HERRAMIENTAS DE POWER POINT Y SUS FUNCIONES

Cinta de opciones

La cinta de opciones era una de las novedades de la versión 2007 del programa, sustituyendo a los antiguos menús, y se actualiza de nuevo en esta versión 2010. Mediante las opciones que incluye esta cinta se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones realizadas con PowerPoint.

En esta cinta aparecen las opciones organizadas en modo de pestañas o de fichas. De manera original, aparecerá el nombre de todas ellas, y sólo una abierta o desplegada con todos los comandos que incluye.

La Cinta de Opciones ha sustituido a las clásicas barras de menú y herramientas que surgían en versiones más antiguas de Office, que ya resultaban obsoletas para encontrar rápidamente comandos, debido a su gran número.

La Cinta de Opciones incluye una serie de Fichas, cada una de las cuales contiene las opciones correspondientes a la actividad que da nombre a la ficha, organizadas en diferentes grupos, para que resulte fácil y cómoda la realización de una determinada acción.

Sin embargo, no todas las opciones existentes en PowerPoint son visibles por defecto en la cinta de opciones. Para evitar que su acumulación dificulte encontrar una en concreto, muchas opciones sólo aparecen cuando realizamos una determinada acción.

En ocasiones, es conveniente minimizar la cinta de opciones para, de esta forma, tener más espacio libre en el área de trabajo.

ólo aparecerán, entonces, los nombres de cada una de las pestañas y, para ver su contenido, será necesario hacer clic sobre cada uno de ellos.

Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos siguientes procedimientos:

1. Mediante la opción que aparece en el menú desplegable de la barra de accesos rápidos.

2. Colocándonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú contextual, en el que podemos marcar o desmarca la opción correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecerá marcada o no, en función de su estado actual.

3. Haciendo doble clic sobre una ficha cualquiera. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer doble clic sobre la ficha activa.

4. Pulsar Control-F1.

5. Hacer clic en el botón Minimizar la Cinta de Opciones, a la derecha a la atura de los nombres de las fichas.

Truco: Si preferimos trabajar con la cinta de opciones minimizada, cuando necesitemos mostrar una ficha momentáneamente para acceder a las herramientas de uno de sus grupos, sólo tendremos que hacer clic en su nombre.

Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:

1. Fichas.

Aparecen por defecto nueve fichas clasificados por sus diferentes contenidos: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Transiciones, Animaciones, Presentación con diapositivas,

Revisar y Vista.

Aparecerán nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecerá una Ficha Formato de Herramientas de imagen cuando estemos trabajando con imágenes dentro de una presentación, donde se recogen todos los comandos que necesitemos, y desaparecerá cuando ya no estemos trabajando con ellas, manteniéndose siempre las siete fichas fijas iniciales.

2. Grupos.

Dentro de cada una de las fichas nos encontramos con diferentes grupos de opciones con una serie de características homogéneas, por ello aparecen juntos y enmarcados dentro diferentes rectángulos, para delimitarlos.

3. Comandos.

Los comandos son cada una de las diferentes opciones de actuación dentro del programa.

Estos comandos que incluye la Cinta de opciones, se pueden presentar con diferentes apariencias, entre las que destacan:

* Iniciador de cuadros de diálogo. Así se denomina la pequeña flecha que aparece en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos de la Cinta de opciones, y que dan acceso a aquellas opciones de configuración que no aparecen visibles de manera directa.

* Opción con una punta de flecha rellena hacia abajo. Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará un nuevo listado de opciones.

* Opciones de botón. En este caso, las opciones que están disponibles en cada momento se iluminarán con un color anaranjado en el fondo, al pasar el puntero del ratón sobre ellas. Para activarlas sólo tenemos que hacer clic con el botón izquierdo del ratón.

* Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla que aparece a la izquierda de la opción para, de este modo, activarla. Una opción activada tiene un símbolo de verificación.

* Menús contextuales. Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón. Dependiendo de la posición del puntero, el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

Hay personas que prefieren manejar las aplicaciones de Office desde el teclado, en lugar de utilizar el ratón, ya que resulta más rápido y cómodo.

En cualquier caso, es aconsejable saber cómo gestionar la cinta de opciones mediante el teclado, ya que si trabajamos habitualmente con un ordenador de sobremesa y no acabamos de hacernos al control del ratón que incorpora un portátil, por ejemplo, el teclado resulta una buena alternativa frente al empleo de un ratón adicional.

El método más rápido para acceder a las opciones de PowerPoint es hacer un clic con el ratón sobre ellas. En el caso de que deseemos acceder a las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla

ALT, de este modo aparecerán en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra que se corresponde con el acceso a las mismas a través del teclado.

Una vez que conocemos las teclas que corresponde a cada una de estas opciones, para acceder a ellas debemos pulsar la tecla ALT junto con la que nos indica en este momento la ventana.

Para los menús desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastará pulsar la tecla ALT junto con la que aparece subrayada en cada caso.

Otro método para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellas mediante la flechas de movimiento (también del teclado del ordenador), para seleccionar una opción en concreto pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre ella.

La aplicación nos permite incluir los comandos que necesitemos de la cinta de opciones en la barra de accesos rápidos, de una manera muy cómoda, colocándonos sobre los iconos de dichos comandos y haciendo clic con el botón derecho del ratón. De esta manera obtendremos un menú contextual en el cual podremos elegir la opción de agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

Además cada vez que coloquemos el puntero del ratón sobre cualquiera de los elementos de la ventana, aparecerá a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramo

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