Estado De Resultados

EL ESTADO DE RESULTADOS:

UNA HERRAMIENTA BÁSICA PARA LA GESTIÓN.

Autor

Cr. Alejandro Rubén SMOLJE

RESUMEN

El Estado de Resultados" (E/R) constituye un informe fundamental para medir la "performance" real de una actividad económica ya ocurrida (una línea de negocios, línea de productos, operación puntual, etc.) y también resulta vital para analizar económicamente escenarios futuros.

Por lo antedicho, el estado de resultados es la pieza clave de los "paquetes" de información de gestión y su confección debe ser cuidadosa y detallada, a fin de conformar información útil para la toma de decisiones.

Sintetizamos las siguientes pautas básicas que debe cumplir la información contenida en el estado de resultados (E/R) utilizado para la evaluación de la gestión:

• Armado en base a la técnica de la contribución marginal y con una adecuada y precisa segregación de todos los costos (de producción, comercialización, financiación) por tipo de variabilidad, separando los rubros variables y fijos.

• Datos de fuente preferentemente contable pero con ajustes y modificaciones para variar ciertos criterios establecidos en las actuales normas contables profesionales argentinas para confección de "estados contables para terceros", y que no resultan aplicables a nuestros objetivos arriba expuestos.

• Frecuencia mensual.

• Preparado por el sector de Costos, Presupuestos, Planeamiento Económico, etc., pero en forma absolutamente estrecha e interrelacionada con los usuarios de esta información, a fin de que se ajuste a sus requerimientos y necesidades.

• Analítico.

• Por unidad o segmento de negocios, concepto que incluye la confección de estados de resultados por líneas de productos. zonas geográficas de ventas, canales de distribución, responsables comerciales, etc.

Universidad de Buenos Aires - Universidad Católica Argentina

INTRODUCCIÓN

No vamos a comenzar este trabajo sobreabundando en conceptos que todos conocemos y hemos intenalizado, tales los casos de los términos "globalización", competitividad", calidad", "eficiencia", etc. Sobre todos ellos nosotros ya poseemos nociones claras e interpretamos que, aunque semánticamente constituyen sustantivos abstractos, en la vida económica y empresaria representan realidades concretas que los directivos deben enfrentar y con los cuales están obligados a convivir permanentemente.

Dado que las organizaciones deben ser conducidas en forma efectiva para lograr los objetivos establecidos por los propietarios de dichas unidades económicas (p.ej. un determinado porcentaje de rentabilidad sobre el capital invertido), los directivos que las orientan deben desarrollar sus tareas cotidianas a través de procesos de toma de decisiones que desencadenen acciones eficaces tendientes a lograr aquéllas metas. Como un eslabón de esa cadena decisión-acción-control surge entonces la necesidad de medición de los desempeños y control de las funciones y actividades, con la finalidad de corregir desvíos y acercarse lo máximo posible a aquéllos objetivos que mencionáramos más arriba, y que son dispuestos por quienes genéricamente conocemos como "los dueños".

Ya inmersos en la etapa de "evaluación" que recién definiéramos, surge la imperiosa necesidad de contar con dos clases de herramientas imprescindibles para llevar a cabo dicha misión:

. indicadores cualitativos

. indicadores cuantitativos

Entre los elementos cualitativos podemos enumerar: posicionamiento de los productos en la mente de los consumidores, grado de fidelidad de los compradores hacia los productos, imagen de la empresa para clientes y competidores, potencialidad y "valor" de las marcas desde el punto de vista del cliente, etc. Todos estos componentes están básicamente relacionados con las definiciones centrales del negocio y con aspectos de tipo puramente comercial, que resultan la esencia de toda organización económica.

Sin embargo, en el presente trabajo nos centraremos exclusivamente en el segundo grupo: los elementos cuantitativos que permiten armar un "conjunto de información" real (de periodos pasados) o proyectada (futuros) que posibilitan una correcta evaluación de la gestión y una adecuada toma de decisiones en todos los niveles de la organización.

Dentro de este grupo de instrumentos ubicamos al "Estado de Resultados" (E/R), informe fundamental para medir la "performance" real de una actividad económica ya ocurrida (una línea de negocios, línea de productos, operación puntual, etc.) y también vital para establecer la conveniencia (cuantificada) de una actividad a desarrollar en el futuro.

