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HOJA DE TRABAJO

Ajustes contables

Tomado del libro: Contabilidad General

Por: Angel Maria Fierro Martinez

Para emitir estados financieros que presenten racionalmente la situación económica de la empresa se aplica el siguiente proceso de elaboración de hoja de trabajo, donde se verifica la información de cada una de las cuentas que intervienen en el balance de prueba.

Cada cuenta mayor y de resultados se examina a la luz de los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, como si se fuera a elaborar los planos de construcción de un edificio, así mismo se construye los planos del balance general y del estado de resultados para darle certeza y coherencia a la información contable, porque los errores u omisiones que aparezcan se corrigen mediante ajustes contable que plantean nuevos registros en contabilidad.

Tanto la apertura de constitución de la sociedad comercial como el desarrollo de las operaciones comerciales contenidas en el proceso contable se tuvo en cuenta el ciclo contable, ahora también, en el proceso de elaboración de la hoja de trabajo se preparan los soportes de contabilidad denominados notas de contabilidad tanto para los ajustes contable como para el cierre de ejercicio, los cuales, vuelven y cumplen el mismo recorrido de codificación, registro en libros de contabilidad tanto auxiliares como principales, hasta lograr la emisión de los estados financieros.

1. AJUSTES Y CORRECCIONES

Los ajustes de contabilidad tienen que ver con los errores u omisiones cometidos voluntaria o involuntariamente en los registros de contabilidad.

Son múltiples las razones como se vera en cada cuenta, por las cuales se cometen errores u omisiones, la principal causa es la falta de soporte y su conocimiento oportuno, para ello se hacen algunos análisis de verificación con proveedores, clientes y trabajos especiales sobre todo tipo de propiedad, tales como calculo de las depreciaciones, estudio de cartera, y circularización a clientes, etc.

El objetivo primordial de los ajustes de contabilidad es darle razonabilidad a los estados financieros, porque si se emiten faltándoles el reconocimiento de algún ingreso o subestimado el costos o gastos, no reflejarán la situación real de la empresa y los directivos y administrativos tendrán una falsa imagen del estado actual financiero y las decisiones que tomen no van hacer las más acertadas.

7. Los ajustes a las operaciones, consisten en tomar cada cuenta y analizarla desde el punto de vista contable, legal y tributario para validar la información con los principios contables y dejarla por su valor real.

2. HOJA DE TRABAJO

La hoja de trabajo consiste en tomar el balance de prueba (o de comprobación de saldos) de los libros Auxiliares de contabilidad, o del libro Mayor y Balances, para someterlo al riguroso análisis de verificación y comprobación de la información, con el fin de detectar errores, omisiones o sobre estimaciones en cada cuenta. Se fundamente en las siguientes normas:

Verificación de las afirmaciones: antes de emitir estados financieros, la administración del ente económico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos (...). (Artículo 57 Decreto 2649/93).

Ajustes: antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional. (Artículo 58, Decreto 2649/93).

Antecedentes y consecuentes: para lograrlo se preparan los antecedentes que son todo el proceso de apertura, constitución, inversiones y operaciones para llegar al balance general de saldos y el consecuente análisis particular de cada cuenta de donde se tenga como resultado registros de ajustes y correcciones los que se llevan en notas de contabilidad que se van exponiendo en la medida que avanza el análisis, como por ejemplo:

Arqueo de caja: los revisores fiscales o auditores internos deben controlar la caja en forma permanente para evitar fraudes con los dineros de la empresa y los faltantes llevarlos a la cuenta de gastos y los sobrantes como ingreso no operacional; cuando son valores de consideración debe llevarse a cuentas especiales y proceder a denunciar a los responsables ante las autoridades competentes. Los documentos soportes donde se registran estos ajustes son las notas de contabilidad de las siguientes situaciones:

• Faltantes en caja general llevado a responsabilidades o gastos operativos cuando no son representativos.

• Cheques devueltos por fondos insuficientes los cuales se reclasifican.

• Sobrantes son llevados a obligaciones por pagar cuando son situaciones que deben aclararse o también se llevan como mayor valor de caja general cuando tienen otros conceptos.

