Administracion En Una página.

El análisis sobre el libro Administración en una Pagina, está basado en como una empresa que está al borde del colapso por mala administración de su información, se va recuperando atravesando una serie de pasos que la ajustan a un desempeño adecuado.

En él desarrollo de los capítulos del libro visualizaremos cómo se va desarrollando esta historia que nos ha cautivado con cada uno de sus personajes, el señor Scott Director General, Joanne su Secretaria, Joe el Director Financiero, Ton Brown el Director de Producción, Ken Jonson Jefe de Información, Gail Locke Directora de Recursos Humanos, el Infoman personaje que cambia de manera positiva a Xcorp, Lucy Lake colaboradora destacada y Arnold Turner.

Este libro describe las técnicas de la Administración en una Página a través de la clasificación de los tres informes de una página: Informe de Enfoque, Informe de Retroalimentación e Informe de Administración.

Cabe destacar que este nuevo estilo de organización llamado Administración en una Página no solo se puede aplicar a nivel profesional también podemos llevarlo al ámbito personal.

PRIMERA PARTE

El Problema de la Información.

Todo tiene inicio en la necesidad que tiene la empresa Xcorp de salvar su entidad de la quiebra. Esta al verse en un colapso financiero decide contratar un nuevo presidente y director general, Brian Scott.

Brain Scott es una persona dinámica, positiva, decidida y valiente, cualidades excelentes. Anteriormente su vida se ha basado en buenas gestiones administrativas que han sacado de apuros a varias compañías de baches financieros en solo varios años. Scott comenzó por investigar a profundidad, para saber en realidad cuales eran las causas que estaban provocando dicha situación el Xcorp. Para ello entrevisto a los encargados de cada área, le hacia la misma pregunta, ¿Por qué cree usted que Xcorp está en dificultades? Las repuestas de los coordinadores de cada área fueron distorsionadas y muy diferentes unas de otras. Buscando culpables, no había comunicación ni trabajo en equipo.

Scott decidió no tomar de forma directa las declaraciones de cada encargado y decide obtener información directamente de los documentos de la empresa. La empresa tiene información pero distorsionada. Scott pide ayuda a su secretaria para cumplir su objetivo, pero se da cuenta que cuando le están suministrando información la misma esta de manera bruta, exceso de folders, hasta llegar a un punto que le tardaría meses sacar algo de aquellos documentos. En ese exhaustivo objetivo conoce a Infoman, un señor que promete ser el responsable de resolver el problema de información de Xcorp. Infoman es un señor que de manera insinuante logra contactar a Scott, y le explica que puede resolver dicho problema. Scott se muestra renuente ante dicha solución y lo toma en varias ocasiones como una broma, pero nunca obviando la realidad del problema de información que atravesaba la empresa. Es aquí cuando Infoman plantea la instalación de un sistema que pueda clasificar todos los datos y dar de ellos solamente lo necesario. Un sistema de filtro de información que puede resumir toda la información necesaria en tres informes de una página.

Los Tres Informes de una Página.

Scott quería digerir todos los informes para descubrir los problemas que tienen la empresa y cuáles son las oportunidades que se podrían presentarse para resolverlos, le pidió ayuda al informan. Y el informan le dijo que eso se puede arreglar, lo que necesitas es un sistema que pueda clasificar todos esos datos, y presentar exactamente lo que se necesita saber. Allí surgió la idea de que todo ese se puede resumir en tres informes de una página. Scott vio que esa idea estaba imposible de lograrse pero el informan insistió de que el necesita tres informes de una página. Esos informes son: Informe de Enfoque, Informe de retroalimentación e Informe de administración.

Scott estudio la hoja mientras que el Infoman le explicaba cómo va a desarrollar cada uno de estos puntos.

a) El informe de Enfoque: permite a usted concentrarse en la información clave que sea pertinente para usted y para su trabajo. Este informe no va a tener ningún sentido para las demás personas en la compañía porque va reflejar solamente lo que usted desempeña.

b) El informe de retroalimentación: Proporciona retroalimentación sobre su desempeño.

c) El informe de administración: Le da todas las buenas y las malas presentando también un cuadro de lo que sucede por debajo de usted descendiendo por los diferentes estratos de la organización.

El Infoman le propuso que se le puede diseñar un programa como herramienta que va hacer lo mismo que está haciendo el personal, permitiendo la filtración la información. De este modo, el secreto no está en el programa sino en el contenido del informe que refleja la información que usted necesita.

Por hablar de información y proyecto, Scott quería asignarle el proyecto al director de información pero el Infoman le explico que no va ser solamente tirar un reporte porque el problema no está en este lado, lo que se va decidir es que debe ir en los informes, deben definir exactamente qué información necesitan.

El camino al éxito esta pavimentado con “buena información”, es la frase que el Infoman le entrego a Scott en su segunda cita. Esta frase tiene dos palabras claves que son éxito e información. Tomando en cuenta la palabra “éxito”, para cada persona el éxito es una cosa diferente, sabiendo eso, el Infoman averiguo que significa éxito para Scott que era “Darle un vuelco a Xcorp”. Luego de ahí derivan que como se darían cuenta cuando haya alcanzado ese estado que para él era el éxito y el status actual en referencia al éxito. Todo se escribió en una hoja sencilla que decía así:

El Éxito definido por Brian Scott

Área de Éxito: Darle un vuelco a Xcorp

Factores Clave del Éxito Status Meta

Precio por acción US $20 US $30

Participación de mercado 10% 20%

Relación Pasivo−Capital 0.9 0.5

Eso era la proyección de Scott, y el tenia la preocupación de cómo va implementar eso a nivel grupal, y el informan le diseño 4 pasos a seguir para resolver esa preocupación.

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