Si bien los profesionales de las áreas administrativas de las organizaciones conocen la importancia de "los estados de resultados" y normalmente los confeccionan, tanto para brindar información para terceros (p.ej. estados contables de publicación) como para estudios económicos dentro de la propia empresa con la finalidad de que los directivos tomen decisiones, creemos que no resulta ocioso tratar de enfatizar algunos aspectos técnicos y ciertos criterios concretos nacidos de la experiencia real, para que entre ambos coadyuven a que la elaboración de

información de costos para la gestión sea verdaderamente útil a los usuarios. De esto último se trata el presente trabajo.

I. EL ESTADO DE RESULTADOS: CONCEPTOS GENERALES

En el armado del modelo base del cuadro de resultados recurriremos a un "tipo" de informe utilizable idealmente para empresas del sector industrial. Ello no implica que las siguientes nociones no puedan ser empleadas en todo tipo de actividad económica (agropecuaria, minera, bancaria, de seguros, comercial, de servicios en general) con las adaptaciones de rubros y naturalezas que resulten necesarias en cada caso. También es esencial aclarar que la apertura de conceptos debe responder a los requisitos de información de los usuarios de cada situación particular, ya que aquí nos referiremos exclusivamente a datos de manejo y uso "interno", "directivo" o "gerencial", haciendo caso omiso a las normas contables relativas a la publicación de informes para terceros.

1. CRITERIOS BÁSICOS

Enumeraremos y desarrollaremos brevemente una serie de pautas básicas que creemos que debe cumplir la información contenida en el estado de resultados utilizado para la evaluación de la gestión a fines de ser realmente útil para todo tipo de usuarios.

a- Determinación de la contribución marginal

El estado de resultados debe confeccionarse con la técnica de la contribución marginal, de modo que exhiba cabalmente la relación entre precios, volúmenes, costos y utilidad. Ello exige inevitablemente una segregación precisa de los costos de producción, comercialización y financieros en dos grupos: variables y fijos, según su comportamiento ante oscilaciones en el nivel de actividad.

b- Fuente contable con ajustes posteriores

La información base debe provenir de fuente contable (saldos de cuentas que surjan del sistema contable de la compañía). Esto no excluye la posibilidad de efectuar ajustes para adaptar ciertas normas (cuyo objetivo original es 1 información para terceros) a las exigencias de los informes "contables" de gestión (p.ej.: depreciaciones sobre valores revaluados o al costo de reposición de máquinas y equipos y no sobre costos históricos de incorporación al activo del ente).

c- Frecuencia mensual

Debe contarse con información permanente para un adecuado seguimiento apreciación de la marcha de los negocios, lo cual exige que el cuadro de resultado "histórico" (de periodos finalizados) sea mensual y presentado no más allá de lo días 10/12 del mes siguiente al que se refiere.

d- Preparado por el sector de Costos, Presupuestos o Plancamiento Económico y Control.

Este área (o aquélla que con otro nombre cumpla las funciones a las que habitualmente aluden las denominaciones expuestas) es la que establecerá las pautas básicas de] Estado de Resultados, si bien preparará su informe en estrecha interrelaclón con el sector de "Contaduría", proveedor de la mayor parte de los datos que serán reclasificados y analizados específicamente para integrar un Estado de Resultados para "gestión".

e- Analítico

Esta cualidad impone la existencia de explicaciones sobre los números y sus causas, incluyendo sugerencias de posibles cursos de acción. En el devenir de las organizaciones, y ante lo turbulento, dinámico y cambiante de los escenarios económicos, los directivos carecen de tiempo para leer y procesar toda la información que habitualmente les llega desde dentro y fuera de la organización, circunstancia fáctica que siempre debe ser tenida en cuenta.

Si bien el "informe de gestión" que aquí proponemos resulta una de las piezas claves del arsenal de información con que los directivos combatirán diariamente en el campo de batalla de los negocios, es menester para quien los elabora generar informes simples, breves, concisos y concretos, a fines de no distraer al lector y concentrar su atención sólo en los datos importantes. Por ello recomendamos no preparar excesiva cantidad de carpetas

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