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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL


Enviado por   •  3 de Febrero de 2014  •  3.247 Palabras (13 Páginas)  •  10.264 Visitas

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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Capítulo II. Fundamentos Básicos de Administración Documental

Presentación

La Administración Documental se considera importante para alcanzar el éxito de una empresa, ya que ésta hace parte del proceso de organización de la misma. Allí se ve reflejada la tipología de la información para fortalecer los conocimientos temáticos del archivo que son requeridos en la función administrativa.

Es por eso que en la actualidad las empresas consideran de gran importancia la Administración Documental, ya que es vista como una necesidad fundamental de organizar todo tipo de información, para llegar así a facilitar su consulta y optimizar el tiempo requerido.

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1. HISTORIA DEL ARCHIVO

Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura. Suceso que conllevó a la asociación del hombre a través de la comunicación, para llegar así a la conformación de instituciones; donde se empezó a manejar la información que se generó casi desde los principios de la historia de la humanidad.

Fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación de escritos que se conocen bien organizados, los cuales se convirtieron como un instrumento de control de las riquezas y el poder en cada una de las civilizaciones posteriores.

Si recorremos algunas de las culturas que más aportaron a este nacimiento documental podemos citar a:

•Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India.

•Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban escritos sus testamentos y otros documentos en vestigios en madera y mármol.

•Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con implementos metálicos para dejar escrituras cuneiformes en ellos.

Es entonces que, a partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo. Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad. Como muestra de ello, se puede referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude a otra clase de soportes documentales como planos, mapas y otros hallazgos importantes cronológicamente hablando.

Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los Archivos. Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada acerca de los archivos en cuanto a su importancia, la diferenciación de su carácter general y administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al inicio de la Revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así como la necesidad de estudiar como archivista. Este reconocimiento es otorgado por Napoleón, quien pretendió unificar los archivos de los países europeos en París.

Actualmente, en los países más desarrollados, el interés por la investigación se apoya en los archivos acorde con el área, objeto de estudio, dado que ya no se poseen sólo documentos textuales, sino otra clase de soportes documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico.

2. DEFINICIÓN DE ARCHIVO

Es el proceso de ordenación de los documentos, de acuerdo a la necesidad metodológica de la organización y la adecuada conservación y consulta de los mismos.

3. OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS

Los archivos cumplen con la funcionalidad de manejar, organizar y custodiar la información. Pero dichas funcionalidades están directamente relacionadas con la necesidad de cada organización. A continuación se enuncian tres de los objetivos principales de los archivos.

•Centro de manejos de información activos y dinámicos, en el cual se conservan el patrimonio histórico de las organizaciones.

•Centro esencial de estudio e investigación de fuentes primarias.

•Centro de salvaguarda de información de la organización prestando un servicio eficiente y oportuno en la gestión administrativa.

4. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos constituyen una parte fundamental en los recursos de información porque se convierten en la reseña institucional de cada entidad. Por tanto, se deben reconocer ciertos tipos documentales de archivo, los cuales constituyen su importancia, como lo son:

4.1. Valoración

Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

4.2. Valor Documental

Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios).

•Valor Administrativo: Es aquel que posee un documento para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institución.

•Valor Contable: Es aquel que posee un documento que sirve de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras.

•Valor Histórico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia.

•Valor Jurídico: Es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas.

•Valor Legal: Es aquel documento que sirve de testimonio ante la ley.

•Valor Primario: Es aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser legal, jurídico, administrativo y contable.

•Valor Secundario: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene utilidad histórica

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