CASOS PRACTICOS DE COSTOS

Introducción

La contabilidad de costos ha tenido un desarrollo paralelo del progreso industrial, comercial y de servicios, puesto que tan pronto como han surgido actividades, ha sido necesario utilizar la contabilidad para registrarlas, controlarlas, informarlas y con base en ello tomar decisiones.

La competencia intensificada obliga al aprovechamiento optimo de los recursos, evitándose las instalaciones, inversiones y gastos sin provecho, resultando estudios profundos en el uso de datos sobre los costos, no solo en su determinación sino también con otros fines, lo cual fue un avance importante en el desarrollo de la contabilidad de costos.

Se dio importancia no solamente, a saber cuales eran los costos, sino que los origino y a cuanto debieron ascender, concentrándose la atención no exclusivamente en lo previsto, sino también, en los sectores que exigían remedio o superación, apoyando lo que era satisfactorio.

Las miras de la economía encaminadas a la productividad y hacia los mercados hizo indispensable que la contabilidad de costos recibiera una nueva orientación paralela, debido a las violentas fluctuaciones, que se sufren con la inflación en pleno, obligando a las empresas a hacer planes para que las gerencias se enfrentasen a esa clase de problemas, dando lugar a un nuevo objetivo de la contabilidad de costos, diferente al puramente industrial.

Lo anterior justifica este capitulo que contiene un estudio, reflexión, y aplicación sobre los distintos informes de costos, con el objetivo de poder adaptarlos a las necesidades de los directivos, para sus distintos usos, según el tipo de decisión que se vaya a emplear, tomando como base los datos de costos que se puedan utilizar, con el fin de que los funcionarios tengan conciencia plena de la importancia y utilidad de los costos para los mismo, así como la conciencia de los funcionarios respecto a los costos, llegando finalmente a conclusiones.

Finalmente, es preciso reconocer que para la contabilidad de costos sea siempre útil, no solo debe poseer suficiente flexibilidad para satisfacer la necesidad de proporcionar información a distintas funciones y grados, sino que debe estar también, preparada para asimilar los adelantos notables propios y de otras disciplinas.

Informes de costos

Consideraciones generales

El departamento de costos, tiene que proporcionar diferentes informes, adaptados a las necesidades de la entidad y de la dirección en los distintos grados, según el tipo de autoridad delegada en que tales informaciones sean requeridas; por lo tanto, el valor de un informe depende del interés, confianza, utilización y capacidad de los dirigentes, es decir, que los informes que no sean dignos de lo citado, quizá resulten peores que la falta de los mismos.

Para algunas personas, la representación grafica es la mas adecuada, para otras resulta mas útil el informe con presentación estadística, otras prefieren la narrativa, y son muchas las que exigen una combinación.

El contador de costos tiene la obligación de proporcionar informes propios, sobre las condiciones generales que imperan en la entidad, para ayudar en el control de las actividades de los subordinados inmediatos.

Los informes que han de presentarse a los dirigentes generales, deben ser atractivos y fáciles de comprenderse, incluso puede ser necesario que quien proyecta un modelo de informe, emplee un lenguaje no técnico, en especial durante el periodo inicial de implantación de un sistema.

Objetivos e importancia

A) Importancia

La finalidad de todo sistema de contabilidad establecido, es proporcionar informes oportunos a quienes dirigen la empresa, con los objetivos fundamentales siguientes:

A) Auxiliar a los gerentes a fijar normas, a dirigir la política económica, y a realizar los planes generales de la negociación.

B) Facilitar el control y la supervisión o inspección efectiva de las operaciones de fabricación.

C) Presentar de la manera mas practica posible y en forma fácil, el usar y comprender los datos que revelan las condiciones o situaciones reales del trabajo, los resultados, las tendencias y los hechos esenciales, relacionados con la producción y distribución tal como son realmente.

D) Proporcionar el máximo de información tanto desde el punto de vista de la operación como del costo.

E) Comunicar sobre la determinación del costo de producción, así como de la valuación de los inventarios y obtención del costo de producción de lo vendido, cuyas cifras están plasmadas en los estados financieros.

