Administración en una Página

NTRODUCCION GENERAL

Esta corta, pero poderosa herramienta contada en forma de parábola empresarial nos presenta una estructura para la realización de informes que permite a los gerentes de todo tipo de organizaciones y cualquier nivel de gerencia tener acceso y entender la información que necesitan en tan solo tres páginas de informes.

El propósito del libro es contribuir a que nosotros como gerentes reduzcamos la sobrecarga de información enfocándonos en los datos claves que marquen una diferencia en nuestras organizaciones. El principio para tal premisa esta en el enfoque de factores de éxito medibles, definidos de manera única para cada persona. Con el fin de ayudarnos con la definición de los factores que son relevantes desde nuestro punto de vista presentándose en el mismo una metodología de autodefinición.

Sostiene el texto que si los factores se encuentran bien definidos para todos los funcionarios, entonces el conjunto de informes de una pagina, apoyado por un método único para efectuar los informes de toda la organización hacia niveles superiores, servirá como un instrumento suficiente para mantener a los gerentes centrados del desempeño con respecto a resultados así como de las desviaciones en factores de control interno que puedan ocurrir en transcurso de la implantación de dicho método.

Administración en una página enfatiza la importancia y necesidad de tener información precisa, oportuna e importante en todos los niveles de la organización. Ya que si no se tienen estos controles puede resultar en la quiebra inminente y problemas legales que se prolonguen por mucho tiempo.

INFORME EJECUTIVO DEL LIBRO

Al tratar de redactar un informe ejecutivo del libro Administración en una Página salta a la vista que lo que sucede en XCorp es un problema de información que se profundiza por los resultados mediocres que ha estado proyectando en los últimos seis periodos donde se perfila la bancarrota. Por lo cual los directivos de la misma deciden seleccionar un Presidente y Gerente General con fama de haber cambiando y/o transformado varias compañías con problemas similares y a su vez implementar soluciones efectivas para sacar a XCorp de la situación donde se encontraba. La persona seleccionada Brian Scott, a el cual se le otorgaron dos anos para hacer los cambios de lugar.

A la llegada de Scott a la empresa lo primero que hizo fue revisar los informes financieros de XCorp y al darse cuenta que las cosas estaban muy mal fue llamar a cada uno de los directores de los diferentes departamentos: finanzas, producción, ventas, informática y recursos humanos donde casi todos se culpaban entre si o al sucesor de Scott, salvando honrosas excepciones todos estaban sumergidos en sus propios problemas desmoralizados y sin un sentido de grupo.

Mandado a buscar con el gerente de informática toda la información relacionada con el desempeño de XCorp, se dio cuenta que tanta información era demasiada para ser procesada de forma que pudiese ser entendida. Con el escritorio lleno de papeles en su segundo día de trabajo se encontraba tan decepcionado que lo único interesante fue la recepción de dos cortas cartas que llegaron a su escritorio donde un personaje llamado El Infoman le escribió que le podría ayudar con su problema de infamación.

El Infoman le sugirió a Scott que este necesitaba un sistema de filtrado para toda la información que producía XCorp, esos tres informes de una página eran:

Informe 1 – Informe de Enfoque: La información clave acerca de lo que usted hace.

Informe 2 – Informe de Retroalimentación: Las buenas y malas noticias acerca de lo que usted hace.

Informe 3 – Informe de Gerencia: Las buenas y malas noticias acerca de lo que su gente hace.

Scott inmediatamente se dio cuenta que las dos palabras claves eran éxito e información. Pasando a definir los cuatro pasos simples para definir factores críticos del éxito: Conozca sus relaciones importantes, Defina las áreas de éxito para usted mismo desde diferentes puntos de vista, Identifique los factores críticos de éxito para cada área de éxito y por último Determine como encontrar el estado actual de cada factor crítico de éxito.

Luego de varios borradores y correcciones hechas por el Infoman y después del primer informe de enfoque, Scott le dijo que quería empezar a mostrarles a sus demás colegas las bondades de este sistema y decidió empezar con el Gerente de Producción Tom Brown, el cual al principio se mostró renuente hasta que su esposa lo convenció.

El proceso en que Brown junto con su equipo de colaboradores elaboraron su Informe de Enfoque fue bastante fluido. Donde todos participaron y luego de terminado este todos estaban muy entusiasmados con la idea de la administración de una pagina.

Concluida esta fase se reúnen Brown, el Infoman y Scott para proceder a construir el segundo informe de retroalimentación. La cual consistía en dividir en dos una pagina donde en la parte superior se encontraban los puntos que hasta el momento hubiesen pasado la meta satisfactoria y luego elegir los que no llegaban a la meta minima y colocarlos abajo. Así podrían darse cuenta cuales puntos estaban alineados con sus parámetros y de esta forma celebrar, y los que no lo estaban para dedicarles más atención y poner la creatividad a funcionar.

Por aproximadamente tres meses Scott y Brown implementaron la administración en una página, donde ellos hicieron informes de enfoque para sus colaboradores y luego que sus colaboradores mismos lo hicieran personalmente. Demostrando que los factores claves e importantes para ellos eran los mismos y en cierta forma similares para el futuro mejoramiento de la empresa.

Al regresar el Infoman, Scott sumamente complacido por los buenos y muchos resultados positivos que había tenido el sistema implantado contó la historia de una colaboradora de nombre Lucy Lake, encargada de control de calidad y que gracias a los informes de retroalimentación su área mejoro bastante con respecto a productos que los clientes devolvían, es decir esta área se tomo como ejemplo a seguir. Inclusive Lucy, que pertenecía al departamento regenteado por Brown, fue promovida. Aplicando también la administración en una pagina a su vida personal perdiendo peso considerablemente.

El Infoman le pregunto a Scott que como se habia enterado de esa historia, procediendo Scott a contarle que fue en una reunión en algún momento. El Infoman le propuso que es posible enterarse de todas las grandes mejoras de cualquier

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