dispuestos en la presente Directiva, pudiendo recomendar mejoras en los procedimientos.
• El responsable del Fondo para Caja Chica ,llevara un libro auxiliar Estancar(Excel) para efectuar el control en forma diaria de los montos otorgados con carga a dicho fondo ,así como establecer el saldo diario de disponibilidad el moneda ,el billete o cheques. .
• El responsable del fondo deberá mantener habilitada los recursos disponibles para la operatividad de la Municipalidad, debiendo oportunamente emitir las liquidaciones para reposición de Fondos para Caja Chica.

1. DISPOSICIONES FINALES

1. Las actualizaciones y modificaciones estarán a cargo de la Unidad de Racionalización, la Sub Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y Sub Gerencia de Administración Financiera.
2. Queda prohibido:

-Realizar adelantos de remuneraciones y préstamos a cualquier tipo de gastos de remuneraciones

-Efectuar el cambio de cheques de personales por cualquier tipo de gastos de remuneraciones

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