F) Evaluar la actividad desarrollada por las personas que son responsables de ciertas actividades y gastos.

B) Importancia

Depende del contenido de los informes y, para que contengan buenas bases es necesario:

A) Medir la eficacia y eficiencia de las operaciones. Los procedimientos y métodos, con el fin de mejorarlos para proporcionar al administrador la más completa información posible sobre los costos.

B) Medir la eficacia y eficiencia de la supervisión

C) Obtener una explotación general, eficaz y eficiente, estudiando la tendencia de los costos.

D) Planear normas futuras de procesos, métodos técnicas, sistemáticamente y por anticipado, con el fin de alcanzar los resultados deseados.

E) Tener un amplio detalle de uso, desperdicio y desecho en su caso, de los materiales, del esfuerzo humano, de los gastos indirectos, así como del costo de operación.

F) Conservar los recursos.

G) Procurar y lograr costos bajos.

H) Conseguir una rápida rotación del capital de trabajo de la entidad.

I) Justificar los costos de producción, distribución, administración y de financiación.

3. Requisitos

Los informes deben ser fructíferos, veraces, oportunos y conducir a la acción. Tales características exigen que la administración o la gerencia sienta la necesidad de progresar.

En general, cientos de los informes y los estados de contabilidad de costos, se rigen por reglas definidas tales como:

A) Presentación de los informes a los

Dirigentes apropiados.

Al preparar y presentar informes y estados de costos, hay que tener en cuenta tres niveles de dirigentes:

A) superiores

B) departamentales

C) capataces.

Cada uno tiene una esfera de influencia especial y los informes que se les envían deben ocuparse de materiales que estén dentro de su esfera de acción, proporcionándoles así una herramienta que facilite su tarea directiva particular.

B) Economía de tiempo y esfuerzo

Los informes tienen que estar hechos en tal forma, que el administrador o dirigente pueda mantenerse suficiente y oportunamente informado en todo lo que concierne a los costos, para que se ocupe el mínimo de tiempo y esfuerzo.

C) Periodo o frecuencia de los informes y estados

Es evidente que los informes deben presentarse con mas regularidad, cuando las condiciones existentes se apartan del estándar, que cuando son regulares.

El periodo que deberá abarcar un informe varia; por lo general a los capataces se les comunican los resultados diarios y semanales, en tanto que a los jefes de departamento y a los dirigentes superiores se les informa comúnmente por semana, por mes, y en algunos casos por año.

D) Presentación material

Un informe bien preparado y presentado, hace mas fácil la tarea del lector y crea una reacción psicológica favorable, hacia quien lo ha elaborado.

E) Estilo de los informes y los estados

Este debe caracterizarse por la brevedad, la sencillez, la objetividad y la compatibilidad.

Algunos informes además, tienen que utilizar razones o graficas en lugar de largas columnas de cifras.

F) Oportunidad en su presentación

Esta es una característica sobresaliente de información, en todo buen sistema de control.

Los dirigentes en general necesitan información que les permita corregir a tiempo las deficiencias, mientras se esta realizando el trabajo.

G) Amplitud

Ello dependerá del uso y a quien estén destinados; por ejemplo, para los dirigentes administrativos principales, deben abarcar aspectos relacionados con toda la organización, adoptando la forma de estados financieros, presupuestos, comparaciones, variaciones o desviaciones, con análisis e indicativos, y desde luego informes en prosa .

H) Contenido

Debe ajustarse a las reglas siguientes:

A) Limitarse a los datos mas importantes

B) Hacer comparaciones, cuando sea posible, sobre todo con los informes anteriores de la misma clase.

C) Precisar donde hacerse esfuerzos, para mejorar la operación y reducir los costos.

D) Presentar los datos de modo que la responsabilidad, por cuanto a los resultados indicados en el informe, pueda localizarse inmediatamente y sin vacilación.

4. Usos y eficiencia

El que un informe deba o no utilizarse, dependerá del grado de control deseado y de que si su uso resarce los gastos inherentes a la preparación de las cifras.

A) Informes del costo del trabajo directo

Estos

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