Conocer Los Requerimientos

Cuáles Son Los Documentos Que Se Requieren Para La Exportación?

Conocer Los Requerimientos

Kevin Hagen, Yahoo Contributor Network

Sep 27, 2007 "Share your voice on Yahoo websites. Start Here."

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Cuando usted toma la decisión de exportar los productos de su pequeña empresa, uno de los aspectos importantes es la documentación que se requiere. Los documentos que tiene que completar para la exportación son distintos que aquellos para una venta dentro del país y generalmente la exportación requiere más documentos.

Cuando usted exporta usando un intermediario, el agente o compañía de exportación normalmente se encarga de estos requerimientos y cuando exporta con la ayuda de un expedidor de carga, puede beneficiarse de su experiencia y apoyarse en el expedidor para que le aconseje con respecto a los documentos que se necesitan. Pero de todas maneras es bueno tener conocimiento de los distintos documentos que se requieren, cuándo se requieren y su propósito. Y cuando toma la decisión de exportar directamente, por su propia cuenta, este conocimiento será fundamental.

Además cabe tener presente que aún cuando la documentación para las exportaciones puede ser rutinaria para los expedidores de carga y los corredores de aduana, el exportador tiene la responsabilidad final por la integridad y la precisión de los documentos.

Documentos Comúnmente Usados en la Exportación

Los documentos que se requieren dependen del país de destino, las condiciones de la venta, el medio de transporte, las características de su producto en particular y las normativas que puedan aplicarse. Hay varios documentos que se ocupan en la mayoría de las exportaciones, que se describen a continuación.

Factura Pro Forma (Pro Forma Invoice)

Una vez concretado el negocio y aceptado el pedido u orden de compra del cliente en el extranjero, el exportador confecciona una factura pro forma. Con esta factura comienza el proceso de exportación. El comprador la necesita para solicitar una importación y en caso que va a pagar con carta de crédito, necesita la factura pro forma para presentarla a su banco en el extranjero para solicitar la carta de crédito.

La factura pro forma debe tener información completa y precisa del producto que se exporta y las condiciones acordadas entre el exportador y el importador, incluyendo el precio del producto y todo otro costo que corre por cuenta del comprador. Debe indicar:

• La cantidad y una descripción de la mercancía, indicando su peso y dimensiones para el envío y cualesquiera otras especificaciones del producto.

• El precio unitario y precio total de la entrega.

• El tipo de cotización, con una indicación de los "Incoterms" que son las condiciones de comercio comúnmente aceptadas para el comercio internacional. Definen precisamente las responsabilidades de tomar control de los bienes y asegurarlos en distintos puntos en el proceso de envío.

• El método de empaque.

• Los medios de transporte y los costos asociados.

• El lugar de descarga o entrega de los bienes.

• La fecha de entrega.

• La forma y el instrumento de pago.

La factura pro forma también debe tener los datos del exportador e importador, como el nombre, dirección y teléfono; la fecha y lugar de emisión y la firma del exportador. Debe incluir las leyendas específicas que el importador requiere, según las normativas de su país y acorde al tipo de producto que está importando. La factura pro forma puede tener un formato distinto a aquello de la factura comercial.

Factura Comercial (Commercial Invoice)

Una vez aceptada la factura pro forma, el exportador debe confeccionar una factura comercial. Algunos países exigen formatos especiales para la factura comercial, de acuerdo a sus reglamentos internos, con especificaciones acerca del contenido, número de copias, el idioma y otros aspectos. Es una práctica común confeccionar la factura comercial en inglés y también en el idioma del país de destino. El expedidor de carga puede avisarle si se requiere una copia traducida y probablemente puede indicarle un servicio de traducción si sea necesario.

La factura comercial debe tener la misma información que la factura pro forma y toda otra información que requiera el país de destino. La descripción de la mercancía debe corresponder exactamente a la descripción en la carta de crédito o en el documento para otro tipo de pago, como una cobranza documentaria. Cualquiera diferencia podría complicar el proceso de cobranza de la exportación. El importador necesita la factura comercial para internar la mercancía por aduana en el país de destino y para determinar los aranceles que tienen que pagarse.

Factura Consular (Consular Invoice)

La factura consular es similar a la factura comercial y se requiere en ciertos países. Debe estar confeccionada en el idioma del país de destino y se presenta en el consulado de ese país para estar legalizada, asegurando que los bienes por importarse cumplen con los reglamentos del país del importador. El consulado puede tener a disposición los formularios que se requieren.

El consulado cobra derechos por certificar y legalizar los documentos y

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