Para el presente caso, se elaboró el arqueo de caja por parte del responsable de los valores efectivos y se detectó faltante en caja de $50.000 que se contabilizo:

Código Cuentas Débitos Créditos

136530 Responsabilidades 50.000

110505 Caja general 50.000

Registra el faltante en caja general, de acuerdo al arqueo de caja

Conciliación bancaria: consiste en comparar el extracto bancario con el libro auxiliar de bancos para observar las diferencias y proceder con los ajustes contables correspondientes en notas de contabilidad.

Hecha la conciliación bancaria deben resultar algunas de las siguientes diferencias entre el extracto bancario y el auxiliar de bancos:

• NC por concepto de intereses financieros liquidados por la institución bancaria por cuentas corrientes, títulos valores o cuentas de ahorro.

• NC por préstamos concedidos, cartas de crédito, sobregiros por la entidad bancaria no registrados en contabilidad.

• NC por consignaciones nacionales al cobro, o en tránsito, no registradas.

• Consignaciones en tránsito no registradas por el banco y conocidas por medio de Fax.

• ND por concepto de intereses, gastos bancarios, chequeras, comisiones, los cuales se llevan al respectivo gasto operativo con crédito al banco.

• ND por asistencia técnica, estudio de crédito, papelería.

Las notas que envía el banco si son de naturaleza crédito, la empresa la analiza y elabora su correspondiente nota débito, así mismo las notas débito del banco ejerce efecto contrario en la empresa las cuales sirven de soporte para elaborar las notas de contabilidad crédito.

En la Conciliación Bancaria se detectó la falta de contabilidad de la chequera por $120.000.

Código Cuentas Débitos Créditos

530505 Gastos bancarios 120.000

111005 Moneda nacional 120.000

Registra el valor de la chequera

Aparece también una diferencia de $615.000 por concepto de intereses sobre el saldo que la empresa ha mantenido en el Banco.

Código Cuentas Débitos Créditos

111005 Moneda nacional 615.000

421005 Intereses 615.000

Registra el valor de los intereses sobre saldo en cuenta bancaria

Cartera: el análisis a las cuentas por cobrar se hace clasificándola de acuerdo a su fecha de vencimiento, así: en cartera no vencida (0-90 días) el 0%, sobre la cartera vencida entre 91 a 180 días el 5%, a cartera vencida entre 181 a 360 días el 10% y a la cartera vencida de más de 360 días el 15%.

Además la cartera vencida mayor de un año se reclasifica como incobrable y se le da poder al cobrador si es de menor cuantía $500.000, caso contrario el poder es para el profesional del derecho para que realice el respectivo cobro judicial. En el presente caso no se encontró cartera vencida.

Los errores y omisiones mas frecuentes, son:

• Cartera de empleados en clientes.

• Cuentas de socios en clientes.

• Falta de provisiones.

• Cartera totalmente vencida.

Inventario físico: el inventario físico consiste en primer lugar verificar las existencias físicas de todos los bienes de propiedad de la empresa, mediante el siguiente procedimiento: se cuentan las unidades de las mercancías por su género y especie para montar el inventario final en el sistema de inventario periódico o para comprobar la información del sistema de inventario permanente. Si se encuentran diferencias son objeto de ajustes contables:

• Faltantes de mercancía, debido a sustracción por manos fraudulentas.

• Faltantes de mercancía por deterioro o evaporación.

• Sobrantes de mercancía por docenas de 13 o promociones especiales que ofrecen las casas proveedoras.

• Sobrantes por mercancías aun no registradas en contabilidad.

• Devolución de mercancías por los clientes.

• Devoluciones en ventas.

• Fletes de mercancías en gastos.

Costo de ventas: si el sistema de inventarios que se utilizó es el permanente, no requiere hacer ajuste al costo de ventas debido a su permanente control, pero si se aplica el sistema periódico el resultado del inventario físico será el inventario final, las compras se castigarán al igual que el inventario inicial y la diferencia constituye el costo de ventas el cual absorbe cualquier diferencia por evaporación,

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