El Oficio

ÍNDICE

- Introducción……………………..................................................3

- Oficio ….……………………………..………………..…….4

- Definición …....……………………………………….…….……4

- Importancia ………...…………...…..……………….………........4

- Utilidad y Fines……………….……….………………………...…5

- Clases de Oficios……………………………………….…....…..….6

- Oficio Simple………………..………………..…………...6

- Oficio Múltiple………………….………...……………….7

- Oficio de Transcripción………………...………………9

- Estructura de un Oficio...………………..……………………….9

- Ejemplos…………………………………………………………...13

- Conclusión…..………………..…………………………………..16

- Bibliografía……….……………...……………………………....17

INTRODUCCIÓN

Todo documento administrativo es una comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración pública como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitución Política , las leyes y las normas internas de cada entidad o institución.

OFICIO

ETIMOLOGÍA:

Deriva del latín officium (función, cargo, magistratura)

DEFINICIÓN:

Se designa con el término de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por embajadas, ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración y agradecimiento, entre las más recurrentes. Es decir, como se desprende de la definición, un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público.

IMPORTANCIA DEL OFICIO:

El oficio es importante porque es el principal documento que circula sirve como medio de comunicación escrita, con las dependencias públicas, comentando buenas comentando buenas relaciones humanas y administrativas.

UTILIDAD Y FINES:

Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía.

El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.

AREA DE DIFUSIÓN:

El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir fuera de una institución; y a nivel interno, dentro de ella.

A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquéllas que ocupan cargos directivos.

A nivel interno, enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS:

-Los oficios de circulación externa son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces. Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abordando asuntos específicos de trabajo pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.

-Los oficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos directivos en la institución.

-Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para hacer uso del oficio, porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus órganos. Estas personas se comunican con sus superiores o entre ellas, según los casos, mediante memorandos, informes, cartas o solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado a título personal, sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa. Por ejemplo ,lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamentos de la universidades; los directores de centros educativos, etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de área que no desempeñen ningún cargo directivo.

CLASES DE OFICIOS:

1.-Oficio Simple o Directo:

Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una petición, agradecimiento o información, He eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

Características:

a) El oficio simple tiene un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institución que se nomina en la parte llamada “destinatario”.

b) Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del documento. O sea, que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario, como sucede en los oficios o memorandos múltiples.

c) Lleva la palabra “oficio” o el código como denominación del documento.

d) Usa con copia.

e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las copias, a los que se indica en la “con copia”.

2.- Oficio Múltiple:

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación.

Características:

a) El oficio múltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace referencia en la parte denominada “distribución”

b) Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de condiciones y asumen responsabilidades acorde con las funciones que desempeñan.

c) En el código lleva “oficio múltiple”Como nombre del documento y mantiene la misma numeración para todos los ejemplares.

d) El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco, con la única mención del tratamiento “señor” o “al”, según formatos que se empleen.

e) En los oficios múltiples de difusión interna, no es obligatorio completar este espacio, pero sí, en los de circulación externa.

f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre de “destinatario” deberá comprender tantas líneas como espacios se requieran para identificar a quienes remitimos los ejemplares del oficio.

g) El texto del oficio múltiple debe redactarse en tercera persona singular o sea que no debe decirse, por ejemplo, tengo el agrado de dirigirme a ustedes….sino tengo el agrado de dirigirme a usted…como si el oficio tuviera un solo destinatario.

h) Usa distribución en lugar de “con copia”

i) Por lo general es impreso en computadora.

J) Se es tipiado, el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envían las copias. Si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo.

Estructuración según formatos. Los oficios simples y múltiples se estructuran en base a formatos establecidos por cada institución.

3.- Oficio de transcripción:

La palabra transcripción ya nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio.

El trato de relación que se cumple por medio de estos documentos de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.

ESTRUCTURA DE UN OFICIO:

1. Membrete.-

Es la inscripción que

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